План организации мероприятия

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего 
профессионального образования

ФГБОУ ВПО “Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского”

Факультет международного бизнеса

Кафедра маркетинга и рекламы

Дисциплина: Организация специальных мероприятий

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОТЧЕТ

На тему: План организации мероприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка БР-904 гр.

Шамко В.Г.

(фамилия, имя, отчество)

Научный руководитель

Ольга Михайловна Борисова

(ученая степень, должность, фамилия,  инициалы)

 

 

 

 

 

 

 

 

Омск 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………………………….3

1. Цель, задачи, информационный повод………………………………………………..…….4
2. Организационный план мероприятия……………………………………………………….5
3. План материально-технического обеспечения мероприятия……………………………...6
4. Информационный план………………...…………………………………………………….8
5. Финансовый план………………………………………………………………………….….9

Заключение……………………………………………………………………………………...10

Приложение 1…………………………………………………………………………………...11

Приложение 2…………………………………………………………………………………...11

Приложение 3…………………………………………………………………………………...12

Приложение 4………………………………………...................................................................14

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Группа компаний «Феникс-Авто» - это один из крупнейших в регионе  автомобильных холдингов с более  чем пятнадцатилетней историей. Входящие в него предприятия располагают  современными дилерскими центрами, где  осуществляются продажа новых автомобилей  и автомобилей с пробегом, сервисное (гарантийное и постгарантийное) обслуживание, реализация запасных частей и аксессуаров.

ГК «Феникс-Авто» это  и станции технического обслуживания Сервис-маркет. Каждый сервис-маркет «Феникс-Авто» располагает боксами, где осуществляются замена технических жидкостей и мелкосрочный ремонт автомобилей зарубежного и российского производства.

Целью данной работы является разработка проекта организации  мероприятия в условиях реальной рыночной ситуации. Для разработки проекта рекомендовалось выбрать  г. Омск. В проекте было необходимо описать:

1. Цель, задачи мероприятия. Информационный повод.
2. Организационный план мероприятия.
3. План материально-технического обеспечения мероприятия.
4. Информационный план.
5. Финансовый план.

В качестве компании-организатора я взяла «Феникс - Авто». Далее рассмотрим подробнее организацию специального мероприятия данной компанией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ЦЕЛЬ, ЗАДАЧИ, ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПОВОД

 

В 2013 году компания «Феникс  Авто» стала официальным представителем французского бренда Citroen в Омске.

Перед отделом маркетинга была поставлена задача представить новый дилерский центр наилучшим образом: качественно, громко и креативно, следуя слогану Citroen.

Итак, цели рекламной кампании:

• Заявить о себе как о новом официальном дилере CITROЁN в городе/регионе
• Привлечь внимание потенциальной аудитории
• Обеспечить трафик визиты/контакты  к моменту официального открытия ДЦ

 

Для выполнения цели были поставлены следующие задачи:

Составить

1. Организационный план мероприятия
2. План материально-технического обеспечения мероприятия
3. Информационный план
4. Финансовый план.

 

Подготовка к официальному открытию началась за три месяца до его проведения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ПЛАН МЕРОПРИЯТИЯ

 

В приложении 1 показано место  проведения мероприятия.

Дата проведения – 19 сентября 2013 года по адресу ул. Маяковского, 82.

План:

1) Согласование  даты открытия с отделом маркетинга: за 45 дней до мероприятия

2) Согласование сценария с отделом маркетинга: за 30 дней до мероприятия

3) Согласование с отделом маркетинга всех макетов сопутствующих материалов, производимых к мероприятию.

4) Согласование с отделом  маркетинга меню кейтеринга (См. приложение 2).

5) Согласование с отделом  маркетинга кандидатуры ведущего, хостес и их внешний вид (См. приложение 3).

5)Приглашение спонсоров.

6)Ключевые элементы оформления территории:

• Экспозиция автомобилей перед входом в шоу-рум.
• В шоуруме - наличие всех элементов первичной идентификации, оформление салона POS-материалами, чистота
• Работа хостесс при входе, за ресешн, регистрация гостей.
• Трансляция актуальных видеоматериалов в шоуруме
• Оформление места проведения официальной церемонии, развлекательной программы. Сцена, баннер задник.
• Наличие гардероба для гостей
• Оформление салона цветочными композициями.

 

7) Схема проведения мероприятия. предпочтителен вечерний формат.

• Сбор гостей – 30 минут
• Официальная церемония открытия – 15 минут
• Выступление представителя CITROЁN,  руководства дилерского центра, представителя местной власти – 15 минут.
• Развлекательная программа, тест-драйв – все остальное время.

