Управление офисом

Содержание

 

Введение	3
1 Секретарь и помощник  руководителя в структуре управления	4
1.1 Работа секретаря и  помощника руководителя	4
1.2 Организация рабочего места и рабочего времени	8
1.3 Деловые контакты секретаря  и помощника руководителя	11
2 Организация деятельности  руководителя	13
2.1 Работа с посетителями в приемной и ведение деловых бесед	13
2.2 Взаимоотношения с руководителем и коллективом	21
2.3 Взаимоотношения с посетителями	24
Заключение	28
Список использованных источников информации	30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность выбранной  темы связана с тем что, секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

К вопросам работа секретаря  и помощник руководителя обращались в своих трудах Е. Скриптунова, М. Рогожин и Н. Серегин указывая на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря [8;6;7]. Н. В. Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества [2].

Практически все авторы (Скриптунова Е., Зельцерман К., Серегин Н.) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации в целом.

Целью данной контрольной  работы является - изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности. В рамках этой цели были поставлены следующие задачи:

1. Изучить теоретические источники по данному вопросу.

2. Рассмотреть организацию рабочего места и рабочего времени.

3. Проанализировать ведения  деловых бесед, взаимоотношения  с руководителем и посетителями.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, беседа. Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.

1 Секретарь и  помощник руководителя в структуре  управления

1.1 Работа секретаря  и помощника руководителя

 

Упорядочение потока деловых  связей, разнообразных коммерческих, финансовых, трудовых, профессиональных, культурных и других отношений на местном, региональном и федеральном  уровне приобретает первостепенное значение. В связи с этим профессия  секретаря учреждения, фирмы, организации, банка, торгового объединения, ассоциации, акционерного общества становится особенно значимой.

В настоящее время практически  ни одна уважающая себя фирма или  организация не может обойтись без  секретаря, который является своего рода диспетчером, распределяющим информационные потоки  и регулирующим контакты между посетителями и руководством фирмы (организации) или ее служащими. Его обязанности могут быть очень  разнообразными и весьма обширными. Их объем и направленность зависят  от целого ряда обстоятельств: размера  фирмы (организации) и направленности ее деятельности, специфики деловых  отношений внутри фирмы (предприятия), конкретных условий дело оборота  и отношений между людьми.

Как правило, работа секретаря складывается из двух составляющих:

- основных или базовых обязанностей;

- ряда дополнительных поручений, обусловленных текущими          ежедневными потребностями.    

К первому ряду могут быть отнесены следующие действия: телефонные переговоры, прием посетителей, рассылка телефонограмм, работа со служебными документами, в  том числе тиражирование отдельных  из них на ксероксе или принтере, отправка факсов, контроль за выполнением  решений, принятых руководителем, подготовка соответствующих материалов к совещанию или конференции, оповещение участников собраний, передача пожеланий руководства, ведомственных наставлений и инструкций служащим фирмы, их оповещение об особых заданиях или мероприятиях.

Ко второму ряду следует отнести  различного рода вспомогательные обязанности: поиск необходимых сведений в  словарях и справочниках, в энциклопедических  изданиях, определение очередности  при приеме нескольких посетителей, просмотр подшивок газет с целью  нахождения нужных статей, заказ необходимой  литературы в библиотеках и др. Иногда секретари выполняют роль курьеров (особенно это практикуется в малых фирмах) и доставляют срочную  корреспонденцию по требуемому адресу в пределах города. Безусловно, данный перечень может быть продолжен. К  примеру, в большинстве фирм и  организаций секретари готовят  для ожидаемых визитеров чай (кофе) или организуют столик с напитками  и легкой закуской.[7, 4].

Секретарь-референт - это  профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности  современного секретаря-референта  можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

- функции по документационному обеспечению управления;

- функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя [2, 11].

Все функции, права, обязанности и  ответственность секретаря в  определенной форме должны быть перечислены  в должностной инструкции, которая  разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается с  юрисконсультом предприятия и утверждается директором. Все существенные изменения  в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

В современных условиях процессы получения  и передачи информации связаны с  разнообразными техническими средствами: телетайпы, факсы, мобильные телефоны, глобальная компьютерная сеть Интернет, другие современные средства связи. Неуклонное развитие технических средств  требует от секретаря определенных технологических знаний и навыков. Если в прошлом для него достаточным  было умение сносно печатать на обычной  пишущей машинке, то в настоящее  время хорошо подготовленный секретарь  должен уметь пользоваться диктофоном, персональной ЭВМ, факсом, принтером, сканером, различной множительной техникой. Весьма полезными могут оказаться навыки стенографирования, хотя в современных  условиях стенография менее распространена, чем ранее.

Говоря о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необходимо назвать профессию секретаря  – из нее в соответствии с требованием  времени и выросла специализация  «персональный ассистент» или «личный  помощник руководителя». Также к  числу смежных можно отнести  все административные специальности: от координаторов, операторов call-центров, консультантов, ресепшионистов, делопроизводителей до офис-менеджеров и секретарей-референтов.

Круг обязанностей помощника  руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных  стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих  должностных обязанностей нередко  занимается административно-хозяйственным  обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров (водителей,менеджеров) оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

В мегакорпорациях, где в  каждом департаменте или подразделении  есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации  иногда возлагаются еще и функции  руководителя секретариата или заведующего  канцелярией.

Не секрет, что многие сотрудники рассматривают должность  персонального ассистента как хороший  старт, трамплин для достойной карьеры. В будущем толковый помощник руководителя, хорошо знающий структуру компании, направления ее деятельности, специализацию  сотрудников и внешние связи  предприятия, может стать топ-менеджером – исполнительным/административным директором, заместителем директора  или руководителем отдела/департамента. Нередко опытные помощники руководителя уходят в бизнес, так как приобретенные  знания и опыт позволяют им успешно  руководить собственным делом.

Таким образом, слагаемые успеха секретаря - это профессионализм, трудолюбие (исполнительность), стремление к самообразованию, сервис (высокое качество обслуживания клиентов), лояльность фирме.

Организованность - одно из важнейших  качеств секретаря. Он должен уметь  четко контролировать свои действия по времени, хорошо ориентироваться  в текущих делах, уметь быстро найти нужные документы и навести  необходимые справки, вежливо и  корректно вести телефонные переговоры и знать меру в больших и  малых делах. [7,5]

 

 

 

 

1.2 Организация рабочего места и рабочего времени

 

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению  рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение  соответствующих нормам условий труда [2, 25].

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных  продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют  в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook [8, 35].

На практике давно уже  известно, что секретарю удобнее  всего находиться в обособленном помещении, как правило, смежном  с кабинетом начальника. Даже в  малом предприятии у секретаря  должен быть свой стол со всеми необходимыми принадлежностями. В солидном офисе  должна быть, в идеале, комната отдыха и отделение для технических  средств (копировальных машин, аппаратов  для резки бумаг). [7, 10]

Планировка рабочего места  секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных  на него обязанностей, в то же время  отвечать требованиям экономии площади  помещения.

Рабочее место секретаря  в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю  и другим сотрудникам, непосредственно  в процессе работы.

Мебель для посетителей  должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.

Большую часть рабочего времени  секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.

Насыщенность рабочего места  секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов организации  рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений  стола. Ящики должны легко, плавно и  бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для  вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует помнить, что нередко  секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая  оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким  образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

Распорядок рабочего дня  секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или  прогнозировать. Но тем не менее, как  бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:

- постепенное вхождение в трудовой  ритм дня;

- чередование труда и отдыха;

- планирование работы.[7,15]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Деловые контакты  секретаря и помощника руководителя

 

Одним из важных деловых  контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.