Использование информационных технологий

2) Низкая квалификация  работников Администрации, т.  к. не все работники Администрации могут в совершенстве владеть навыками использования современных информационных технологий;

3) Использование устаревшей  компьютерной техники в обращении  документов;

4) Незаконный физический доступ посторонних лиц к информации на компьютере и в сети. Здесь злоумышленнику достаточно просто снять с компьютера жесткий диск и получить необходимую информацию в другом месте, а еще проще - запустить свой загрузочный диск на чужом компьютере и после его загрузки считать всю информацию. В последнем случае собственник даже не догадается, что кто-то вторгся в его ПК;

5) Проблемы безопасности возникают в связи с потерей носителей информации. Потеря носителя фактически означает утрату информации, важность и стоимость которой может в разы превышать стоимость самого носителя.

 

Пути решения проблем  использования ИТ:

1) Сохранение данные на внешнем сетевом носителе и хранить его отдельно с максимально ограниченной возможностью доступа, а также применение шифрации жесткого диска;

2) Внимательно и благоразумно относится к сохранности своей информации.

3) При внедрении информационной  технологии в организации необходимо проанализировать последствия внедрения данной технологии;

4) Постоянное усовершенствование информационных технологий.

 

3.2 Разработка электронного документооборота в Администрации Октябрьского района г. Орска

 

Сущность предложения.

В рамках реализации и  внедрения Муниципальной информационной системы г. Орска выполнены работы по созданию единой системы электронного документооборота в Администрации Октябрьского района.

Автоматизированная система  делопроизводства предназначена для  автоматизации процессов общего делопроизводства, делопроизводства обращения граждан, контроля исполнения поручений руководства, текущей работы с документами в структурных подразделениях организации, обработки и согласования проектов документов, ведения электронного архива. Система имеет гибкие средства настройки, которые позволяют реализовать автоматизированный процесс делопроизводства и электронный документооборот в масштабах любой корпорации, предприятия или учреждения со сложной организационной структурой и удаленными подразделениями.

Полное описание концепции  решения.

Система предназначена  для автоматизации процессов общего делопроизводства, делопроизводства обращения граждан, контроля исполнения поручений руководства, текущей работы с документами в структурных подразделениях организации, обработки и согласования проектов документов, ведения электронного архива.

Основными целями разработки и внедрения Системы являются:

• повышение эффективности принятия управленческих решений;
• усиление контроля исполнительской дисциплины;
• оптимизация потоков документационной информации в бумажном и

электронном виде;

• исключение случаев утери документов;
• создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов;
• обеспечение оперативного контроля эффективности делопроизводства для информирования руководства, контроля исполнения документов, принятия решений на основе полной и достоверной информации о ходе исполнения документов и поручений;
• предоставление руководству организации возможность внедрения эффективных методов сокращения объемов служебной переписки;
• обеспечение регулярной проверки состояния делопроизводства, как в самой организации, так и в организациях и на предприятиях, входящих в сферу ее управления;
• всемерное содействие рационализации, механизации и автоматизации процессов делопроизводства;
• обеспечение организации обучения сотрудников делопроизводственной службы и других структурных подразделений пользованию системой с целью повышения квалификации;
• автоматизация контроля выполнения требований по оформлению документов и организации делопроизводственных процессов, предусмотренных государственными стандартами и внутренними организационно-распорядительными документами и нормативами;
• автоматизация механизма передачи неоформленных документов в

случае увольнения сотрудника, а также в случае его отпуска, команди-

ровки или длительного отсутствия по служебным обстоятельствам;

• автоматизация процесса документирования всего комплекса документов, предусмотренного номенклатурой дел;
• автоматизация централизованного приема и передачи всех видов документов в канцелярию, поступающих в организацию из разных источников в бумажном или электронном виде;
• уменьшение количества рутинных и ручных операций, и значительно повысить скорость обработки документов каждым ответственным сотрудником за единицу времени;
• усовершенствование процесса обработки обращений граждан (для государственных организаций);
• автоматизация регламентного порядка работы с документами с момента их создания или поступления до момента отправления или передачи в архив;
• обеспечение конфиденциальности хранимой информации, проверки прав пользователей при работе с системой и защиты данных от несанкционированного доступа.

Основными задачами разработки и внедрения Системы являются:

• создания единой автоматизированной технологии делопроизводства для всех структурных подразделений организации, которая охватывает все этапы жизненного цикла бумажного документа;
• сокращение времени на выполнение процедур идентификации документов, поиска информации по реквизитам бумажных документов;
• уменьшение роли человеческого фактора в технических процедурах делопроизводства;
• создание условий для оперативного анализа процессов делопроизводства и контроля исполнения за счет ввода в действие автоматизированной технологии подготовки отчетов.

Перечень автоматизируемых деловых процессов.

Система электронного документооборота автоматизирует следующие деловые процессы:

• регистрация документов;
• документооборот;
• контроль исполнения документов;
• отработка обращений граждан;
• работа с судовыми делами;
• работа с проектами документов;
• ведение номенклатуры дел;
• упорядочение дел, проведение экспертизы ценности документов, хранение документов;
• уничтожение документов;
• подготовка документов к передаче на государственное хранение;
• поиск документов;
• ведение электронного архива документов;
• мониторинг системы;
• статистические и аналитические отчеты;
• отправка корреспонденции;
• обмен документами с внешними системами документооборота;
• работа со сценариями документов;
• управления заданиями

Заключение

 

В настоящее время  информационные технологии активно  захватывают все сферы нашей жизни.

По сути, под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т.п.), способы их взаимодействия, а так же определенные методы организации работы с информацией.

Первоочередным условием и главным залогом успешного функционирования Администрации Октябрьского района г. Орска на сегодняшний день остается информация. Руководителям требуется информация о текущем состоянии дел своего района, о финансовых вложениях в различные проекты и контроль за ними.

В системе коммуникаций немаловажную роль играют информационные технологии. Интернет стал частью повседневной жизни любого человека. Посредствам сети Интернет производится осуществление связи населения города с Администрацией с помощью интернет-приемной. Благодаря созданию интернет-приемной каждый человек, относящийся к Октябрьскому району, может задать интересующий его вопрос не выходя из дома.

Также успешно функционирует  официальный сайт Администрации  города, который осведомляет население о всех происходящих событиях в городе. Для более комфортного использования сайта, он разделен на отдельные разделы, такие как власть, экономика, социальная сфера, общество и законодательство.

Появление современных  информационных технологий привело  к созданию электронного документооборота в Администрации. Электронный документооборот осуществляется с помощью компьютерных технологий и позволя-

 

ет более оперативно и качественно производить контроль, регистрацию, обработку документов и пр.

Широкое применение нашел  ряд различных прикладных программ, обеспечивающих руководителям свободу в действиях без особых затрат времени и усилий, это такие программы как программы пакета Microsoft Office и т. д.

Исходя из вышеперечисленного, можно сделать вывод о необходимости  применения информационных технологий как в управлении Администрации Октябрьского района, так и в управлении городом в целом.

В условиях бурного развития научно-технического прогресса существование современного человека вне информации невозможно, также как и функционирование Администрации без использования информационных технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

 

1. О защите персональных данных : Фз от 27 июля 2006 г. № 152 // ИПС «Гарант» : [www.garant.ru].

2. Афанасьев В. М. Информационные технологии : журнал / В. М. Афанасьев // Использование информационных технологий. – М. : ИНФРА-М, 2007. – 93 с.

3. Бастриков М. В. Информационные технологии управления : учебное пособие / М. В. Бастриков. – 3-е изд., перераб. и доп. - М. : ЭКСМО, 2007. – 391 с.

4. Божков В. П. Информационные технологии управления : учебное пособие / В. П. Божков. – 6-е изд., перераб. и доп. - М. : Изд.центр ЕАОИ, 2008. – 120 с.

5. Гергенов А. П. Информационные технологии в управлении : учебное пособие / А. П. Гергенов. – 4-е изд., перераб. и доп. - Улан-Удэ. : Изд-во ВСГТУ, 2008. – 112 с.

6. Информационные технологии [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. - Свободная энциклопедия : Материал из Википедии, 2007. – http : // ru.wikipedia.org.

7. Корнеев И. К. Информационные технологии в управлении : учебное пособие / И. К. Корнеев. – 7-е изд., перераб. и доп. - М. : ИНФРА-М, 2007. – 157 с.

8. Козырев А. А. Информационные технологии в экономике и управлении : учебник / А.А. Козырев. – 5-е изд., перераб. - СПб. : Изд-во Михайлова В. А., 2007. – 360 с.

9. Комаров М. А. Менеджмент: учебник / М. А. Комарова /. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : ЮНИТИ - ДАНА, 2008. – 432 c.

10. Румянцева Е. Л. Информационные технологии : учебник / Е. Л. Румянцева /. - М. : Форум, Инфра-М, 2007. — 256 с.

11. Титоренко Г. А. Информационные технологии управления : учебное пособие / Г. А. Титоренко /. – М. : ЮНИТИ, 2009. – 439 с.

12. Угринович Н. Д. Информатика и информационные технологии : учебник / Н. Д. Угринович /. – М. : БИНОМ, 2008. – 512 с.

13. Степанов А. Н. Информатика : учебник для вузов / А. Н. Степанов. - 3-е изд., перераб. и доп. - СПб. : Питер, 2010. – 684 c.

14. Макарова Н. В. Информатика : учебник / Н. В. Макаровой. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2009. – 786 c.

15. Леонтьев В. П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера : энциклопедия 2003. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2008. – 131 c.

16. Микляев А. Учебник пользователя IBM PC : книжное издание / А. Микляев. - изд., перераб. и доп. - М. : Альтекс-А, 2009. – 704 c.

17. Провалов В. С. Автоматизированные информационные технологии управления : учебное пособие / В. С. Провалов /. - Киров. : ЮНИТИ, 2011. – 250 c.

18. Фигурнов В. Э. IBM PC для пользователя : книжное издание / В. Э. Фигуров. - 7-е издание., перераб и доп. - М. : ИНФРА-М, 2008. – 480 c.

          19. Шафрин Ю. А. Информационные технологии : учебник / Ю. А. Шафрин /. - М. : БИНОМ, 2008. – 320 c.

20. Официальный сайт города Орска [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Официальный портал Администрации города Орска, 2010. – http : // orsk-adm.ru.

21. Официальный сайт города Орска [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Управление по информационным технологиям и общественным связям, 2010. – http : // orsk-adm.ru/?q=structura-adm/9.

22. Официальный сайт города Орска [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Интернет-приемная, 2010. – http : // orsk-adm.ru/?q=internet-priem.

 

Приложение А

 

Положение об Администрации  района города Орска

Общие положения об Администрации.

1.1. В соответствии  с Уставом города Орска администрация  района в структуре органов  местного самоуправления города Орска является территориальным органом управления администрации города Орска и осуществляет исполнительно-распорядительные функции в пределах полномочий, определенных настоящим Положением. В своей деятельности администрация района подотчетна населению района, главе города и городскому Совету.