АИТ по учёту основных средств и нематериальных активов

Информация, которая обслуживает  процессы производства, распределения, обмена и потребления, материальных благ и обеспечивает решение задач  организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. В технологии обработки первичные сведения о производственных и хозяйственных операциях, людях, выпуске продукции, фактах приобретения и продажи товаров выполняют роль предметов труда, а получаемая результатная информация – продукта труда; она используется для анализа и принятия управленческих решений.

Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация, представляющая собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях отраслевого и регионального управления народным хозяйством.

Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии  объектов управления на определенный момент времени. Экономическая информация отражает деятельность предприятий  и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Для экономической информации характерны:

большие объемы;

многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

многообразие ее источников и потребителей;

значительный удельный вес  логических операций при ее обработке.

Эти свойства экономической  информации предопределяют научно-техническую  необходимость и экономическую  целесообразность использования средств  вычислительной техники и, прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации.

Структура экономической  информации достаточно сложна и может  включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию. По структурному составу информационные совокупности можно разделить на:

реквизиты;

показатели;

документы.

Элементарными неделимыми единицами экономической  информации являются реквизиты, выражающие определенные свойства объекта. Реквизиты  подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства описываемого объекта (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.). Реквизиты-основания дают количественную характеристику явлений, выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т.д.). Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания экономического смысла не имеют, поэтому применяются только в сочетании друг с другом.

Совокупность  логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель.

На основе показателей  строятся документы. Документы, используемые в процессе управления, планирования и учета, могут включать один или  несколько показателей с обязательным указанием лица, ответственного за содержащуюся в них информацию.

При проектировании автоматизированной обработки информации важное значение имеет изучение ее элементов в трех основных аспектах: прагматическом, семантическом и  синтактическом.

Прагматический  аспект рассматривает информацию с точки зрения ее практической полезности, ценности для потребителя и принятия им решений. Прагматическое изучение информации позволяет установить состав показателей, необходимых для принятия решений на различных уровнях управления, разработать унифицированную систему показателей и документов.

Семантический аспект при изучении информации дает возможность раскрыть ее содержание и показать отношение между смысловыми значениями ее элементов.

Синтактический аспект рассматривает отношения между единицами информации. На этом уровне исследуются закономерности образования информационных совокупностей: показателей из реквизитов, документов из показателей. Количественная оценка информации на этом уровне позволяет получить данные для описания процессов преобразования информации, выбора рациональных маршрутов движения документов и технологических вариантов их обработки.

Изучение экономической  информации в различных аспектах дает возможность выявить состав информационных совокупностей и их структуру, закономерности преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевременность, точность), а также способы их получения, обработки, защиты и последующего использования.

Таким образом, накопленная и систематизированная информация с соответствующими средствами ее хранения, накопления и просмотра становится объектом купли-продажи, получает оценку < кос и потребительной полезности в виде стоимости.

Миссия  информационных систем — информационное обеспечение предметной деятельности организации.

Важнейшими  характеристиками информационных систем являются границы и элементный базис. По определению, информационные системы являются открытыми, т. е. взаимодействующие с внешней средой. Установление границ системы и окружающей ее среды не имеет тривиальных решений. Для того, чтобы указать среду полностью, необходимо знать все факторы, воздействующие на систему или испытывающие воздействие с ее стороны — задача в общем случае непростая.

Для информационных систем организаций может быть предложено следующее решение. Отождествим  элемент оргштатной структуры (сотрудника организации) и элемент информационной системы. С учетом того, что сотрудники организационно объединяются в подразделения, последние в информационном аспекте можно рассматривать в качестве информационных подсистем, а организацию в целом — как информационную систему. В этом случае взаимосвязи с внешними организациями и гражданами будут взаимосвязями с внешней средой, причем их отношения также могут быть как функциональными, так и информационными.

Автоматизированная  информационная система (АИС) — совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации.

АИС являются, с  одной стороны, разновидностью информационных систем (ИС), с другой — автоматизированных систем (АС), вследствие чего их часто называют ИС или АС.

В АИС за хранение информации отвечают:

на физическом уровне

встроенные  устройства памяти (RAM)

внешние накопители

дисковые массивы 

на программном  уровне

файловая система  ОС

СУБД 

Системы хранения документов, мультимедиа и т. д.

В настоящее  время широко применяются различные  программные средства при работе с компьютером, в том числе  и автоматизированные информационные системы.

Информационная  система (ИС) – система хранения, обработки и передачи информации, представленной в определенной форме. В вычислительной технике информационная система представляет собой программный  комплекс, который предоставляет возможность надежного хранения данных в памяти, выполнение преобразований информации и вычислений, предоставление пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса. Таким образом, использование информационных систем позволяет:

работать с  большим объемом данных (причем прослеживается преобладание логической обработки над математической);

хранить данные в течение длительного временного периода;

связать несколько  компонентов, имеющих свои локальные  цели, задачи и приемы функционирования, в единую систему для работы с информацией;

значительно снизить  затраты на хранение и доступ к  необходимым данным;

достаточно  быстро находить требуемую информацию и т. д.

Автоматизированная  информационная система(АИС) – информационная система, использующая электронно-вычислительную машину на этапах ввода, подготовки и выдачи информации, то есть является развитием информационных систем, занимающихся поиском с помощью прикладных программ. Автоматизированные информационные системы относятся к классу сложных систем, как правило, не столько в связи с большой физической размерностью, сколько в связи с многозначностью структурных отношений между их компонентами. АИС может быть определена как комплекс автоматизированных информационных технологий, предназначенных для информационного обслуживания – организованного непрерывного технологического процесса подготовки и выдачи потребителям научной, управленческой и др. информации, используемой для принятия решений, в соответствии с нуждами для поддержания эффективной деятельности.

Повышение эффективности функционирования предприятий невозможно без внедрения современных методов управления, базирующихся на АИС управления предприятиями. АИС позволяют:

повышать производительность работы персонала;

улучшать качество обслуживания клиентов;

снижать трудоемкости и напряженность труда персонала, минимизировать ошибки в его действиях;

Таким образом, можно сделать вывод о том, что в общем виде автоматизированная информационная система – совокупность аппаратных (технических) средств, математических средств (математические модели, алгоритмические способы обработки информации, методы поиска и описания объектов программирования), телекоммуникационных средств, средств сбора и хранения информации.

Создание комплексной  автоматизированной системы включает последовательные этапы:

• автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;
• использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;
• интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;
• объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;
• использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации  деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

• оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;
• жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;
• настраиваемую систему разработки отчетной документации;
• переход на новые технологии и методы работы;
• улучшение условий труда;
• и гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации  работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии. Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь - это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация документооборота необходима для: