Автоматизация отдела размещения гостиницы Одон

Предприятие в настоящее время предлагает к услугам гостей номера различных категорий: от эконом - класса до современных комфортабельных номеров класса полулюкс, оборудованных Wi Fi выходом в Интернет, телефоном, мини-баром с прохладительными напитками.

В 1,2-хместных стандартных номерах содержатся стандартные кровати, телевизор, маленький холодильник, санузел с ванной или душевой кабиной, телефон.

Номера "Люкс" двухкомнатные включают спальню и зал. В каждом «люксе» - мягкая мебель, холодильник, телевизор, телефон, кондиционер, новая сантехника, зеркало для бритья, душ.

"Студия-люкс" - однокомнатные: 2-спальная  кровать, кондиционер, мягкая  мебель, плазменный телевизор, холодильник,  новая сантехника, душевая кабина.

Стоимость проживания за сутки в  номерах разных категорий представлена в таблице 1:

Таблица 1. Стоимость проживания в  номерах.

Категория номера	Стоимость номера за сутки, руб.
Одноместный (без санузела)	550
Одноместный с санузелом	850
Двухместный (без санузела)	960
Двухместный с санузелом	1400
Люкс	2260

Филиалов, представительств и обособленных подразделений на территории Республики Бурятия и за ее пределами фирма  не имеет.

На предприятии имеется отдел  бухгалтерии, отдел размещения, сервисный отдел. Организационная структура гостиницы «Пирамид-Отель» приведена на схеме 1:

 

 

Бухгалтерия

Отдел размещения

Сервисный отдел

Закусочная

Директор

Гл. Бухгалтер

Ст. Администратор

Деж. Администратор

Ст. Горничная

Горничная

Техники

Ст. Сотрудник СО

Сотрудник СО

Директор  закусочной

Бармен

Официант

Мойщица посуды

Уборщик зала

 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Схема 1. Организационная структура  гостиницы «Одон»

Отдел бухгалтерии:

1. Главный бухгалтер
2. Бухгалтер кассир

Бухгалтер ведет учет имущества, обязательств и хозяйственных операций способом двойной записи в соответствии с  рабочим планом счетов бухгалтерского учета.

Бухгалтер использует компьютерную программу  «1С: Бухгалтерия»

Применяются следующие регистры бухучета:

А) ордера,

Б) регистры аналитического учета,

В) журнал регистрации хозяйственных  операций,

Г) баланс.

Отдел размещения:

В данном отделе решаются следующие  задачи:

1. Обеспечение процедуры поселения и выезда гостей.
2. Контроль, за выполнением требуемых условий для проживания гостей.
3. Контроль, за выполнением функциональных обязанностей подчиненными.

Данный отдел  предусматривает  работу следующих сотрудников:

1. Старший администратор 1 чел.
2. Дежурный администратор 3 чел.
3. Горничные 4 чел.
4. Техники 2 чел.

Обязанности:

1. Принимать и обрабатывать предварительные заявки на размещение клиентов.
2. Контролировать подготовку номеров к заселению.
3. Организовывать и контролировать работу горничных, качество уборки номеров и служебных помещений и их комплектацию.
4. Применять меры административного воздействия по отношению к горничным и техникам, а также следить за выполнением функциональных обязанностей сотрудниками других служб.
5. Регистрировать и размещать клиентов.
6. Производить расчет клиентов.
7. Обеспечивать непрерывность телефонной и факсимильной связи.
8. Обеспечивать точность и своевременность передачи всех видов информации, адресованной как клиентам, так и сотрудникам гостинцы.
9. Выполнять обязанности справочно-информационной службы гостиницы.
10. Следить за соблюдением правил пожарной безопасности и техники безопасности.

Сервисный отдел:

Цель данного отдела - обеспечение  безопасности гостиницы и сервисного обслуживания клиентов.

В данном отделе решаются следующие  задачи:

1. Охрана гостиницы и прилегающей к ней территории.
2. Охрана сотрудников во время их нахождения на территории гостиницы.
3. Охрана клиентов, проживающих и пользующихся услугами гостиницы, их имущества.
4. Контроль за противопожарной безопасностью гостиницы.
5. Встреча клиента.
6. Поднос багажа.

Данный отдел  предусматривает  работу следующих сотрудников:

1. Старший сотрудник сервисного отдела 1 чел.
2. Сотрудник СО 3 чел.

Обязанности:

1. Обеспечить пропускной режим.
2. Встречать клиента, принимать у него багаж, провожать в номер.
3. Знать расположение комнат и подсобных помещений внутри гостиницы , а также мест возможного наблюдения и проникновения в гостиницу.

