Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования

В случае, если недостачи или другие расхождения (количество, вес, сорт, качество и т.п.) фактического наличия материальных запасов с данными товарно-транспортной накладной не обнаружено, материально ответственное лицо, принявшее материальные запасы подтверждает приемку штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у материально ответственного лица, получившего материальные запасы, а второй возвращается лицу, доставившему материальные запасы на склад покупателя.

Акт о приемке материалов применяется  для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов. Акт  о приемке материалов (в двух экземплярах) составляет комиссия, в состав которой  входят: материально-ответственное  лицо и представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации. После приемки запасов  акты с приложением документов (товарно-транспортных накладные и т.д.) передают: один экземпляр  в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии  для направления претензионного письма поставщику.

Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, поступившие на предприятие, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком). Такие материальные запасы принимаются и приходуются предприятием в общеустановленном порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета расчетов. Неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов. Акт о приемке материалов составляется не менее чем в двух экземплярах. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта. Второй экземпляр акта направляется поставщику.

Если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце, либо в следующем месяце до составления в бухгалтерии соответствующих регистров по приходу товарно-материальных запасов, они учитываются в общеустановленном на данном предприятии порядке.

Неотфактурованные поставки приходуются по счетам учета материальных запасов (в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов). При этом материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете по рыночным ценам. После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой финансовой отчетности, то:

а) учетная стоимость материальных запасов не меняется;

б) величина налога на добавленную  стоимость принимается к бухгалтерскому учету в установленном порядке;

в) уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся разницы  между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической  себестоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные  документы:

- уменьшение стоимости материальных  запасов отражается по дебету  счетов расчетов и кредиту  счетов финансовых результатов  (как прибыль прошлых лет, выявленная  в отчетном году);

- увеличение стоимости материальных  запасов отражается по кредиту  счетов расчетов и дебету счетов  финансовых результатов (как убытки  прошлых лет, выявленные в отчетном  году).

Таким образом, основными документами, служащими основанием для оприходования материальных запасов на склад предприятия являются:

- счет-фактура;

- товарно-транспортная накладная;

- накладная и документы, выписанные  материально ответственным лицом,  принявшим товар, а именно акты  о приемке, акты о недостаче  и т.д.

Кроме материальных запасов, поступающих  на предприятие ТОО "Огона" от поставщиков, на склад могут поступать материальные запасы, изготовленные самим предприятием, материалы после переработки, материальные запасы в виде остатков неизрасходованных материалов, а также в виде отходов и брака.

Если материалы поступают на склад после переработки либо неизрасходованные материалы, отходы, брак, кладовщик составляет требование-накладную. Оформленное требование-накладную передают в бухгалтерию.

Товарно-материальные запасы со склада предприятия отпускаются в цеха для изготовления продукции и  на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки  или реализации как излишние и  ненужные.

Под отпуском в производство понимается отпуск материалов для изготовления продукции, выполнения работ или  оказания услуг и др. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается  как внутреннее перемещение материалов. При отсутствии кладовых цехов отпуск запасов с центральных складов  считается расходом на производство.

Расход товарно-материальных запасов  оформляется лимитно-заборными картами, накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение материалов и др.)

Лимитно-заборная карта применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды, является оправдательным документом для списания товарно-материальных запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются экономическим отделом на одно наименование материалов (номенклатурный номер) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) - потребителю запасов, второй - складу или кладовой цеха (участка). Отпуск запасов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель цеха (участка).

Для сокращения количества первичных  документов, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках  учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск запасов  не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска  можно указать и а самой  карточке. Представитель цеха при  получении запасов расписывается  непосредственно в карточках  учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. По лимитно-заборной карте ведется также учет запасов, не использованных в производстве (возврат). При этом какие-либо дополнительные документы не составляются.

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов предназначена  для учета движения запасов внутри предприятия и их отпуска подразделениям своего предприятия, расположенным  за пределами его территории, а  также сторонним организациям. Выписывается в двух экземплярах, в случае отпуска  материалов подразделениям своего предприятия один экземпляр передается получателю, второй - складу, который затем сдается в бухгалтерию. При внутреннем перемещении накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), сдающего запасы. Один экземпляр служит сдающему складу (цеху) основанием для списания запасов, а второй - принимающему складу (цеху) для оприходования товарно-материальных запасов.

