Фасилитация корпоративных мероприятий

С1504б Макарчук М. (Безрукова)

ТЕМА ДОКЛАДА: ФАСИЛИТАЦИЯ КОРПОРАТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

Оригинал статьи, опубликованной в журнале Корпоративная культура № 5 за 2009 год.

Людмила Дудорова (автор статьи) – мастер фасилитации, профессиональный психолог и консультант по организационному развитию, более 18 лет занимается развитием персонала в организациях, групповыми методами решения бизнес-вопросов, проведением фасилитации организационных изменений, корпоративных конференций и событий. Руководитель консалтинговой компании «Имидж персонал». Практику по технологии фасилитации групповой работы проходила в компании Pinpoint Facilitation (Великобритания).

 

Динамика сегодняшнего рынка требует  от компаний высокой гибкости и постоянных внутренних изменений, готовности к  саморазвитию. Поэтому сегодня среди компаний становится все более популярным проведение совещаний, рабочих сессий и конференций с целью организационного развития, формирования стратегии и проектов, разработки инноваций и поддерживающих их механизмов. Суть этих мероприятий – организация групповых обсуждения, сотворчества и принятия решений по актуальным для организации вопросам развития.

Но часто неорганизованное обсуждение съедает много времени участников – встречи, доклады и дискуссии затягиваются, уходят в сторону от темы обсуждения и повестки дня, возникает бесконечно повторяющееся по кругу обсуждение. Традиционные формы организации обсуждения, такие как пленарные заседания и презентации, могут заставить участников скоро почувствовать усталость и потерю интереса к происходящему, ведут к отсутствию включенности и творчества каждого участника, из-за чего теряются ценные идеи. Также можно столкнуться с проблемами межличностного восприятия, конфликтами, с невозможностью для людей из разных подразделений свести вместе различные точки зрения, с ситуацией, когда доминирующее меньшинство подавляет идеи и вклад от большинства. Итог – невыполнение поставленных целей, неудовлетворенность участников процессом и результатами групповой встречи.

Чтобы избежать этих рисков самым  эффективным выходом для организаторов  корпоративных мероприятий является использование профессиональной технологии  фасилитации,  позволяющей решить выше перечисленные  проблемы и сработать на заданный результат корпоративной встречи или конференции.

 

Что такое фасилитация?

Фасилитация групповой работы как понятие возникло в среде корпоративной работы, обучения и развития во второй половине двадцатого века. Фасилитацией называется выявление и использование различных процессов, которые помогают работающим в группе людям вести общую мыслительную деятельность, приходить к общим решениям, создавать и совершенствовать идеи. Организованный процесс фасилитации приводит к повышению эффективности групповой работы, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их потенциала. Чертами современной фасилитации являются использование наглядных методов выстраивания ветвей группового обсуждения, работа с визуальными образами, которые эффективно откладываются в человеческой памяти, гуманизация и «дебюрократизация» групповых обсуждений.

За процесс группового обсуждения отвечает фасилитатор. Он поддерживает обсуждение,  а группа выдает результаты (фактические идеи, предложения и решения). Фасилитатор является нейтральной стороной и не представляет интересы ни одной из присутствующих групп.

Функции фасилитатора:

• организовывает эффективную дискуссию, где каждый участник может высказаться и поделиться опытом;
• не позволяет участникам  уйти в сторону от темы встречи;
• простраивает все этапы обсуждения, согласования и принятия решения;
• создает творческую, свободную, ненапряженную атмосферу.

 

Преимущества фасилитации

Фасилитационная сессия – это действенный процесс группового обсуждения, решения проблем и планирования, дающий качественные результаты в сжатое время. Использование фасилитации в рабочих встречах и на корпоративных мероприятиях обеспечивает прирост производительности в трех направлениях:

1. Скорость. Можно сделать больше – и за меньшее время.

• фокусирование на ключевых вопросах;
• снятие барьеров понимания;
• быстрое продвижение даже по сложным темам с полным участием всех.

2. Креативность. Фасилитация позволяет освободиться от формальностей, выйти за рамки рутины и расширить рамки мышления:

• стимулируя творчество участников;
• шаг за шагом продвигаясь по проблемам и вариантам решений, попутно преодолевая все возможные трудности обсуждения;
• генерируя выдающиеся идеи и практические решения.

3. Эффективность. Более эффективно организован процесс обсуждения и повышается качество результатов.

• Все умы включаются в работу и вносят свой вклад в итоговый результат.
• Участники осознают, что результаты проделанной работы принадлежат им.
• Создаются действенные планы работы.
• На обсуждение уйдет меньше времени.
• Те, кто обычно молчат, смогут делиться идеями, оказывать влияние и принимать решения.
• Сложные темы получают простое выражение.
• Вырастает удовлетворенность сотрудников принятыми решениями и   их ответственность за реализацию этих решений.
• Цели достигаются.

Где сегодня  используют фасилитацию?

Сегодня все чаще используют фасилитационные сессии для корпоративных рабочих встреч и конференций по решению актуальных бизнес-задач.  Примерами таких мероприятий могут быть:

• Совещания по развитию организации и формированию новых проектов.
• Сессии стратегического планирования.
• Антикризисные сессии (совместный анализ проблем и выработка собственных решений по выходу из сложившейся ситуации).
• Креативные встречи с целью генерации идей и создания инноваций. Например, поиск и внедрение новых продуктов/ услуг.
• Подведение итогов года и презентация новых планов.
• Информирование сотрудников о нововведениях и привлечение их к разработке изменений. Например,  корпоративные ценности, миссия, ребрендинг.
• Решение конфликтов и улучшение взаимодействия между подразделениями компании.

Результаты  фасилитационных сессий

Итогом фасилитационной сессии являются результаты содержательные, корпоративные, психологические и учебные.

Содержательным итогом групповой сессии является зафиксированный результат, с которым участники смогут продолжить работу самостоятельно после сессии.

Примеры: списки стратегических целей, планы и программы развития, список ключевых проблем и пути их решения, идеи новых проектов  и продуктов.

Корпоративным результатом сессии можно считать эффекты, важные для эффективной работы организации, например:

• развитие мотивации и включенности сотрудников в деятельность компании;
• повышение ответственности за принимаемые решения;
• развитие команды.

К психологическому итогу можно отнести удовлетворенность участников процессом и результатами рабочей сессии.

Учебный итог – это развитие важных корпоративных компетенций: навыков групповой и проектной работы, эффективного взаимодействия и общения, совместного решения задач и принятия решений.

Пример  фасилитационной сессии

Выездное совещание «Стратегия Компании на год»

Участники совещания: менеджеры и сотрудники строительной компании.

Количество участников: 60 чел.

Количество фасилитаторов: 4 чел.

Длительность: 1,5 дня

Место проведения: пансионат в пригороде.

Цели:

1. Провести анализ ситуации в Компании.
2. Согласовать представление участников о текущей стадии развития Компании.
3. Сформулировать и согласовать ключевые цели компании на год и пути их достижения.
4. Вовлечь в процесс обсуждения и разработки ключевых целей и мероприятий по их достижению руководителей и сотрудников Компании.

Методы фасилитации, используемые в совещании:

• Презентации от подразделений (достижения, трудности, перспективы и планы).
• SWOT – анализ в 4-х группах (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы).
• Определение стадии развития компании.
• Целеполагание (с использованием SMART – критериев: Specific (Конкретный), Measurable (Измеримый), Attainable, Achievable (Достижимый), Relevant (Актуальный), Time-bound (Ограниченный во времени)).
• Разработка программы по достижению целей (проблемы текущей ситуации, желаемое состояние, шаги и мероприятия; матрица эффективности).

Матрица показателей  эффективности

	Выпуск продукции (ВП)	Капитал (К)	Численность работающих (Ч)	Прибыль (ПР)
Выпуск продукции	1	К/ВП	Ч/ВП	ПР/ВП
Капитал (К)	ВП/К	1	Ч/К	ПР/К
Численность работающих	ВП/Ч	К/Ч	1	ПР/Ч
Прибыль (ПР)	ВП/ПР	К/ПР	Ч/ПР	1

Ниже диагонали соотносятся показатели результата с затратами на получение этого результата, т. е. показатели отдачи.

Выше диагонали показатели носят обратный характер и показывают, какова ёмкость результата относительно какого – либо вида затрат (например, численность делится на выпускаемую продукцию). Т.о. выше главной диагонали располагаются показатели емкости.

Результат

Проведен анализ текущей ситуации в компании и зафиксированы:

1. сильные и слабые стороны компании;
2. угрозы и возможности для бизнеса;
3. текущая стадия развития компании.

Все эти материалы послужат основой формулирования целей на год, в результате чего будет получен список целей на год, а затем и программы мероприятий по достижению этих целей.

Все участники совещания были вовлечены  в процесс обсуждения и принятия решений, активно взаимодействовали  друг с другом. По итогам совещания  можно отметить сближение позиций и видения участников по основным вопросам функционирования и развития компании.