Отчет об экспресс-обследовании ООО "ДВ-Лизинговая компаниия" в рамках проекта автоматизации 1С

WP1301-T	1С	Страница из 15
Версия  1	Отчет об экспресс-обследовании

 

 

 

 

Отчет об экспресс-обследовании

в КОМПАНИИ

«ЛИЗИНГовая компания»

(проект автоматизации на базе  ПП «Хомнет лизинг»)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Владивосток

2013 г.

 

Содержание

1. Введение 3

1.2. Назначение документа 3

1.3. Сокращения и определения 3

2. Резюме отчета 3

2.2. Цель обследования 3

2.3. Цели и бизнес требования проекта (со стороны Спонсора проекта) 3

2.4. Основные цели и бизнес требования, выдвинутые сотрудниками компании 3

2.5. Наиболее значимые проблемы и риски, которые могут повлиять на проект 4

3. Формат проведения обследования 4

3.2. Цель обследования 4

3.3. Методы и границы проведения обследования 4

4. Описание объекта автоматизации 5

4.2. Общие сведения 5

4.2.1. Направления и виды деятельности 5

4.2.2. Территориальная структура 5

4.2.3. Организационная структура 5

4.2.4. Внешнее окружение 7

4.3. Основные бизнес-процессы 7

4.3.1. Этапы лизинговой сделки 7

4.3.2. Документооборот в лизинговой сделке 8

4.4. Структурные подразделения 9

4.4.1. Отдел Управления лизинговыми операциями 9

4.4.2. Отдел Менеджеров 10

4.4.3. Отдел Аналитиков 10

4.4.4. Отдел Бухгалтерии 11

4.5. Существующая ИТ - инфраструктура 11

4.5.1. Сведения о существующей системе автоматизации 11

4.5.2. Сведения об оборудовании и ПО 11

5. Границы и рамки 14

5.2. Пути и методы проекта автоматизации 14

5.3. Результаты экпресс-обследования 15

5.4. Наиболее значимые проблемы и риски, которые могут повлиять на проект 16

 

 

 

 

1. Введение

2. Назначение  документа

Данный  документ предназначен для согласования с заказчиком данных полученных исполнителем на этапе экспресс-обследования, основными целями которого являются:

• Получить общее видение бизнес-процессов, процедур и информации, необходимых для достижения бизнес-целей проекта;
• Утвердить единую с Заказчиком точку зрения на цели, задачи и приоритеты проекта;
• Четко определить функциональные и структурные границы проекта;
• Разработать план дальнейших действий.

3. Сокращения  и определения

Сокращение	Определение/Расшифровка/Пояснение
АС	Автоматизированная система –   комплекс программных средств на базе платформы 1С: Предприятие 8, реализующий информационную технологию выполнения установленных функций.
ОС	Основное средство – предмет лизинга, который в рамках лизинговой сделки учитывается на балансе лизингодателя или лизингополучателя.
ПО	Программное обеспечение
ПП	Программный продукт
СУБД	Система управления базами данных
ИТ	Информационные технологии
ОП	Оперативная память
ТБР	Технология быстрого результата – одна из технологий проектного внедрения в автоматизации 1С
БЛК	Программное решение «Хомнет: Бухгалтерия лизинговой компании, 4.0», разработанное компанией «Хомнет Лизинг» на базе «1С: Бухгалтерия 8», редакции 2.0.
ХЛ 8	Комплексное программное решение «Хомнет Лизинг 8», разработанное компанией «Хомнет Лизинг»
ЖЦ	Жизненный цикл проекта

 

2. Резюме  отчета

2. Цель  обследования

На этапе  обследования уточняется оценка целесообразности, определяются наилучшие пути реализации, более детально определяются сроки и бюджет проекта автоматизации учета в компании заказчика.

3. Цели и  бизнес требования проекта (со стороны  Спонсора проекта)

Основные цели создания АС (Автоматизированной системы):

• Повышение эффективности системы управления бизнес-процессами компании;
• Повышение управляемости, маневренности и конкурентоспособности компании;
• Повышение качества и оперативности учета фактических и планируемых затрат;
• Получение управленческой отчетности в различных разрезах.

4. Основные  цели и бизнес требования, выдвинутые сотрудниками компании

Отдел управления лизинговыми операциями:

• Повышение актуальности и качества управленческой информации, возможности ее оперативного использования;
• Систематизация и оптимизация документооборота, обработка больших объемов информации;
• Контроль состояния взаиморасчетов предприятия;
• Создание единой технологии управления ресурсами;
• Возможность изменения структуры предприятия, реструктуризации бизнес-процессов.

Отдел Менеджеров:

• Автоматизация расчетов,  автоматизация формирования графиков лизинговых платежей;
• Создание форм и шаблонов документов (договора, акты и т.д.) и настройка связи этих форм с базой данных для возможности авто-заполнения.

Отдел Аналитиков:

• Проектирование пользовательского интерфейса, создание форм и шаблонов документов (комментарии, примечания, напоминания и т.д.);
• Автоматизация оперативного обмена данными с другими сотрудниками по вопросам взаимодействия.

Бухгалтерия:

• Максимально автоматизировать учет ОС, операции с бухгалтерскими проводками и автоматизация начисления лизинговых платежей;
• Сокращение расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом лизинговых операций;
• Настройка интерфейса и разграничение прав доступа для пользователей, реализация возможности загрузки в программу графиков из MS Excel.

5. Наиболее  значимые проблемы и риски, которые могут повлиять на проект

• Риск несоблюдения сроков проекта по причине того, что проект не разбит на управляемые блоки, не выделены контрольные точки,  не установлена очередность внедрения программных модулей.
• Не достаточно высокая степень вовлеченности высшего руководства компании заказчика на всех этапах жизненного цикла  проекта;
• Риск сопротивления персонала заказчика изменениям;
• Неверная оценка при закупке оборудования с учетом планируемой нагрузки с точки зрения количества поддерживаемых пользователей с учетом роста численности компании и интенсивности их работы;
• Недостаточная компетенция Исполнителя в данной предметной области и опыт работы с внедряемым отраслевым решением;
• Фактор расстояния. Удаленное местонахождение Разработчика программного продукта от места проекта внедрения (Заказчика и Внедренца).

3. Формат  проведения обследования

2. Цель  обследования

• Выявление основных, первичных требований и пожеланий по автоматизации существующих на данный момент бизнес-процессов в компании Заказчика;
• Формирование представления Исполнителя о структуре взаимодействия и схемах  документооборота, функционирующих в настоящее время в компании Заказчика;
• Определить наилучшие пути для внедрения программного продукта под существующие бизнес-процессы и схемы взаимодействия в компании Заказчика.

 

start="3"

 Методы  и границы проведения обследования

В качестве метода проведения обследования был выбран метод интервьюирования ключевых сотрудников Заказчика (1-2 встречи по 1-2 часа), с представителями основных, нижеперечисленных подразделений (отделов):

• Отдел Управления лизинговыми операциями;
• Отдел Менеджеров;
• Отдел Аналитиков;
• Отдел Бухгалтерии.

4.  Описание объекта автоматизации

2. Общие сведения

ООО «Лизинговая компания» – универсальный лизингодатель, который ориентируется на работу с крупными, средними предприятиями и организациями и является надёжным партнёром и проводником в сфере лизинговых взаимоотношений. При реализации своей финансовой  деятельности, компания сотрудничает с «ДВбанком»,  одним из ведущих банков ДВ региона.

1. Направления и виды деятельности

Основным направлением деятельности компании заказчика является предоставление услуг лизинга. На сегодняшний день компания оказывает услуги по различным программам лизингового финансирования, которые позволяют ее партнерам в полной мере использовать преимущества лизинга для приобретения без привлечения собственного финансового ресурса:

• Оборудования;
• Спецтехники;
• Транспортных средств (автомобилей);
• Недвижимости;
• Другого имущества.

2. Территориальная структура

Компания «Лизинговая компания» имеет регионально-разделенную структуру. Головной офис  находится в г. Владивостоке, а также имеется филиал в г. Хабаровске, взаимодействующий с Банком «Хаббанк». В настоящее время общая численность компании, включая сотрудников филиала, составляет около 25 человек.

3. Организационная структура

Под организационной структурой понимается совокупность взаимодействия функциональных подразделений внутри компании для наиболее эффективного и качественного достижения организацией своих целей. Исходя из существующей организационной структуры компании, по ходу реализации лизинговых проектов, осуществляется взаимодействие между подразделениями (отделами) в разрезе выполнения определенных функций и задач (работа с клиентами, аналитика, бухгалтерия, управление и анализ). Такая схема построения организационной структуры наиболее приближена к так называемой Линейно-штабной  организационной структуре, для которой характерно формирование иерархии служб по каждой подсистеме. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Такой вид организационной структуры является развитием линейной и призван ликвидировать ее важнейший недостаток, связанный с отсутствием звеньев стратегического планирования. Линейно - штабная структура включает в себя специализированные подразделения (штабы), которые не обладают правами принятия решений и руководства какими - либо нижестоящими подразделениями, а лишь помогают соответствующему руководителю в выполнении отдельных функций, прежде всего, функций стратегического планирования и анализа.

 

 

Рис 2. Организационная  структура компании Лизинговая компания

 

Достоинствами такой организационной  структуры являются:

• Более глубокая, чем в линейной структуре, проработка стратегических вопросов;
• Некоторая разгрузка высших руководителей;
• Возможность привлечения внешних консультантов и экспертов;
• При наделении штабных подразделений правами функционального руководства такая структура - хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам управления.

Недостатки линейно - штабной  структуры:

• Недостаточно четкое распределение ответственности, т. к. лица, готовящие решение, не участвуют в его выполнении;
• Тенденции к чрезмерной централизации управления;
• Аналогичные линейной структуре, частично - в ослабленном виде:
• Отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;
• Тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
• Малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
• Критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;
• Перегрузка управленцев верхнего уровня;
• Повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации.