АИТ по учёту основных средств и нематериальных активов

• формирования целостной картины происходящего на предприятии;
• слаженной работы всех подразделений;
• улучшения качества обслуживания клиентов;
• эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

По мере развития цивилизации, внедрения  в повседневную жизнь достижений науки и техники в делопроизводстве стала использоваться оргтехника. И, наконец, когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:

• систем в архитектуре клиент-сервер;
• систем сканирования и распознавания текста;
• систем управления базами данных;
• систем поиска документов;
• Internet/Intranet.

Особо следует  остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями. В основном, эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПЭВМ; решаются вопросы о передаче информации в эти организации на магнитных носителях и по каналам связи.

Все хозяйственные  операции регистрируются в первичном  бухгалтерском документе — полном и достоверном письменном свидетельстве  о совершении хозяйственной операции. Документы имеют юридическую  силу. Общее методическое руководство  по их формированию и применению осуществляется Министерством финансов РФ и Госкомстатом РФ, которые издают положения о документах, разрабатывают типовые формы первичных документов, устанавливают порядок их заполнения и применения, издают инструктивные и методические материалы.

Все первичные  бухгалтерские документы разрабатываются  с учетом требований ГОСТа, унифицированной  системы документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

Документ учетного оформления содержит бухгалтерскую  проводку (корреспонденцию счетов). К ним относятся мемориальные ордера, листки-расшифровки.

Материальные  документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, МБП, полуфабрикатов, готовой продукции).

Расчетные документы  служат для оформления расчетных  взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникающим  обязательствам (например, счета, счета-фактуры, платежные требования-поручения).

Единичный первичный  документ является носителем информации об одной хозяйственной операции, а сводный — обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный отрезок времени (день, неделю, декаду, месяц). Он составляется на основании единичных (первичных) документов.

Разовый документ используется для совершения однократной хозяйственной операции, а накопительный ― для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций в пределах установленных сроков. Так, для отпуска материалов каждый раз необходимо оформлять новый документ — требование на отпуск. По лимитно-заборным картам материалы со склада отпускаются в пределах установленного лимита в течение месяца многократно.

Однострочный  документ содержит одну учетную позицию; многострочный — две позиции  и более. Однострочные документы (например, для оформления поступления материалов и их выдачи) применяют при ручной технике ведения учета, поскольку их использование облегчает группировку документов (по номенклатурным номерам, видам материалов и направлениям расхода). В условиях автоматизированной обработки данных с использованием компьютеров применяют многострочные документы.

Информационное  обеспечение бухгалтерских задач  включает также совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных  на машинных носителях.

Новая информационная технология обработки экономических задач, организация АРМ и вычислительных сетей, типовые и индивидуальные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной.

К информационному  обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения правовой информации.

Программа состоит  из двух частей:

Информационный  банк, который содержит нормативные  документы Министерства финансов РФ, Госналоговой службы РФ, законы и указы Президента, Госдумы, инструкции Центрального Банка РФ и т.п. Документы систематизируются по темам: налоги, трудовое право, гражданское право, хозяйственное законодательство, внешнеторговая деятельность.

Информационный  банк «Вопросы-ответы», который содержит официальные и неофициальные  разъяснения различных организаций, консультации ведущих юристов, экономистов  и аудиторов.

Пакеты мини-бухгалтерии  предназначены для бухгалтерий  с малой численностью, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета. Программы, ориентированные на малый бизнес, под общим названием «Проводка — Главная книга — Баланс», выполняют в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета. Наиболее известные пакеты этого класса: «1С:Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Фолио» и др.

Пакеты мини-бухгалтерии  просты в освоении и работе, рассчитаны на пользователя-непрофессионала. Несмотря на их большое разнообразие, они  имеют, как правило, общие характеристики. Например, автоматическое ведение журнала хозяйственных операций, наличие плана счетов и типовых проводок, возможность формирования ряда первичных бухгалтерских документов, автоматическое составление сводной бухгалтерской отчетности.

Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» рассчитаны на ведение малого и среднего бизнеса. Главной особенностью пакетов является их модульное построение. Основой  пакета, как и для малых предприятий, является модуль «Проводка - Главная книга — Баланс», в который встроены модули по некоторым участкам учета, где ведется развернутый аналитический учет. Например, по таким участкам учета, как учет заработной платы, материалов, основных средств, касса, банк, договора, поставщики и другим, ведение аналитического учета осуществляется в независимом режиме, но впоследствии происходит их интеграция в модуле «Проводка — Главная книга — Баланс», где обеспечивается составление сводной бухгалтерской отчетности. Эти пакеты выросли из «мини-бухгалтерии» и являются наиболее распространенными. Лучшими пакетами этого класса признаны «Парус», «Компех+», «Бемби+», «Бухкомплекс», «Суперменеджер».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ. ВХОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ.

 

Для начала определимся  БД каких оборотных средств мы хотим создать. Пусть это будет склад строительных материалов.

Наша будущая  БД будет принадлежать к типу реляционных  БД,  которые  представляют собой  связанную между собой совокупность таблиц базы данных (ТБД). Связь между  таблицами может находить свое отражение в структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

При практической разработке БД строки таблицы зовутся - записями, столбцы-атрибуты - полями.

Одно из важнейших  достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

По условию  задания наша БД должна состоять из трех таблиц: «Номенклатура», «Движение  материалов» и «Контрагенты» . Сформированные таблицы имеют следующий вид (табл.1,2,3.):

 

Таблица 1. «Номенклатура»

 

Код Материала	Название материала

 

 

 

 

Таблица 2. «Контрагенты»

Код Поставщика	Поставщик	Адрес	Телефон службы сбыта

 

 

Таблица 3.«Движение  материалов»

Код Поставки	Код Поставщика	Код Материала	Дата Поставки	Ед. Изм.	Количество	Цена	Заметки

ГЛАВА 4. АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ. РАЗРАБОТКА МОДЕЛИ ДАННЫХ.

 

Структура любой  базы данных Access показана на рис. 1.

Рис.1. Структура  базы данных Access

Мы поступим точно так же. Для того, чтобы  наша БД могла удовлетворить нашим  требованиям, нам понадобятся такие  структурные элементы как:

• таблицы (о них мы уже рассказали),
• формы, запросы на основе специального языка SQL,
• запросы,
• отчеты,

И наша модель БД будет иметь такой вид (рис.2):

 

Запросы

 

Отчеты

 

 

Формы

 

 

Рис.2. Модель БД

ГЛАВА 5. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ. ВЫХОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ.

3.1. Создание  таблиц.

Для создания таблицы  в режиме конструктора необходимо:

 

1. открыть базу данных;
2. на вкладке «Таблицы» выбрать «Создание таблицы в режиме конструктора», откроется окно конструктора;
3. ввести имена полей таблицы и выбрать тип данных для каждого поля;
4. изменить свойства полей, если это необходимо;
5. выбрать ключевое поле, если это необходимо;
6. выполнить «Файл»®»Сохранить» и сохранить таблицу, при этом если ключевое поле не было выбрано, Access предложит его создать;
7. закрыть таблицу.

 

Созданные таблицы  нами таблицы представлены на рис.3,4,5:

Рис.3. . «Номенклатура»

 

Рис.4. . «Контрагенты»

 

Рис.5 .«Движение  материалов»

Для примера, приведем структуру таблицы . «Контрагенты»(см. табл.4).

Табл.4. Структура таблицы . «Контрагенты»

 

Поле	Тип данных	Примечание
КодПоставщика	Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access автоматически  присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.
Поставщик	Текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов
Адрес	Текстовый	_____
Телефон	Текстовый	Используется  маска ввода 0\-00\-00;0;_