Індексація документів з грифом секретності

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Ноября 2011 в 11:32, реферат

Описание работы

Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (чи одержання) до завершення виконання і відправлення.

Содержание работы

Вступ……………………………………………………………………………………………..
Розділ 1. Загальні відомості……………………………………………………………………
1.1. Документ як матеріальний об’єкт. Поняття «документ»…………………………...
1.2. Види документу………………………………………………………………….........
1.3. Документування управлінської діяльності установ………………………………...
Розділ 2. Реєстрація документів………………………………………………………………..
2.1. Індексація вхідних документів……………………………………………………..
2.2. Реєстрація та індексація вихідної кореспонденції…………………………………
2.3. Реєстрація та індексація внутрішніх документів…………………………………..
2.4. Правила реєстрації й індексування документів……………………………………
2.5. Датування і індексування службових документів…………………………………
Висновки…………………………………………………………………………………………
Список використаних джерел…………………………………………………………….........

Файлы: 1 файл

аняДИЛОВОДС.docx

— 62.86 Кб (Скачать файл)

Індекс  вихідного документа містить дві групи арабських цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр — індекс структурного підрозділу та номер справи за номенклатурою структурного підрозділу, який готував документ, друга — індекс посадової особи, яка підписала документ, і порядковий номер за книгою реєстрації з початку року.

Книга реєстрації вихідної кореспонденції:

Дата  Індекс документа)  Адре-сат (кому)  Короткий  зміст (про що)  Хто готував (вико навець)  Позначка про вико нання документа  № реєстру відправ лення
 1  2  3  4  5  6  7
 

       Формат A3 (297 х 420 мм) 

       Наприклад: якщо відправляється лист, індекс якого 23-15/ 10-1253, то:

       23 — індекс структурного підрозділу;

       15 — індекс справи за номенклатурою підрозділу (якому присвоєно індекс 23) із зазначеного питання (під номером 15 у номенклатурі справ підрозділу);

       10 — присвоєний індекс для керівництва;

       1253 — порядковий номер за книгою  реєстрації вихідної кореспонденції з початку року.

       У листах-відповідях на доручення вищих  органів, листах-відповідях на запити і звернення народних делегатів  України, міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств необхідне обов´язкове посилання на індекс і дату, вказані в документі кореспондента, що надіслав документ, на який дається відповідь. 

       2.3.Реєстрація  та індексація  внутрішніх документів 

       Індексами внутрішніх документів (наказів, постанов, розпоряджень, протоколів тощо) є їх реєстраційні порядкові номери, які присвоюються окремо кожному виду документа в межах календарного року.

       За  кожним видом документів нумерація  ведеться арабськими цифрами, починаючи з номера 1.

       Накази, що видаються в організації, індексують за кожним видом окремо:

  • накази про основну діяльність нумеруються арабськими цифрами і щороку починаються з № 1;
  • до індексів наказів, що стосуються особового складу (про призначення, переведення, звільнення, відпустки тощо) додаються літери "ВК".

       Постанови та розпорядження, що приймаються організацією, індексуються додаванням до порядкового номера відповідного виду документа з початку літери "п" — для постанов і літери "р" — для розпоряджень. Наприклад: постанова від 14.02.99 №1-п; розпорядження від 28.05.99 №18-р.

       Індекс  протоколу засідання правління, наради у керівника складається  з арабських цифр порядкового  номера з початку року.

       Інструкції, методики, положення, заходи, що видаються  без розпорядчого документа, але  мають силу нормативного документа і тривалий час дії, індексуються на однакових умовах із наказами про основну діяльність.

       Оригінали цих документів зберігаються в канцелярії, а контрольні примірники — у справах структурних підрозділів, що їх розробляли.

       Після підписання документів структурні підрозділи передають перший і третій примірники до канцелярії для реєстрації, тиражування, надсилання та зберігання. Завізовані другі примірники залишаються в справах структурних підрозділів — відповідальних виконавців.

       Для визначення тиражу та забезпечення надсилання документів відповідним адресатам виконавці складають і подають до канцелярії при реєстрації розрахунок надсилання. 

       2.4. Правила реєстрації й індексування документів

       Реєстрація  документів — фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу (при реєстрації документів, що надходять, у реєстраційному штампі проставляються дата й індекс надходження) з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.

       Індекс  документа складається з порядкового  номера в межах масиву документів, що, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами пономенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. У індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.

       Реєстрації  підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядніцькі, планові, звітні, обліково -статистичні, бухгалтерські, фінансові й ін.), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і які поступають з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки.

       Документи реєструються в організації один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

       Реєструються  документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

       Реєстрація  документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

       Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообороту до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

       Документи реєструються на картках. Щоб досягти  інформаційної сумісності реєстраційних даних і створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження документа), заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді, номер справи). Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений наступними: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки й ін. Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку регістраційно-контрольних карток визначається самою організацією.

       Кількість екземплярів регістраційно-контрольних  карток визначається числом довідкових і контрольних карток у структурних підрозділах, де документ буде виконуватись і контролюватися.

       Реєстрація  документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного масиву що реєструється.

       Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на регістраційно -контрольних картках установленої форми.

       Для реєстрації документів можуть використовуватися  копіювально-розмножуючу обчислювальну техніку.

       За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки.

       Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

       У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

       За  журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

       а) урядових документів;

       б) наказів керівника установи з  основного складу;

       в) наказів щодо особового складу;

       г) відряджень;

       д) рішень колега установи;

       е) актів ревізій фінансово-господарської  діяльності тощо.

       Автоматизована  реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

       Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; 
резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

       Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

       За  автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності  сітки - центральний банк реєстраційних даних.

       Автоматизовані  банки даних забезпечують працівників  апарату управління інформацією  про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. 

    2.5. Датування і індексування службових документів

       Дата  – один із реквізитів, який надає  документу юридичну силу. Датою наказу, розпорядження, листа, довідки, службової  записки та інших є дата їх підписання; рішень колегії – дата їх прийняття; акта, протоколу – дата зафіксованої події; статуту, положення, інструкції – дата затвердження.

       Дата  оформляється двома способами: цифровим і словесно-цифровим.

       Перший  спосіб передбачає проставлення трьох  пар арабських цифр у такій  послідовності: день (число) місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 25 лютого 1999 року цифровим способом слід позначити так: 25.02.99. Починаючи з 2001 року, рекомендується рік писати повністю. Тобто запис  словесно-цифровим способом дати 25 лютого 2001 року матиме такий вигляд: 25.02.2001.

       На  документах, які містять інформацію фінансового характеру, дату проставляють словесно-цифровим способом: 30 березня 2001 року.

       Дата  проставляється в лівій верхній  частині бланка документа у відведеному  для цього місці. Якщо документ оформляється не на бланку, дата ставиться нижче  від підпису зліва.

Информация о работе Індексація документів з грифом секретності