Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

 

Оформим к возмещению НДС, согласно счет-фактуре № Сч-144 от 22.01.2010г. гостиницы «Москва»:

Дебет 68 Кредит 19 – 1 716,10 руб.

Расходы на командировки, в частности на: проезд работника  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы, а так  же наем жилого помещения, соответствуют нормам по этой статье расходов, указанных в учетной политике ООО «Ротор». Соответственно сумма 21 050,00 руб. полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно статье 261, главы 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации.

Для целей налогообложения  НДФЛ составим расчет командировочных расходов  Корелова В.В. (Таблица 6): 

Таблица 6

Расчет  командировочных расходов

Вид расходов	По  норме	Сверх нормы	Итого, руб.
Суточные (10 суток  х 700,00 руб.)	7 000,00	2000,00	9 000,00

 

В нашем случае суточные, выданные Корелову В.В., превышают данную норму на 2 000,00 руб., т.е. 2 000,00 х 13% = 260,00 руб.

Дебет 70 Кредит 68 – 260,00 руб. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Корелова В.В.

Рассмотрим  пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

 Для получения иностранной валюты, организация до убытия работников в зарубежную командировку, представляет в банк заявление, в котором указывает номер и дату приказа о командировании работников за границу, а также вид валюты и количество, необходимое для данной командировки.

В бухгалтерском  учете организации делается запись:

Дебет 52-1 Кредит 50 – на сумму полученной валюты.

Командируемые за границу работники организации  получают валюту под отчет в кассе  организации.

Заместителю директора  ООО «Ротор» Рыжих А.А. (таб. №02) в соответствии с Приказом № 01 руководителя от 03.01.2010г по расходному кассовому ордеру № 05 от 22.01.2010г. выдан аванс в сумме 2 200 евро на командировочные расходы в Германию для обучения по обслуживанию оборудования.

Курс евро на день выдачи – 31,00 руб., курс доллара США – 29,00 руб. Срок командировки 4 дня с 22.01.2010 по 25.01.2010г. Задолженности по подотчетным суммам у Рыжих А.А. на 22.01.2010г. нет.

Для обоснования  командировки имеются следующие  документы:

1. приглашение немецкой фирмы «OLFLEX» для проведения обучения в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;
2. приказ руководителя организации № 02-з от 21.01.2010г. (Приложение 7) о направлении в командировку Рыжих А.А. в г.Берлин для проведения обучения в фирме «OLFLEX» сроком на 4 дня;
3. плановая смета командировочных расходов Рыжих А.А.:

- авиабилеты (туда-обратно)  авиакомпания «Авиаком» – 700 евро,

- номер в  гостинице «Radisson SAS» (3 дня х 300 евро) – 900 евро, 

- суточные 4 дня х 100 евро – 400 евро,

- оформление  визы – 100 евро

Итого: 2 100 евро.

Рыжих А.А. зарегистрировался в «Журнале учета работников, убывающих в командировки» 22.01.2010г. (Приложение 8).

Авансовый отчет № 04 об израсходованных суммах представлен в бухгалтерию Рыжих А.А. 26.01.2010г. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1. авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания «Авиаком» – 700 евро;
2. счет № Cht-0204 от 25.01.2010г. гостиницы «Radisson SAS» – 940 евро, в т.ч.:

- проживание 3 дня х 300 евро = 900 евро,

- расходы по  международным телефонным переговорам  – 40 евро;

3. квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы – 100 евро;
4. приказ руководителя об оплате суточных по норме, указанной в учетной политике ООО «Ротор» (4 дня х 100 евро) – 400 евро;
5. отчет о проделанной работе в «OLFLEX» Рыжих А.А. с указанием того, что цель командировки достигнута (Приложение 9);
6. загранпаспорт Рыжих А.А. с отметками заграничных постов.

По приходному кассовому ордеру № 10 от 26.01.2010г. в кассу был внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм от Рыжих А.А.

Курс евро на дату утверждения авансового отчета 26.01.2010г. – 32,00 руб.; курс доллара США – 28,00 руб.

Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций (Таблица 7):

Таблица 7

Журнал  регистрации хозяйственных операций на командировочные расходы за границу

Содержание  операций	Дебет	Кредит	Сумма, евро.	Сумма, руб.	Первичный документ
Выдан аванс на командировочные расходы под отчет Рыжих А.А. (курс – 31 руб./евро)	71	50	2 200	68 200,00	Расходный кассовый ордер № 05 от 22.01.2010г.
1) затраты на проезд 2) затраты на проживание 3) суточные (4дня  х100евро) 4) прочие расходы (оформление визы) Итого:	26 26 26 26	71 71 71 71	700 940 400 100   2 140	22 400,00 30 080,00 12 800,00 3 200,00   68 480,00	Авансовый отчет  № 04 от 26.01.2010г. Рыжих А.А.
Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Рыжих А.А.	50	71	60	1 920,00	Приходный кассовый ордер № 10 от 26.01.2010г.

 

Сумма 68 480,00 руб. полностью включается в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно статье 261, главы 25 Налогового кодекса РФ, налог на прибыль организации, т.к. нормы расходов по этой статье прописаны в учетной политике ООО «Ротор».

