Первичный учет, функции и принципы первичного учета

Стандартизация  документов представляет собой установление стандартных размеров для бланков однотипных документов.

В бухгалтерском учете применяются  бланки  следующих размеров: а4, а5, а6, где а – показывает размер бланка (листа),

цифры –  на сколько частей разделен лист.

 

 

 

 

 

 

                                                                                                       а4 = 203*288 мм

                                                                                                 а5 = 203*144 мм

                                                                                                           а6 = 101*144 мм

 

 

 

 

Применение  стандартных размеров первичных  учетных документов улучшает технику  учета и приводит к экономии бумаги, расходуемой на изготовление бланков  первичных учетных документов.

Установление  стандартных форм документов и их унификация облегчает решение задачи по созданию единой первичной учетной  документации, удовлетворяющей потребности  различных видов учета – бухгалтерского, оперативно-технического и статистического.

Улучшение и упрощение форм документации приводят к ускорению учета и повышению  его качества, что имеет особо  важное значение для контроля и управления хозяйственной работой.

 

6. Требования, предъявляемые к составлению  документов

 

1. Первичные учетные документы должны составляться своевременно.
2. При заполнении строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа.
3. Построение форм документов должно быть простым, рациональным, облегчающим составление и использование документов в оперативной и учетной работе.
4. В документе обязательно должны быть указаны количественные или стоимостные данные, либо те и другие вместе. Так, в документах, отражающих поступление или расход денежных средств, указывают суммовые данные. Документы, отражающие движение материальных ресурсов, обязательно содержат количественные данные и, если это необходимо, денежные обобщающие данные.
5. В денежных документах суммы указывать не только цифрами, но и прописью.
6. Свободные неиспользованные строчки в документе прочеркиваются. Делают это для того, чтобы затруднить подделку документа, замену его первоначальных данных новыми.
7. Документы часто составляют в нескольких экземплярах под копирку, что обеспечивает тождество нескольких, одновременно выписываемых экземпляров документов.
8. В целях сокращения учетной работы практикуют суммирование однородных документов и запись их по счетам одной проводкой.
9. Все реквизиты указывают в документе с исчерпывающей ясностью и точностью.
10. Сведения о содержании операции излагают в сжатой и лаконичной форме, но вполне определенной и совершенно исключающей возможность различных толкований.
11. Записи в документах необходимо производить четко и разборчиво, чернилами, шариковой ручкой или компьютере. Отдельные виды документов разрешается заполнять только чернилами  или шариковой ручкой, например, банковские чеки.
12. Помарки и подчистки в текстовой части и цифровых данных документов недопустимы. Если в документе допущена ошибка, то она исправляется путем зачеркивания неправильного текста или цифр и написания над зачеркнутым правильных данных. При этом зачеркивают так, чтобы легко можно было прочесть зачеркнутое. При исправлении ошибки в документе указывают, какие данные, подвергшиеся исправлению, являются правильными, и подтверждают это исправление подписями лиц, подписывающих документ. Это так называемый корректурный способ исправления.

        127

        227 Исправлено 127 Подпись

В кассовых и банковских платежных документах исправления не допускаются, а вместо испорченного бланка документа заполняют  новый.

 

7. Бухгалтерская обработка документов

 

Поступившие первичные учетные  документы в бухгалтерию подлежат обработке.

Проверка  документов. Каждый документ, прежде чем его данные будут записаны в счетах, должен быть тщательно проверен. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документирования операций, логическая увязка отдельных показателей). Проверка документов устанавливает наличие всех необходимых реквизитов и правильность арифметических расчетов. При проверке документов выясняют законность операции и целесообразность ее совершения. Если проверкой документа обнаруживают неправильности, то его возвращают составителям для исправления или пересоставления. При выявлении подлога или злоупотребления принимают меры для привлечения виновных к ответственности. После тщательной и всесторонней проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке, которая включает таксировку, группировку и составление проводок (контировок).

Таксировка (расценка) представляет собой умножение количества на цену за единицу в самом первичном документе. Например, лимитно-заборные карты на отпуск материалов в производство поступают в бухгалтерию с указанием только количества отпущенных материалов (кг, т, м и т.п.). В бухгалтерии определяют стоимость израсходованных материалов путем таксировки лимитных карт.

Группировка включает составление группировочных ведомостей по данным сгруппированных первичных документов однородных по экономическому содержанию. Подсчитывают итоги подобранных по группам документов и эти итоги записывают в группировочные ведомости. Такие группировочные ведомости составляют по приходу и расходу материалов, по заработной плате, общепроизводственным и общехозяйственным расходам и т.д. В разрезе наименований и направлений в использовании ресурсов за определенный истекший период, как правило, за месяц.

Составление бухгалтерских проводок (контировка) выражается в указании в первичных документах корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции. После того, как на основании документов составлены проводки (контировки), т.е. установлены корреспондирующие счета, делают запись по этим счетам в соответствующие регистры. Для записи корреспонденции в документах отведено специальное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись производится в его конце.

Стадии  обработки документов в бухгалтерии  можно представить на схеме 6.

Схема 6. Стадии обработки документов

8. Понятие о документообороте

Предпосылки документооборота. Первичные учетные документы составляют главным образом материально ответственные лица и оперативные работники (кладовщики, экспедиторы, комиссии и т.п.). Работники бухгалтерии составляют лишь небольшую часть первичных учетных документов, оформляющих главным образом движение наличных денежных средств и расчетные операции. В связи с этим важнейшая задача руководителя учета состоит в том, чтобы проинструктировать всех работников, участвующих в документировании хозяйственных операций, о порядке оформления документов и сроках их представления в бухгалтерию и настойчиво внедрять установленный план документооборота. Контроль за выполнением этого плана ведется при помощи индивидуальных планов (графиков) всех участников документооборота, в которых предусматривается, кто и в какие сроки выполняет работу с документами.

Организованная система  создания, проверки, обработки и  регистрации всех первичных учетных  документов от момента их составления  до сдачи в архив называется документооборотом, которым определяются правила и  порядок создания и использования  в учетной работе первичных и  сводных бухгалтерских документов.

Разработка  механизма управления документооборотом  является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в  организации и в конечном итоге  обеспечивает:

- стабильность  работы бухгалтерской службы;

- четкость  и оперативность обработки и  движения документов;

- своевременность  принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом  в организации составляют:

- разработку  Положения о бухгалтерской службе;

- разработку должностных инструкций  работников бухгалтерии;

- составление  графика документооборота;

- создание  технологии обработки учетной  информации;

- разработка  номенклатуры дел и порядка  текущего хранения документов;

- подготовка  дел к длительному хранению.

При достаточно большом объеме учетной  работы, как правило, организуется бухгалтерская  служба как отдельное структурное  подразделение организации с  несколькими штатными сотрудниками. При этом необходима четкая регламентация  деятельности каждого из них и  всей бухгалтерии в целом. Для  этого должно быть разработано Положение  о бухгалтерской службе и должностных  инструкциях работников.

Положение о бухгалтерской службе как структурного подразделения представляет внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения, его статус, место в системе управления и его внутреннюю организацию.

Положение обычно включает разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и  обязанности, ответственность, взаимоотношения  с другими подразделениями (виды документов, сроки обмена информацией, ее периодичность, вид носителя информации и т.п.), организация работы.

Положение о  бухгалтерской службе разрабатывается  главным бухгалтером, согласовывается  с другими должностными лицами и  утверждается руководителем организации.

Должностные инструкции сотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций, осуществить объективную оценку деятельности сотрудников.

Должностная инструкция является внутренним документом организации и включает следующие  разделы: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (служебные связи), организация работы и оценка деятельности.

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии  разрабатываются главным бухгалтером, согласовываются с другими заинтересованными  должностными лицами и утверждаются руководителем организации. Утвержденная должностная инструкция в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность.

На  основании структурной схемы  организации, положений о структурных  подразделениях и должностных инструкциях  разрабатывается график документооборота главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Задача  правильной организации документооборота состоит в том, чтобы ускорить движение документов. В каждой инстанции (рабочем месте) документ должен находится минимальный срок. Кроме того, следует изыскивать возможности уменьшения количества инстанций проводимых документами.

Основным  стадиями документооборота являются (схема 7):

- составление  документов при выполнение хозяйственных операций;

- прием документов  бухгалтерией;

- отражение данных документов  в системе учетных записей;

- передача документов  в архив.

 

Схема 7.   Стадии документооборота

 

Правильное  построение документооборота требует  продвижения документов непрерывным  потоком, без задержек и скопления  их на отдельных рабочих местах. В связи с этим выясняют, какое количество времени необходимо для работы с документами по каждому рабочему месту. Установив нормы времени по обработке документов и зная число документов и пропускную способность учетного аппарата, планируют прохождение документов по времени таким образом, чтобы была обеспечена равномерность их обработки и нормальная загрузка работой отдельных исполнителей. По каждому виду документов разрабатывают график движения, в котором указывают, какие инстанции и в какой последовательности проходит документ, и какая работа над ним выполняется в каждой инстанции.

График  документооборота изображается в виде таблицы, в подлежащем которой (по горизонтали) перечисляют, какие работы должны быть выполнены для отражения в учете данной операции, а в сказуемом (по вертикали) обозначают, кто из работников выполняет эти работы. В клетках этой таблицы, получающихся от пересечения строчек и колонок, может быть указано время (часы и минуты) передачи документов от одного исполнителя к другому.

Графики документооборота по учету хозяйственных  операций облегчают контроль за ходом оперативной и учетной работы, ускоряют продвижение документов по инстанциям и тем самым способствуют лучшему использованию учетных данных для управления, контроля и анализа хозяйственной деятельности.

Ответственность за соблюдения графика документооборота, а также за своевременное и  доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и  подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

 

9. Хранение документов

 

Первичные учетные документы  после их обработки и совершения учетных записей в регистры должны быть сохранены, потому что они могут  потребоваться для проведении всякого  рода справок, для проверки законности совершаемых хозяйственных операций, правильности самого учета и т.п.

Обработанные  учетные документы систематизируют  по видам операций (касса, расчетный  счет и т.п.) и подписывают в  папках в хронологическом порядке, т.е. по времени совершения операций. Документы в папках номеруются, на обложке папки указывают количество подшитых документов, и к какому периоду работы организации они  относятся.

Существуют общепринятые принципы формирования дел бухгалтерского архива:

- первичные документы, как правило,  хранятся отдельно от регистров  бухгалтерского учета;

- каждая партия первичных документов  за текущий месяц, относящаяся  к какому-либо регистру бухгалтерского  учета, комплектуется отдельно  в хронологическом порядке и  сопровождается справкой для  архива, в которой указываются  месяц и год, шифр синтетического  учета, номера документов и  количество листов;

- кассовые документы, авансовые  отчеты, выписки банка с относящимися  к ним документам, другие документы  (например, счета-фактуры) должны  быть подобраны в хронологическом  порядке и по окончании текущего  года переплетены.