Контрольная работа по "Реинжинирингу бизнес-процессов"

- автоматическое документирование  процессов;

- возможность использования  информации в других проектах, таких как реинжиниринг бизнес-процессов,  глобальное управление качеством,  проектирование корпоративных информационных систем, функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование и др.;

- создание и управление  корпоративными знаниями и опытом.

Таким образом использование  таких специализированных инструментальных средств, как семейство ARIS, позволит эффективно применять процессный подход для разработки и совершенствования процессно-ориенированной системы управления предприятия, соответствующей нормам международных стандартов, таких как серия ИСО 9000, а также для автоматизации действий на предприятии.

Необходимо рассчитать эффективность внедрения процессного  подхода на предприятии.

Следует выяснить не только стоимость покупки программы, но и затраты на ее установку, на подготовку необходимого компьютерного оборудования, а также дальнейшее обучение и  пользование.

Компанией разработчиком  представлены системные требования для установки программы.

Таблица 3 [22]

Системные требования для  установки программного обеспечения ARIS Toolset 7.0.2.276433

Параметры	Требования
Платформа	Winall
Системные требования	Microsoft Windows NT / 2000 / XP Intel Pentium III 1 Ghz 256 MB RAM
HDB	200 MB
Язык интерфейса	Только английский
Язык моделирования	Английский, русский

На предприятии уже  установлена необходимая компьютерная техника, затраты на приобретение которой  уже были окуплены в 2006 году.

Представители компании-разработчика в России предоставляют услуги по обслуживанию данного программного обеспечения. Техническая поддержка включает техническое сопровождение установленных программных продуктов семейства ARIS и информационно-методическое содействие сотрудникам предприятия с целью обеспечения максимально эффективного использования технологий ARIS.

Техническое сопровождение ARIS включает:

• Поставку в рамках оплаченного срока за техническую поддержку (обычно год) новых версий и релизов программных продуктов ARIS, приобретенных клиентом у компании-представителя или ее партнеров в соответствии со спецификацией.
• Предоставление предприятию, ответственному за эксплуатацию приобретенного программного обеспечения, телефона «горячей» линии для консультаций по вопросам эксплуатации ARIS. Консультации по телефонам «горячей» линии предоставляются в рабочие дни с 10 до 18 часов московского времени.
• Консультации представителей предприятия в офисе компании по вопросам эксплуатации программных продуктов ARIS.
• Доступ на FTP-сервер компании для получения новых версий, релизов, патчей.
• Получение представителями предприятия, ответственными за функционирование ARIS, консультаций по каналам электронной почты.
• Рассылка клиентам информационных сообщений о новых версиях и релизах программного продукта ARIS
• Также доступны новости по продуктам ARIS и ответы на часто задаваемые вопросы.

Оплата технической  поддержки производится раз в  год на сумму 75000 рублей.

Таким образом покупка  программного обеспечения будет стоить предприятию 280000 рублей, установка в соответствии с прайсом представителя – 12000 рублей, техническая поддержка (за год) – 75000 рублей. Затраты составят 367000 рублей в первый год, и далее по 75000 рублей в год.

Далее следует выяснить, какие показатели необходимо рассматривать для оценки эффективности внедрения программного обеспечения.

1. Показатели затрат  ресурсов:

- времени (цикл, длительность, производительность, скорость выполнения  заказов);

- материальные (расходы  средств, материалов, бюджеты подразделений, дебиторская и кредиторская задолженности, объемы «замороженного» капитала в виде складских запасов сырья и неликвидов);

2. Затраты на брак:

- предупреждение на  этапах разработки производства;

- проведение альтернативных  расчетов, проектов и испытаний;

- отбраковка в процессе  производства;

- исправление, доработка  или переделка продукции (услуги), забракованной по результатам  контроля;

- замена и возврат  брака, компенсация потребителю  понесенного ущерба, а также транспортных и таможенных расходов;

3. Затраты на обучение, подготовку, повышение квалификации  и аттестацию персонала;

4. Эффективность использования  ресурсов на единицу продукции:

- коэффициенты использования  оборудования, ресурсов, сырья, материалов, времени на проведение единицы работ или услуг .

Основная сложность  определения эффективности внедрения  заключается в том, что для  описания всех бизнес-процессов предприятия  требуется от 5 до 9 месяцев, так как  каждый процесс представляет собой  субъективный взгляд разработчика на его внутреннее содержание, и соответственно, нет единого мнения об оптимальном конструкционном составе и количестве процессов.

В то же время, следует  отметить, что если рассматривать  какой-то отдельно взятый простейший бизнес-процесс, то оценить его эффективность представляется возможным.

Рассмотрим процесс  «Снабжение ПВХ». Он характеризуется следующими функциями:

- отслеживание складских  остатков;

- формирование обобщенных  заявок подразделений;

- организация закупки ПВХ;

- организация доставки ПВХ;

- отслеживание поставок;

- обобщение информации  и формирование отчетных документов.

