Автоматизация учета материально-производственных запасов на предприятии

- Требование-накладная (ф. № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным за его пределами, и при продаже запасов.

         Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей (складом, цехом), второй - для оприходования ценностей принимающей стороной (складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием-накладной (ф. № М-11).

Замена одних видов материалов другими, сходными по своим свойствам, также допускается только с разрешения руководителя и оформляется требованием-накладной указанной формы. Этот документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала передается на склад, и кладовщиц уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей.

- Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй - получателю.

         При отпуске материалов самовывозом или выносом накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпускались с последующей оплатой.

- Карточка учета материалов (ф. № М-17) служит для учетов движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки являются документом строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операции в натуральном выражении.

- Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М- 35) применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации, На стоимость таких ценностей уменьшается убыток от ликвидации соответствующих объектов.

 

 

1.3 Учет  материалов на складе и в  бухгалтерии

         Учет материалов на складе ведет заведующий складом (кладовщик). Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. По установленной форме с кладовщиком заключают типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

При отсутствии должности заведующего складом его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия с обязательным заключением договора о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту.

         Учет движения и остатков материалов кладовщик ведет в карточках складского учета. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку,  поэтому складской учет называют сортовым и осуществляют его только в натуральном выражении.

         Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. В результате склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

         Ведение складского учета материалов допускается также в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

         Первичные документы сдают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты сдаются по мере использования лимита. В конце месяца они все должны быть переданы в бухгалтерию.

         Поступившие со склада первичные документы по движению материалов в бухгалтерии подвергают проверке, а затем таксированию по твердым учетным ценам. После этого они служат основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета.

         В бухгалтерии некоторых организаций открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых на основании первичных документов записывают операции по поступлению и расходу материалов. От карточек складского учета эти карточки отличаются лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.

         Некоторые организации приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

         При данном варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек. Но и в этом случае учет остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

         Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При этом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а в качестве регистров аналитического учета использует карточки складского учета, ведущиеся на складах.

         Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность записей, сделанных кладовщиком в карточках складского учета, и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом (в отдельных случаях работник бухгалтерии) переносит количественные данные об остатках на 1 -е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в ведомость учета остатков материалов (без оборотов прихода и расхода).

         После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков материалов передают в бухгалтерию, где эти остатки таксируют по твердым учетным ценам и выводят итоги по учетным группам материалов и в целом по складу. Данные ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков материалов и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

         Сальдовый метод учета материалов особенно эффективен в условиях ручной обработки учетных данных. Однако целесообразнее использовать ПК, позволяющие совместить аналитический и синтетический учет.

         Обратим внимание на особенности учета расхода материалов для целей налогообложения.

         В соответствии с п. 5 ст. 254 НК РФ к материальным расходам для целей налогообложения приравнены:

-  расходы на рекультивацию  земель и иные природоохранные  мероприятия, кроме связанных с освоением природных ресурсов;

-  потери от недостачи  и порчи при хранении и транспортировке  ТМЦ в пределах норм естественной  убыли;

-  технологические потери  при производстве и транспортировке;

- расходы на горно-подготовительные  работы при добыче полезных ископаемых по эксплуатационным вскрышным работам на карьерах и нарезным работам при подземных разработках в пределах горного отвода горнорудных предприятий.

 

1.4 Синтетический  учет материалов

         Синтетический учет производственных запасов ведут на активных синтетических счетах: 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

         На синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам. В первом случае в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению.

         При поступлении материалов дебетуют счет 10 и кредитуют следующие счета:

- 60 «Расчеты с поставщиками  и подрядчиками» (на стоимость  поступивших материалов по оптовым ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков) — пассивный;

- 71 «Расчеты с подотчетными  лицами» (на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм) — активный;

- 23 «Вспомогательные производства» (на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства) — активный.

         Одновременно отражают налог на добавленную стоимость:

Д 19, соответствующий субсчет — К 60

         Суммы, уплачиваемые сверх договорной цены (наценки, транспортные расходы и др.), отражают на отдельном аналитическом счете «Транспортно-заготовительные расходы», открываемом для детализации данных по счету 10 и другим счетам учета производственных запасов.

 

Пример 1. Договорная цена партии материалов составляет

10000д.е.; транспортно-заготовительные  расходы равны 4000 д.е.

Тогда фактическая себестоимость заготовленных материалов —14 000д.е.

 

         При использовании учетных цен поступление материалов предварительно фиксируется на дебете счета 15 по оплачиваемым ценам с кредитованием счета 60. Запасы оприходуют по учетным ценам: Д 10 — К 15.

         В результате этих записей по каждой партии материалов на счете 15 возникает разность между дебетовым и кредитовым оборотами. Если дебетовый оборот больше кредитового, то это означает, что фактическая себестоимость заготовленных материалов выше их учетной цены. На эту разницу необходимо сделать бухгалтерскую запись:

     Д 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей» — К 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

         Тем самым обороты по дебету и кредиту счета 15 будут характеризовать сумму заготовленных производственных запасов в оценке по фактической себестоимости.

         В случае, когда кредитовый оборот по счету 15, т.е. учетная цена, превышает дебетовый оборот, т.е. фактически уплаченную сумму, получена экономия средств по сравнению с учетной ценой, что фиксируется так:

Д 16 — К 75 (сторно)

         При таком порядке учета поступления материалов их фактическая себестоимость будет слагаться так: сальдо счета 10 по учетным ценам плюс или минус сальдо счета 16.

Аналитический учет на счете 16 ведут по группам материальных ценностей с приблизительно одинаковым уровнем отклонений.

         Сальдо по счету 15 показывает наличие материалов в пути или материалов, не вывезенных со склада поставщика.

         Известен вариант учета заготовления без сальдо по счету 15, при котором в конце месяца делают запись: Д 10 —К15

без оприходования материалов на складе. В начале следующего месяца эти суммы сторнируют.

         Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают в течение месяца с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов затрат или реализации. При этом составляют проводку:

     Д 20 «Основное  производство» (материалы отпущены  основному производству); Д 23 «Вспомогательные производства» (материалы отпущены вспомогательным производствам); Д других счетов в зависимости от направления расходов материалов (23,26 и др.) — К 10 «Материалы» или других счетов по учету материалов.

         По истечении месяца отклонения списывают на счет 90 или 91.

         Израсходованные производственные ресурсы могут быть отнесены на счета затрат с кредита счетов материалов по себестоимости единицы запасов, по средней фактической себестоимости, по фактической себестоимости первых по времени закупок (способ ФИФО) либо по фактической себестоимости последних по времени закупок (способ ЛИФО).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Информационное обеспечение комплекса задач учёта материально-производственных запасов

 

2.1. Классификаторы, необходимые для обработки информации на ПЭВМ

         Классификаторы – это справочники специального вида, которые заполняются на основе различных общероссийских классификаторов (валют, стран мира, банков, единиц измерения и т. д.). В большинстве современных компьютерных программ автоматизации ведения бухгалтерского учета предусмотрен определенный перечень классификаторов, определяющих общепризнанные правила определения и отнесения объектов к определенной группе, и справочников, заполнение которых, дает бухгалтеру возможность максимально оптимизировать программный продукт под условия деятельности предприятия и сократить время на внесение различной учетной информации.