Администрация

Взаимодействие  отдела размещения с другими подразделениями  представлены на схеме 2:

 

4

3

5

Бухгалтерия

Отдел размещения

6

2

1

Клиент

 

Схема 2 - Документооборот отдела размещения

Расшифруем информационные потоки, изображенные в виде стрелок на рисунке:

1 - входящие финансовые потоки от клиентов – наличные деньги, анкета,

2 - счета по оплате за проживание,

3 - приказы, указания, планы,

4 - план загруженности гостиничных номеров, итоговые отчеты,

5 - договора, счета, документы строгой отчетности, а так же финансовые потоки, т.е. деньги,

6 - документация, т.е. справки, отчеты, бухгалтерские формы.

Источниками финансовых ресурсов предприятия  являются прибыль и амортизационные  отчисления гостиницы. Предприятие получает прибыль как от основной деятельности, так и от оказания дополнительных услуг проживающим.

Чистая прибыль предприятия, остающаяся у него после уплаты налогов и  других платежей, поступает в полное распоряжение руководства и используется им самостоятельно.

Для того, чтобы оценить деятельность предприятия нужно провести анализ технико-экономических показателей  по данным отчетности предприятия. Это  позволит сделать предварительный  вывод об результатах работы предприятия.

Анализируемые данные представлены в таблице 2.

Таблица 2. Технико-экономические показатели деятельности Гостиницы «Одон» за 2008-2009 гг.

Показатели	2008	2009	Изменение
			Тыс. руб.	%
Выручка от продажи товаров, услуг, тыс.руб.	15595	18287	+2692	+17,3
Себестоимость проданных товаров, услуг, тыс.руб.	12253	14001	+1748	+14,3
Прибыль от реализации, тыс.руб.	588	676	+88	+1,1
Коммерческие расходы, тыс. руб.	534	598	+64	+11,9
Управленческие расходы, тыс.руб.	2200	1986	-214	-9,7
Рентабельность продаж, %	4,8	4,9	+0,1	+2,1

 

Выручка от продажи товаров, услуг  с 2008 по 2009 гг. увеличилась на 2692 тыс.руб., прибыль от реализации также увеличилась  на 88 тыс. руб. Управленческие расходы  уменьшились на 214 тыс.руб. Рентабельность продаж увеличилась на 0,1. Эти данные позволяют сделать вывод о  том, что гостиница «Одон» работает рентабельно и стабильно.

2.1 Обоснование проектных решений по автоматизации деятельности

Необходимо отметить недостаточный уровень автоматизации отдела размещения, в направлении работы с клиентом, т.е. в настоящее время существует "бумажная" технология сбора, хранения, обработки и передачи информации, что не совсем удовлетворяет современным требованиям управления. Также, данная работа требует большого количества затрачиваемого времени.

В настоящее время существует большое количество систем для автоматизации гостиниц, такие как «Хортица-Отель», «Profit-отель», "1С-Рарус:Управление отелем", «Shelter». Данные системы являются платными и имеют различные цены.

Процедура регистрации  должна проходить  быстро и  без  ошибок.  Именно  в  упрощении  и  ускорении   этого процесса и состоит основная функция гостиничной автоматизированной ИС. Для данной гостиницы необходимо создание информационной системы комплексной автоматизации деятельности гостиницы по размещению граждан, что ускорит процесс обслуживания клиентов гостиницы и позволит освободить администраторов отдела размещения от рутинного труда. В следствие высвобождения свободного времени, возможно сокращение количества администраторов отдела размещения.

Для качественной и оперативной работы службы приема и размещения необходимы современные  технические средства. Поэтому оптимальным  решением задач автоматизации гостиницы  выступает создание Автоматизированной Информационной Системы.

Причины, побуждающие к созданию АИС для  гостиницы:

• Сбор максимально полной информации обо всем, что происходит в гостинице, и в первую очередь - о клиенте, что в настоящее время является не только проявлением заботы, но и определенной гарантией безопасности;
• Наиболее качественный контроль за жизнью гостиницы, за тем, сколько и какие номера заняты,  какие пользуются наибольшей популярностью;
• Эффективный контроль и управление персоналом;
• Автоматизация процессов вселения и выселения, что во много раз повышает скорость работы и ускоряет соответствующие процессы, что, несомненно, отмечают клиенты;
• Своевременная информация, предоставленная информационной системой об освобождении номера, позволит оперативно подготовить его для следующего гостя и т.д.

Создание АИС способствует повышению  эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления. Наибольшая эффективность  АИС достигается при оптимизации  планов работы предприятий, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных  решений, четком маневрировании материальными  и финансовыми ресурсами и  т.д. Поэтому процесс управления в условиях функционирования автоматизированных информационных систем основывается на экономико-организационных моделях, более или менее адекватно  отражающих характерные структурно-динамические свойства объекта.