Індексація документів з грифом секретності

       Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові позначки на документах, пов’язані з їх проходженням, виконанням (резолюції, погодження, візи, затвердження, позначки про виконання документа  і направлення його до справи).

       Індексація  документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надають документам під час  реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

       Індекси можуть бути простими і складними. Простий  індекс складається із порядкових номерів  певної групи документів у межах  календарного року.

       Складний  індекс, крім порядкового номера, включає  індекс за номенклатурою справ. У  системі ОДПС індекс справи за номенклатурою  повинен складатися з індексу (номера) структурного підрозділу та порядкового  номера справи в межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 25-231, де 25 – номер самостійного структурного підрозділу управління, 2 – номер  відділу у складі управління, 31 –  номер справи зазначеного відділу.

       Індекси вхідних та створюванних документів складається з порядкових номерів  у межах групи документів, які  реєструються і відповідно до завдань  пошуку можуть доповнюватися за номенклатурою  справ, питань діяльності користувачів або виконавців.

       Складові  частини індексу розміщуються в  наступному порядку:

• порядковий реєстраційний номер у межах документа, що реєструється;
• індекси за номенклатурою справ;
• питання діяльності кореспондентів чи виконавця;
• індекси нормативно-правового акту повинен складатися з установи, яка його видала і він проставляється через косу риску,іншу складові частини індексу відокремлюються косою рискою.

       Індексація  вхідних, вихідних та внутрішніх документів має свої особливості.

       Індекс  вхідного документа складається  із порядкового номера з початку  року (за журналом реєстрації) і може доповнюватись постійними позначками груп кореспондентів, видів документа  тощо.

       Індекс  вихідного документа складається  із порядкового номера документа  з початку року за журналом реєстрації, постійної позначки певної реєстраційної  групи кореспондентів та індексу  справи, де зберігається копія документа. Наприклад: № 139 / 2 / 05-031, де 139 – порядковий номер вихідного документа з  початку року, 2 – номер реєстраційної  групи кореспондентів, 05-031 – номер  справи за номенклатурою.

         Індекс внутрішнього документа  (крім розпорядчих документів) складається  із порядкового номера певної  реєстраційної групи документів  з початку року та індексу  справи, де зберігається документ. Розпорядчі документи, як правило,  мають прості індекси, але в  ряді випадків можуть доповнюватися  окремими буквами (накази з  кадрових питань, з матеріального  стимулювання тощо).

       Індекс  проставляється на відповідному місці  документа, визначеному формуляром-зразком. Він забезпечує юридичну повноцінність документа, дозволяє швидко розшукати необхідний документ при здійсненні довідково-інформаційної роботи, забезпечує зберігання документа та можливість контролю за його виконанням. [6]

    ВИСНОВОК 

       Індексація  документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

       Індекси вхідних і створюваних установою  документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись  індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

       Складові  частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

       Індекс  спільного нормативно-правового  акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. [1]

       Індекс  внутрішнього документа (крім розпорядчих  документів) складається із порядкового  номера певної реєстраційної групи  документів з початку року та індексу  справи, де зберігається документ. Розпорядчі документи, як правило, мають прості індекси, але в ряді випадків можуть доповнюватися окремими буквами (накази з кадрових питань, з матеріального  стимулювання тощо).

       Індекс  проставляється на відповідному місці  документа, визначеному формуляром-зразком. Він забезпечує юридичну повноцінність документа, дозволяє швидко розшукати необхідний документ при здійсненні довідково-інформаційної роботи, забезпечує зберігання документа та можливість контролю за його виконанням. [2]

    Список  використаної літератури 

1. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” від 17 жовтня 1997 р. № 1153 // Офіційний вісник України. – 1997. – № 43. – Ст. 50.
2. Закон України "Про державну таємницю" від 24.01.1994 р.
3. Закон України "Про інформацію" від 2.10.1992 р.
4. Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В. - Діловодство в банківських устано-вах: Навч. посібник /За заг. ред. к.е.н., проф. Боровського В.Н. — Київ: Центр навчальної літератури, 2006. — 224 с.
5. Наказ Головархіву України “Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” від 20 липня 1998 р. № 41 // Офіційний вісник України. – 1998. – № 38. – Ст. 1414.
6. Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. – К., 1997 – 18 с.
7. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації” // Офіційний вісник України. – 1997. – № 4. – Ст. 202.
8. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” // Офіційний вісник України. – 1998. – № 48. – Ст. 1764.
9. ДСТУ 4163–2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. – К.: Держспоживстандарт України, 2003.
10. Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. – К., 1997 – 18 с.
11. Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. – К., 1997 – 18 с. 
12. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-е вид., перероб., доп. – К.: Либідь, 2000. – 384 с.