Отчет об экспресс-обследовании ООО "ДВ-Лизинговая компаниия" в рамках проекта автоматизации 1С

4. Внешнее окружение

В качестве внешнего окружения, с которым  взаимодействует Лизинговая компания по роду своей деятельности, может рассматриваться ряд сторон:

Клиент – Лизингополучатель, участник лизинговой сделки с другой стороны, который непосредственно желает получить предмет лизинга в аренду у Лизинговой компании с возможностью его дальнейшего приобретения в собственность. Также участниками сделки являются Компания-поставщик, продукцию которого выкупает лизингодатель, и Страховая компания, услугами которой обязательно пользуются при составлении договора.  

Схема предоставления услуги лизинга  предполагает, что лизингодателем осуществляется выкуп у поставщика за собственные  средства необходимого оборудования или  иного имущества. После этого  оно передается клиенту на условиях аренды и с фиксированной платой за оказание услуги. Впоследствии предусматривается  возможность перехода имущества  в собственность лизингополучателя.

Также к внешнему окружению лизинговой сделки могут быть отнесены Юридические и Банковские надзоры, осуществляющие проверку платежеспособности потенциальных клиентов.

 

 

  

3. Основные  бизнес-процессы

На основании проведенного экспресс-обследования в ООО «Лизинговая компания», следует, что основополагающим бизнес-процессом при реализации стратегии по предоставлению услуг лизинга, является лизинговая сделка (лизинговый проект), разделенный в рамках своего жизненного цикла на несколько этапов.

1. Этапы лизинговой сделки

• Подготовка и обоснование;
• Юридическое оформление;
• Исполнение.

 

На первом этапе  оформляются следующие документы:

• Заявка, полученная компанией от будущего лизингополучателя на покупку оборудования;
• Заключение о платежеспособности лизингополучателя и эффективности лизингового процесса;
• Заявка, направленная  поставщику оборудования;
• Заявка, направленная лизинговой компанией банку о предоставлении ссуды на проведение лизинговой сделки.

 

На втором этапе  оформляются следующие документы:

• Кредитный договор, заключенный лизинговой компанией с банком о предоставлении ссуды на проведение лизинговой сделки;
• Договор о купле - продаже объекта лизинга;
• Акт о приемке-сдаче объекта лизинга в эксплуатацию;
• Лизинговый договор;
• Договор на техническое обслуживание передаваемого в лизинг имущества, если обслуживание будет осуществлять лизингодатель;
• Договор на страхование объекта лизинга.

На третьем  этапе осуществляется эксплуатация поставленного имущества.

В договоре может быть специальный  раздел, где перечислены права  и обязанности сторон. Основной обязанностью лизингополучателя является своевременная  выплата лизинговых платежей с указанием  общей суммы. Эту сумму должен будет выплатить лизингополучатель, при этом устанавливается порядок, сроки, способ, форма периодических  лизинговых платежей. Обычно в договоре приводится подробный график выплаты  лизинговых платежей с конкретными  суммами и датами выплат.

2. Документооборот в лизинговой сделке

Применимо к рассмотренным  выше этапам, документооборот компании в лизинговых сделках выглядит следующим образом:

 

 

 

Рис 4. Документооборот компании Лизинговая компания в Лизинговой сделке

4. Структурные подразделения

1. Отдел Управления лизинговыми операциями

 

Основные функции Отдела Управления лизинговыми операциями:

• Стратегическое планирование и управление, анализ и реинжениринг бизнес-процессов организации с целью повышения эффективности ее деятельности;
• Контроль и координация работы других отделов на всех этапах лизинговой сделки, оптимизация схем взаимодействия между отделами;
• Формирование различных отчетов для высшего руководства компании на всех этапах реализации лизинговых проектов;
• Выработка ключевых показателей эффективности  для сотрудников в рамках занимаемых должностей и выполняемых задач. Мотивация сотрудников;
• Привлечение и взаимодействие с внешними консультантами и экспертами по вопросам автоматизации и оптимизации бизнес-процессов компании.

 

Основные потребности  подразделения в автоматизации:

В данном случае основные потребности  к системе автоматизации рассматриваются  для данного отдела как необходимые для высшего руководства компании в целом, так как Отдел управления лизинговыми операциями решает задачи стратегического характера, оперативного управления и руководства.

• Повышение актуальности управленческой информации, возможности ее оперативного использования;
• Повышение качества управленческой информации, то есть ее достоверности и аналитичности;
• Систематизация и оптимизация документооборота;
• Обработка больших объемов информации;
• Создание единой технологии управления ресурсами;
• Контроль состояния взаиморасчетов предприятия;
• Повышение уровня квалификации персонала, обеспечение постоянного качества работы, сокращение многократной обработки информации;
• Повышение качества аналитической работы, переход от рутинного механического счета к анализу;
• Возможность изменения структуры предприятия, реструктуризации бизнес-процессов.

2. Отдел Менеджеров

 

Основные функции Отдела Менеджеров:

• Подготовка для клиента коммерческого предложения – расчета и графика лизинговых платежей;
• Выбор страхового тарифа, заключение договора о страховании объекта лизинга;
• Согласование с клиентом всех условий договора лизинга и контроль за сбором пакета документов от клиента;
• Сбор пакета документов от поставщика;
• Подготовка договора лизинга, договора купли-продажи, договора о техническом обслуживании, договора поручительства (в случае необходимости).
• Контроль графиков лизинговых платежей при сопровождении лизинговой сделки;
• Составление Актов приема-передачи предмета лизинга между сторонами по завершению расчетов по платежам;
• Взаимодействие с другими отделами при выполнении своих функций.

 

Основные потребности  подразделения в автоматизации:

• Автоматизация формирования графиков по договорам лизинга, автоматизация проведения расчетов, проведения перерасчетов (Калькуляторы);
• Создание форм и шаблонов документов, необходимых для работы (договора, акты и т.д.) и настройка связи этих форм с базой данных для возможности авто-заполнения;
• Создание механизма автоматического появления напоминаний по платежам согласно графиков.

3. Отдел Аналитиков

 

Основные функции Отдела Аналитиков:

• Подготовка документов от клиента для отправки на проверку в юридический и банковский надзоры;
• Формирование заключений о платежеспособности потенциального клиента;
• Участие в кредитных советах Банка с целью утверждения лизинговых сделок;
• Взаимодействие с другими отделами компании.

 

Основные потребности  подразделения в автоматизации:

• Проектирование интерфейса для работы, создание форм документов (предусмотреть возможность написания различных комментариев, примечаний, проставления отметок о принятии документов к исполнению, о наличии полного перечня документов, о статусе готовности заключения аналитика и т.д.);
• Автоматизация оперативного обмена данными с менеджером и другими сотрудниками по вопросам взаимодействия (наличия документов от клиента, выявления и обмена по перечню замечаний и т.д.).    

 

4. Отдел Бухгалтерии

 

Основные функции Отдела Бухгалтерии:

• Принятие к учету и ведение учета основных средств (предметов лизинга);
• Начисление лизинговых платежей согласно графику и разнесение платежей;
• Выставление счетов на оплату, выписка и обмен другими бухгалтерскими документами;
• Начисление заработной платы сотрудникам компании;
• Взаимодействие с другими отделами в рамках сопровождения лизинговой сделки.

 

Основные потребности подразделения в автоматизации:

• Максимально автоматизировать учет ОС, принятие к учету ОС и автоматизировать операции с бухгалтерскими проводками;
• Сокращение расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом лизинговых операций;
• Автоматизировать начисление лизинговых платежей;
• Реализация возможности загрузки в программу графиков из ПО MS Excel;
• Настройка интерфейса и разграничение прав доступа для пользователей.

5. Существующая ИТ - инфраструктура

1. Сведения о существующей системе автоматизации

В настоящее время для расчетов различных вариантов лизинговых платежей и начислений, перерасчетов по графикам, а также взаимодействия между различными отделами в рамках обмена информацией и получения отчетности для управленческого учета в компании заказчика используется ПП (Программный продукт) Microsoft Excel.

Ведение бухгалтерского и налогового учета осуществляется в ПП 1С: Предприятие 8. Бухгалтерия 2.0. Обмен различными данными с бухгалтерией осуществляется посредством передачи в отдел бухгалтерии различных файлов созданных в ПП Microsoft Excel.

Принимая во внимание факт последующего развития компании, а следовательно и увеличения оборотов, все более актуальными и значимыми для организации стали вопросы потребности в более высоком уровне автоматизации, и как следствие, назрел вопрос по приобретению специализированного ПП на базе 1С: Предприятие 8.  

2. Сведения  об оборудовании и ПО

 

Серверное оборудование и ПО

 

В данный момент информационная база компании «Лизинговая компания» 1С: Предприятие 8, Бухгалтерия 2.0. располагается на общем сервере банка «ДВбанк». С учетом важности  оценки планируемой нагрузки на оборудование с точки зрения количества поддерживаемых пользователей с учетом роста численности компании и интенсивности их работы, специалистами компании 1С подготовлены рекомендации по подбору оборудования для автоматизированной системы компании «Лизинговая компания».

 

 

Рис 4. Общая схема компьютерной архитектуры системы 1С Предприятия

 

Сервер 1С: Предприятие 8 и Сервер СУБД

Использование сервера 1С: Предприятия позволяет сосредоточить на нем выполнение наиболее объемных операций обработки данных. Например, при выполнении даже весьма сложных запросов (расчетов), программа, работающая у пользователя, будет получать только необходимую ей выборку данных, а вся промежуточная обработка будет выполняться на сервере. При этом физически сервер 1С: Предприятия и Сервер баз данных могут располагаться на одном компьютере (сервере). Это позволяет администратору при необходимости распределять нагрузку между серверами. Другим важным аспектом использования 3-х уровневой архитектуры является удобство администрирования и упорядочивание доступа пользователей к информационной базе. В этом варианте пользователь не должен знать о физическом расположении конфигурации или базы данных. Весь доступ осуществляется через сервер 1С: Предприятия. При обращении к той или иной информационной базе пользователь должен указать только имя сервера и имя информационной базы, а система запрашивает соответственно имя и пароль пользователя.