 

Элементы мероприятия:

• Генеральная репетиция.
• Пресс-конференция с участием представителей марки CITROЁN и руководителей дилерского центра.
• Официальная часть (выступление официальных лиц, церемония торжественного разрезания ленточки). Первое слово в официальной части предоставляется руководителю марки CITROЁN в России, после этого на сцену приглашается генеральный директор «Феникс - Авто». 
• Развлекательная часть (концертно-развлекательная программа).

3. ПЛАН МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ

 

1. Оформление площадки  перед салоном (паркинг + тестовые  автомобили):

• Очистить от мусора площадку перед салоном.
• Подготовить площадку: флаги на флагштоках должны быть чистые, перед входом слева или справа должны быть размещены тестовые а/м Дилера, оклеенные согласно требованиям.
• Расчистить парковку для гостей, в случае необходимости обозначить подъезд к парковке.
• Во время проведения мероприятия на парковке должен работать парковщик, который будет помогать гостям припарковать автомобили, въехать/выехать. 

 

2. Зона встречи \ проводов  гостей 

Парадный вход в шоу-рум, где должна быть организована стойка регистрации гостей, место, где работают хостес, здесь же должно быть организовано место для хранения подарков гостям. Задача хостес: приветствие гостей, фиксация трафика, проверка пригласительных, в случае его отсутствия, гостя проверяют по спискам, которые заранее должны быть приготовлены, раздача подарков по окончании мероприятия.

3. Сидячая зона 

Необходимо предусмотреть  небольшую зону с сидячими  местами, так как мероприятие будет  длиться более 1 часа.

4. Экспозиция автомобилей 

Автомобиль должен иметь таблички с названием модели спереди и сзади, а/м чистый, без полиэтиленовых пакетов, чистая резина, наличие оригинальных ковров в салоне автомобиля. Выставочные автомобили по возможности, должны быть представлены в максимальной комплектации. 

5. Фуршетная зона 

Оформление кейтеринга должно быть на высшем уровне. Недопустимо использование пластиковой посуды. Столы фуршетной линии должны быть зачехлены скатертями и юбками в пол, цветовая гамма красных и белых цветов, официанты должны быть в форме. В шоу-руме должны быть расположены высокие коктейльные столы, для удобства гостей. Столы также чехлятся скатертями и юбками.

8. Детская зона

Составление списка персонала  для работы с гостями на мероприятии:

 

• Парковщики
• Хостесс на встречу гостей
• Официанты
• Гардеробщик
• Механики салона
• Менеджеры отдела продаж

 

Список  материалов по оформлению и использованию на мероприятии:

• Приглашения + конверты
• Press Wall
• Бейджи и визитные карточки для персонала
• Подарочные пакеты с логотипом
• Подарки для клиентов
• Прайс-листы в стойках, каталоги по моделям
• Карточка гостя
• Рамка для моментальной фотографии
• Анкета для тест – драйва
• Подарочный сертификат

Все примеры в презентации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПЛАН

 

 

1. Интернет-сайт созданный за 14 дней до открытия.
2. Каналы коммуникации:.

За 30 дней до открытия:

• Наружная реклама (щит на Б.Хмельницкого)

 

За 14 дней до открытия:

• Радио, Интернет
• D-mail. Почтовая /e-mail / sms рассылка, с использованием клиентской базы дилера, информации по открытию салона, с указанием услуг, сезонных предложений по запчастям и сервисному обслуживанию, актуальным финансовым программам и др.

PR:

• За 1,5-2 месяца необходимо подготовить и разослать по СМИ пресс-релиз с информацией по открытию.

 

Приглашение гостей:

 

• За две недели до открытия

1. Написание новости на  собственном сайте о мероприятии   с приглашением на торжественное открытие автоцентр. Пример новости в приложении 4.

 

2. Первый обзвон клиентов с приглашением на открытие, по результатам обзвона - курьерская доставка приглашений по клиентам, которые подтвердили присутствие на открытии и высказали свой интерес, также подтвердили адрес отправки. Текст и макет пригласительного должен быть согласован (в пригласительном необходимо указать, на сколько гостей действительно данное приглашение. Желательно разместить схему проезда к салону).

• За неделю до открытия

 

1.   Второй обзвон клиентов с напоминанием  о мероприятии

Приглашения могут быть как  полиграфические, так и электронные.

 

 

 

 

4. ФИНАНСОВЫЙ ПЛАН

Проведение мероприятия:

 

Статья расходов	Стоимость
Фуршет	210 000
Ведущий	13 000
Фотограф	10 000
Лазерное шоу	25 000
Детские аниматоры	15 000
Аква грим	6 000
Официанты	8 000
Промоуторы	5 000
Украшение салона цветами	12 000
POS- материалы	42 000