Совершенствования системы бюджетирования

Введение

Бюджетирование затрат на использование персонала является неотъемлемой частью эффективного управления предприятия, так как, во-первых, бюджетирование затрат на использование персонала обеспечивает текущее планирование и прогнозы деятельности службы управления персоналом, во-вторых, бюджетирование помогает обосновать затраты организации на адаптацию и функционирование персонала, тем самым определяет отклонения от намеченного плана, а также способствует своевременному исполнению требований законов и контрактов в части оплаты труда, в-третьих, бюджетирование позволяет повышать управляемость организации за счет оперативности.

Процесс бюджетирования предполагает формирование, согласование и утверждение всех операционных и финансовых планов компании, а также контроль их исполнения и возможность своевременного внесения необходимых корректировок.

Бюджетирование выполняет множество функций. Рассмотрим некоторые из них:

                  Планирование: определение финансовых целей и мероприятий, обеспечивающих их достижение. Бюджетирование позволяет определить источники образования и назначение расходования денежных средств и материальных ресурсов.

                  Координация различных видов деятельности. В процессе разработки бюджета координируются отдельные виды деятельности различных подразделений, что позволяет им работать согласовано, делая свой вклад в достижение целей организации.

                  Стимулирование руководителей. Каждый руководитель должен точно знать, чего ожидают от его подразделения. Если руководитель принимает участие в разработке бюджета своего подразделения, то стимулирующая роль проявляется еще больше.

                  Контроль текущей деятельности: обеспечение плановой дисциплины и т.д.

Функции бюджетирования на любом предприятии определяют его значение.

Бюджетирование играет огромную роль в эффективном управлении организации. Оно позволяет:

                  грамотно простроить стратегию работы с персоналом, исходя из целей компании;

                  определить бюджет расходов на персонал;

                  спрогнозировать возможность достижения целей компании с точки зрения развития человеческого ресурса фирмы;

                  разработать несколько вариантов плана в зависимости от существующей стратегии, в которой прописаны разные сценарии развития компании;

                  показать «прозрачность» работы с персоналом;

                  формировать необходимый уровень взаимоотношений с окружающей социальной средой, что является актуальным для градообразующих предприятий.

Целью исследования является разработка рекомендаций по совершенствованию системы бюджетирования.

Для достижении цели курсового исследования необходимо решить следующие задачи:

                  Раскрыть сущность и значение бюджетирования затрат на использование персонала;

                  Охарактеризовать виды бюджетирования затрат на использование персонала;

                  Составить организационно-кадровую характеристику ОАО «ОТГК Оренбургские тепловые сети»;

                  Проанализировать процесс бюджетирования затрат на использование персонала в ОАО «ОТГК Оренбургские тепловые сети»;

                  Разработать рекомендации по совершенствованию процесса бюджетирования затрат на использование персонала

Объектом исследования является ОАО «ОТГК Оренбургские тепловые сети».

Предмет исследования – особенности бюджетирования затрат на использование персонала в организации.

В качестве методов исследования были использованы: анализ, наблюдение, сравнение и обобщения теоретических источников.

Теоретическую и методологическую основу исследования составляют научные разработки ученых в области бюджетирования затрат на персонал таких как: Федорова Н.В., Минченкова О.Ю., Старовойтов М.К., Ашкинадзе А.В., Патрушева Л.А..

Информационная база исследования: учебные пособия по дисциплине «Управление персоналом», информационные ресурсы Интернет-порталов, нормативно-справочные материалы, локальные нормативные документы ОАО «ОТГК Оренбургские тепловые сети»: Устав ОАО «Оренбургская теплогенерирующая компания», Положение об обособленном подразделении (филиале) Оренбургские тепловые сети ОАО «Оренбургская теплогенерирующая компания», штатное расписание, Положение о заработной плате работников Оренбургских тепловых сетей, Положение о премировании работников Оренбургских тепловых сетей, Правила внутреннего трудового распорядка работников Оренбургских тепловых сетей, должностные инструкции.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ ЗАТРАТ НА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛА

1.1             Сущность и значение бюджетирования затрат на использование персонала в организации

Затраты организации на персонал является основным источником возмещения совокупных затрат на воспроизводство рабочей силы в странах со смешанной экономикой и представляют собой сумму вознаграждений в денежном и натуральной формах за выполненную работу и дополнительные расходы организации в пользу работников в течение года [28, с. 47].

Планирование является средством достижения целей организации, поэтому оно имеет большое значение в эффективном управлении организации. В современных условиях планирование становится центральным звеном управления. Рынок не отвергает планирование – наоборот, в конкурентной борьбе выходить на рынок со своей продукцией без заранее продуманного плана невозможно. В западной практике, говоря о финансовых планах, обычно оперируют словом "бюджет". Бюджет – это нормативный документ организации, определяющий источники образования и назначение расходования денежных средств и материальных ресурсов, предназначенных для обеспечения задач и функций организации и ее подразделений [14, с. 221].

Составление бюджетов преследует следующие цели:

                  разработка концепции ведения бизнеса;

                  планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия на определенный период;

                  оптимизация затрат и прибыли предприятия;

                  координация – согласование деятельности различных подразделений предприятия;

                  коммуникация – доведение планов до сведения руководителей разных уровней;

                  мотивация руководителей на местах на достижение целей организации;

                  контроль и оценка эффективности работы руководителей на местах путем сравнения фактических затрат с нормативом;

                  выявление потребностей в денежных ресурсах и оптимизация финансовых потоков.

Как и любое явление, бюджетирование имеет свои положительные и отрицательные стороны. Положительные стороны отождествляются с целями бюджетирования, а недостатки являются те проблемы, которые затрудняют достигнуть этих целей. Охарактеризуем недостатки бюджетирования:

                  различное восприятие бюджетов у разных людей (например, бюджеты не всегда способны помочь в решении повседневных текущих проблем, не всегда отражают причины событий и отклонений, не всегда учитывают изменения условий; кроме того, не все менеджеры обладают достаточной подготовкой для анализа финансовой информации);

                  сложность и дороговизна системы бюджетирования;

                  если бюджеты не доведены до сведения каждого сотрудника, то они не оказывают практически никакого влияния на мотивацию и результаты работы, а вместо этого воспринимаются исключительно как средство для оценки деятельности работников и отслеживания ошибок;

                  бюджеты требуют от сотрудников высокой производительности труда; в свою очередь сотрудники противодействуют этому, стараясь минимизировать свою нагрузку, что приводит к конфликтам, вызывает состояние подавленности, страха, а, следовательно, снижает эффективность работы;

                  противоречие между достижимостью целей и их стимулирующим эффектом: если достичь поставленных целей слишком легко, то бюджет не имеет стимулирующего эффекта для повышения производительности; если достичь целей слишком сложно, стимулирующий эффект пропадает, поскольку никто не верит в возможность достижения целей.

Кроме того, в процессе бюджетирования предприятие могут появлятся проблемы: политические интриги, которые могут повлиять на распределение ресурсов;  завышение потребностей в ресурсах; распространение ложной информации о бюджетах по неформальным каналам.

Рассмотрим такое понятие, как «бюджет затрат на использование персонала». Бюджет затрат на использование персонала – нормативный документ организации, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени ее совокупные затраты, предназначенные для адаптации и функционирования персонала, позволяющие реализовывать стратегию развития организации [28, с.27].

Бюджетирование затрат на использование персонала организации решает следующие задачи:

                  обеспечение текущего планирования и реальных прогнозов динамики производительности труда и ее взаимосвязь с ростом фондов оплаты труда;

                  обеспечение координации, кооперации и коммуникации подразделений организации при использовании персонала, что дает возможность обнаруживать наиболее узкие места в управлении персоналом и наметить варианты оптимизации затрат на него;

                  обоснование затрат организации на адаптацию и функционирование персонала, определение экономических последствий при возможных отклонениях от намеченного плана при помощи финансовых моделей и принятие эффективных управленческих решений, касающихся формирования фондов оплаты труда;

                  создание базы для оценки и контроля планов организации при освоении бюджетов на использование персонала;

                  исполнение требований законов и контрактов в части оплаты труда;

                  повышение управляемости организации за счет оперативного отслеживания отклонений фактических данных от плановых и своевременной корректировки действий.

При бюджетировании затрат на использование персонала организации необходимо ответить на следующие вопросы:

                  как адаптировать нанятый персонал к существующим организационным условиям и какие затраты в связи с этим возникнут;

                  сколько необходимо потратить на обеспечение нормальных условий труда и охрану труда;

                  какую систему оплаты труда выбрать и сколько средств направить на выплаты по данной системе;

                  какие дополнительные социальные выплаты производить, и какие результаты от них ожидаются;

                  каким будет компенсационный пакет работника?

Необходимо учитывать то, что все затраты, связанные с использованием персонала, будут покрыты прежде всего производительным трудом за счет стоимости, которую он принесет организации.

Таким образом, бюджетом называется директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени. Бюджет является документом, определяющим ресурсные ограничения предприятия, поэтому при управлении стоимостью на первый план выходит затратная его составляющая. Процесс бюджетирования охватывает четыре стадии: составление проекта бюджета, рассмотрение и утверждение его полномочным лицом, исполнение бюджета и контроль, составление отчёта об исполнении бюджета и его анализ. Принципами бюджетного процесса является единство, самостоятельность, балансовый метод.

1.2             Виды бюджетирования затрат на использование персонала

По мнению профессоров Минченковой О.Ю. и Федоровой Н.В.: «бюджетирование затрат на использование персонала включает в себя разработку следующих видов бюджетов [28, с. 110]:

1.                  бюджет затрат на адаптацию персонала;

2.                  бюджет затрат на работу персонала:

2.1.           бюджет затрат на улучшение условий и охрану труда;

2.2.           бюджет затрат на оплату труда персонала;

2.3.           бюджет затрат на социальные выплаты персоналу».

Рассмотрим каждый из видов бюджетирования затрат на использование персонала.

1.                  Затраты на адаптацию – это определенные прямые и косвенные издержки, которые несут работодатель и работник в процессе взаимного приспособления работника к организации и организации к работнику [20, с. 176].

Бюджетирование затрат на адаптацию персонала имеет огромное значение для организации и работника. Формирование персонала является дорогостоящей и длительной по времени процедурой. К началу работы организация на приобретение нового работника затрачивает значительное количество финансовых и временных ресурсов, которые могут быть потеряны организацией, если работник не сможет к ней адаптироваться и в дальнейшем уволится. Статистические данные многих организаций говорят об особенно высоком проценте увольнений, приходящемся на первый месяц работы новых сотрудников.