В случае отпуска товарно-материальных запасов подразделениям предприятия  ТОО "Огона", расположенным за пределами его территории, или сторонним организациям накладную-требование выписывают на основе договоров, нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

При отпуске материалов самовывозом накладную-требование, подписанную получателем, кладовщик передаст в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если запасы отпущены с последующей оплатой.

Акт об оприходовании товарно-материальных запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений составляется при оприходовании товарно-материальных запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования в производстве. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету-фактуре для оплаты подрядчику.

Товарно-материальные запасы предприятия  учитываются в местах хранения в  натуральном выражении. Бухгалтерия  предприятия осуществляет учет движения товарно-материальных запасов в  количественном и денежном выражении.

Первичные документы на поступление  и отпуск товарно-материальных запасов  передаются заведующими складами (кладовщиками) в бухгалтерию в сроки, установленные  бухгалтерией для каждого склада применительно к объему операций, но не позже последнего дня месяца. Бухгалтер по товарно-материальным запасам отражает все случаи приобретения и выбытия ТМЗ на основании:

- накладных и приходного ордера, выписанных материально-ответственным  лицом, принявшем товарно-материальные  запасы, акта о приеме;

- счетов-фактур;

- товарно-транспортных накладных;

- накладных или требований на  отпуск.

Для сокращения номенклатуры товарно-материальных запасов и упрощения учета  в отдельных случаях однородные и близкие по своим свойствам  материалы могут объединяться в  единый номенклатурный номер.

На каждый номенклатурный номер  товарно-материальных запасов открывается  отдельная карточка, которая передается из бухгалтерии на склад в полузаполненном виде. В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки). Записи в карточки производят на основании первичных документов.

Бухгалтерия в установленные сроки  осуществляет непосредственно на складах  проверку правильности записей и  вывода учетных остатков в карточках. О проведении сверки бухгалтер расписывается  в специальной графе карточки. Приемку документов, оформляющих  движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании "Реестра приемки-передачи документов", составленного материально ответственными лицами в одном экземпляре.

О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных  лиц, а также о результатах  выборочных проверок и проведенном  инструктаже работник бухгалтерии  должен информировать главного бухгалтера.

Поступившие от материально ответственных  лиц склада документы передают на таксировку, предварительно скомплектовав  их в пачки и снабдив сопроводительными  ярлыками. Первые экземпляры документов используют для дальнейшей учетной  обработки, а вторые - остаются в  местах хранения материалов, расположенные  по группам запасов и номенклатурным номерам. Их используют для справочных целей и выверки данных учета на складе и в бухгалтерии.

После таксировки данные документов группируются по установленным на предприятии  учетным группам (металлы, лесоматериалы  и т.п.) в накопительной ведомости  синтетического учета материалов, которую  ведут по приходу и расходу  товарно-материальных запасов. В этой ведомости по каждой группе материалов указывают в суммовом выражении  остаток на начало месяца из ведомости  за прошлый месяц, приход и расход материалов по группе за месяц из реестров приемки-передачи документов за текущий  месяц, и находят остаток на конец  месяца по каждому синтетическому счету  и группе материалов. Накопительная  ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в карточках  учета материалов и ведомости  учета остатков материалов.

Ведомость учета остатков материалов в течение месяца хранится в бухгалтерии  и используется там для получения  сведений об остатках материалов. В  конце месяца ведомость передается из бухгалтерии на склад, где заведующий складом (кладовщик) проставляет в  нее остатки товарно-материальных запасов на конец отчетного месяца, заверяя их своей подписью. Ведомость остатков материалов 1-3 числа следующего за отчетным месяца из склада возвращается в бухгалтерию на таксировку и подсчет итогов по группам и счетам по учету материальных запасов.

Бухгалтерский учет предназначен для  своевременного и точного отражения  всех изменений в составе хозяйственных  средств и источников их образования, в хозяйственных процессах и  их результатах. Данные учета должны соответствовать фактическому наличию  хозяйственных средств и их источников, но на практике иногда имеют место  расхождения данных учета с действительностью.

Расхождения могут возникать в  результате естественной убыли (усушки, утечки, распыления), при транспортировке  товарно-материальных запасов, пересортице  однородной продукции, неисправности  измерительных или весовых приборов, арифметических ошибок при оформлении операций и злоупотреблений (хищений, обвесов, обсчетов) материально ответственных  или посторонних лиц. Это вызывает необходимость периодической сверки данных учета с фактическим наличием ценностей, уточнения расчетов.