В ходе этого процесса на основании заранее поданных заявок, формируется партия сырья. Подъемные  конструкции загружают его в машины, водитель перегоняет сырье непосредственно на завод, где такие же подъемные конструкции выгружают сырье прямо в экструзер, движущегося к необходимому оборудованию по сортировке и обработке сырья. При вывозе сырья со склада и при ввозе на завод происходит проверка необходимой документации. Приведем эти этапы с указанием времени, нужного для исполнения каждого из них, в таблице.

Таблица 4

Операции и время  выполнения процесса «Снабжение сырьем» на ООО «Стандарт»

Название операции	Время на выполнение, мин.
Проверка новых заявок (за день до ее исполнения)	5
Проверка складских  остатков	20
Подгон машин	6,5
Проверка документов об оплате (напечатать чек)	1,5
Работа подъемной конструкции  по загрузке вагонов	11,4
Перегон сырья
Проверка документов об объеме поставки	1,5
Работа подъемной конструкции по разгрузке вагонов	12
Движение по конвейеру  до сортировочного аппарата	1,3
Сортировка полученного  сырья	14
Итого	79,9

Известно, что на складе применяется компьютерная техника  для обработки документации, которая  имеет прямое соединение с компьютерами на заводе, откуда и поступают заявки.

Сами заявки оформляются  персоналом по шаблону и отправляются по внутренней электронной почте  на склад.

При установке программы ARIS Toolset на эти компьютеры больше не возникнет необходимости оформлять и посылать  заявки на склад. Программа предусматривает автоматический ежедневный пересчет всех ресурсов в каждом подразделении. Персоналу на складе не нужно будет смотреть заявки с завода, программа сама составит график необходимых поставок с указанием нужного количества. Разумеется, если мощность производства увеличится или уменьшится, в программу можно внести коррективы для расчета необходимого количества сырья.

Таким образом, процесс  занимающий 1,3 часа с помощью программного обеспечения сократится на 8 минут  или на 10%. Если предположить, что оформление документов и заявок некоторых процессов на предприятии происходит вручную, то общие затраты по времени сократятся примерно на 10% при внедрении процессного подхода, а с ним и нового программного обеспечения ARIS Toolset.

В рамках данной работы невозможно описать все бизнес-процессы предприятия  и оценить эффективность внедрения  процессного подхода по каждому  из них по существующим показателям  эффективности. Но на основании рассмотренного примера можно сделать вывод, что при внедрении программы часть ресурсов времени удастся сэкономить. Если учесть, что программа включает в себя и другие модули, подходящие для анализа всей деятельности предприятия, то она станет со временем незаменимой для руководителей, ведь проследить динамику за любой период по любой деятельности предприятия на основе более простых программ невозможно, тем более данная программа представит результаты анализа деятельности в графическом виде более наглядно, чем какая-либо другая.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВЫВОД: 
Именно сочетание функционального и процессного подхода к управлению предприятием, как правило, является "золотой серединой". Функциональная структура предприятия определяет "что делать", а процессная - "как делать".  
"глобальные изменения в мировой экономике в начале 80-х годов, когда наращивание объемов производства перестало быть синонимом благополучия, заставили многие компании изменить свое поведение на рынке и перейти от принципа "...произвести как можно больше" к принципу "...максимально удовлетворить клиента". Значительно изменились и отношения "продавец - покупатель", акцент сместился к "покупателю" (клиенту).  
Перестало работать правило "они купят все, что мы произведем", и появился термин "клиенто-ориентированная компания". Продолжается жестокая борьба за клиента, которая потребовала гибкости, новых идей, продуктов и услуг, быстрого выхода на рынки, снижения издержек и т.п. 
В такой ситуации функционально ориентированная схема управления начала давать серьезные сбои. 
Организация, на современный взгляд, представляет собой не множество отделов, а совокупность бизнес-процессов.  
Приведем мнение известного аналитика Г. Остерлоха: "...подчинение структуры процессам, а процессов стратегии" означает, что сначала надо выстроить стратегию, т. е сформировать видение будущего компании и определить его стратегические цели, затем выстроить бизнес-процессы таким образом, чтобы каждый из них был ориентирован на достижение конкретной цели (схема 2), и лишь после этого формировать оргструктуру предприятия, которая бы обеспечивала эффективное исполнение бизнес-процессов".

 

 

 

 

Список литературы

1. Хаммер М. Реинжиниринг корпорации. – СПбГУ, 1997
2. Калянов Г.Н. CASE структурный системный анализ (автоматизация и применение). – М.: Лори, 1996
3. Робсон М.  Практическое руководство по реинжинирингу бизнес-процессов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997
4. Ойхман Е.Г. Реинжиниринг бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997
5. http://ru.wikipedia.org/wiki/ARIS