Для целей налогообложения  НДФЛ составим расчет командировочных расходов Рыжих А.А. по следующей форме (Таблица 8): 

Таблица 8

Расчет  командировочных расходов за границей

Вид расходов	По  норме рубли	Сверх нормы рубли	Итого, евро	Итого, руб.
Суточные (4 дня  х 2 500,00 руб.)	10 000,00	2 800,00	400	12 800,00

 

В этом случае суточные, выданные Рыжих А.А., превышают норму на 2 800,00 руб., т.е. 2 800,00 х 13% = 364,00 руб.

Дебет 70 Кредит 68 – 364,00 руб. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных Рыжих А.А.

Движение денежных средств организации, выданных под  отчет можно посмотреть в учетных  регистрах счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»: «карточка счета» 71, «анализ счета» 71 (Приложение 10).

Выводы: Все вышеуказанные документы необходимо оформлять и заполнять в соответствии с требованиями действующего законодательства, в ином случае, налоговыми органами при проведении выездной проверки факт нахождения сотрудника в командировке может быть не подтвержден, и , соответственно, не подтверждена экономическая обоснованность произведенных командировочных расходов, аналогично и с хозяйственными расходами организации.

 

 

Заключение

 

 В данной работе рассмотрены вопросы документирования, учета и налогообложения хозяйственно-операционных, командировочных и прочих расходов, приведены бухгалтерские проводки, даны примерные формы и образцы их заполнения.

В результате всего  вышеизложенного материала можно  сделать следующие основные выводы.

Прежде всего, следует отметить, что расходы  на командировки – неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основной задачей ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами – знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление.

Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет, правомерности подотчетного лица совершать расходы, отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами, приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов и другие.

Зачастую в  результате указанных нарушений  на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по НДФЛ.

Что касается ООО  «Ротор», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

 Для ускорения  всякого рода расчетов, в том  числе и с подотчетными лицами, в ООО «Ротор» используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

В качестве рекомендации ООО «Ротор» можно предложить сохранение существующего состояния  учета в будущем году, для повышения  оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая от 05.08.2000г. № 117-ФЗ (в ред. Федерального закона от 30.07.2010г. № 242-ФЗ)
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ (в ред. Федерального закона от 25.11.2009г. № 267-ФЗ)
3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. № 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 27.07.2010г. № 209-ФЗ)
4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н)
5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07. 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г. № 26н)
6. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247)
7. Указание ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007г. № 1843-У (в ред. Указания ЦБР от 28.04.2008г. № 2003-У)
8. Постановление Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008г. № 749
9. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»
10. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999г. № 33н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 27.11.2006г. № 156н)
11. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации"

ПБУ 1/2008 (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 11.03.2009г. № 22н)

12. Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва: Проспект, 2011. – 504 с.
13. Алексеева Г.И., Алавердова Т.П., Булатова З.Г. Бухгалтерский учет: учеб./ Г.И. Алексеева, Т.П. Алавердова, З.Г. Булатова [и др.]; под. ред. С.Р. Богомолец, – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Маркет ДС, 2010. – 752 с.
14. Богаченко В.М. Бухгалтерский учет: учебник/ В.М.Богаченко, Н.А. Кириллова. – Изд. 13-е, перераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 461, [1] с. – (Среднее профессиональное образование).
15. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет на малых предприятиях: учеб. пособие. – М.: Проспект, 2010. – 640 с.
16. Сергеева Т.Ю. Основные средства: Бухгалтерский и налоговый учет: учеб. пособие. – М.: Омега-Л, 2010. – 243 с.
17. Касьянова Г.Ю. Командировки: новые правила оформления и оплаты: учебное пособие/ Г.Ю. Касьянова; под. ред. Касьяновой Г.Ю. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: АБАК, 2009. – 120 с.
18. Кондраков Н.П. Самоучитель по бухгалтерскому учету. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Проспект, 2009. – 560 с.
19. Молчанов С.С. Бухгалтерский учет за 14 дней. Экспресс-курс. – М.: Эксмо, 2009. – 480 с.
20. Муравицкая Н.К. Бухгалтерский учет: учебник/ Н.К. Муравицкая, Г.И. Лукьяненко. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2009. – 576 с.
21. Сапожникова Н.Г. Бухгалтерский учет: учебник/ Н.Г. Сапожникова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2009. – 480 с.
22. Захарьин В.Р. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение: учебное пособие/ В.Р.Захарьин. – М.: Налоговый вестник, 2008. – 308 с.
23. Камышанов П.И. Бухгалтерская финансовая отчетность: составление и анализ: учебник для студентов/ П.И. Камышанов, А.П. Камышанов, – 7-е изд., перераб. и доп. – М.: Омега-Л, 2008. – 283 с.
24. http://www.consultant.ru/
25. http://fictionbook.ru/
26. http://www.garant.ru/
27. http://www.minfin.ru/ru/
28. http://www.nalkodeks.ru/
29. http://www.rosbuh.ru/
30. http://www.trkodeks.ru/