Виды коммуникаций

Реферат, 29 Ноября 2013, автор: пользователь скрыл имя

Описание работы

В процессе управленческой деятельности, согласно исследованиям американских ученых, менеджер от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Поскольку руководитель исполняет все свои управленческие роли (межличностные, информационные и принятия решений) и осуществляет функции управления для того, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организации необходимы эффективные коммуникации. И наоборот, плохо поставленная в организации система обмена информацией становится одной из главных причин возникновения проблем.

Скачать архив (23.80 Кб) Сколько стоит заказать работу?

Файлы: 1 файл

В современных рыночных условиях уделяют большое внимание управлению персоналом.docx

— 26.56 Кб (Скачать файл)

В современных рыночных условиях уделяют большое внимание управлению персоналом, так как это один из главных инструментов менеджмента. Особое внимание следует уделить повышению степени взаимопонимания сотрудников и уровню коммуникаций относительно политики предприятия.

Коммуникации - это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.

Эффективно работающие менеджеры – это те люди, которые эффективны в коммуникации. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Задачи менеджера в области коммуникации:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между руководителями и подчиненными.

2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление об элементах и этапах процесса.

В процессе обмена информации можно выделить четыре базовых элемента:

отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее и передающее информацию;
сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;
канал – средство передачи информации;
получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Выделяют следующие виды коммуникаций:

1. Коммуникация между организациями и внешней средой (информация о поставщиках, потребителях, конкурентах, политике, экономике, социальных факторов, технологии).

2. Коммуникация между уровнями и подразделениями предприятия.

Последний вид делится на межуровневые вертикальные коммуникации, т.е. обмен информацией сверху вниз (по нисходящей ) и снизу вверх (по восходящей). В некоторых организациях большая часть решений принимается на верхних уровнях управления, а затем информация о них поступает к руководителям подразделений (операционных и функциональных отделов). Есть организации, в которых, прежде чем принять какое-то решение, изучается мнение работников, и тогда информация сначала идет снизу вверх, а затем на основе анализа принимаются решения

Нисходящие коммуникации охватывают следующие аспекты управления:

1. Внедрение стратегий целей, разъяснение целей организации, ее миссии и стратегии сотрудникам.

2. Должностные инструкции и приказы. Это организационно-распределительная документация, регламентирующая деятельность организации и ее сотрудников.

3. Процедуры и различные правила. В документах, описывающих политику организации, правила и процедуры, осуществляется также регламентация трудовых и социальных аспектов деятельности сотрудников организации.

4. Внушение идей. Данные сообщения должны мотивировать и направлять сотрудников к достижению миссии и целей организации.

5. Обратная связь по результатам деятельности. Это сообщения, содержащие информацию о ходе реализации целей и стратегии организации, отдельным сотрудникам и отделам. Основная проблема нисходящих коммуникаций- ее рассеивание, искажение и даже полная потеря при прохождении к низшим уровням управления.

К восходящим коммуникациям можно отнести следующие типы сообщений:

1. Проблемы и вопросы. Сообщения, информирующие руководство о проблемах и вопросах на нижних уровнях управления (прогулы, рост заболеваемости, текучесть кадров).

2. Предложения по улучшению. Новые идеи в области технологии, организации производства, труда и управления.

3. Отчеты о результатах деятельности- обязательная форма сообщений.

4. Жалобы и споры. Жалобы и конфликты, требующие своего разрешения на высшем уровне руководства.

5. Финансовая и бухгалтерская информация. Обязательные формы сообщения, информирующие высшее руководство о финансово-экономическом состоянии организации.

Восходящие коммуникации имеют немаловажное значение для менеджмента организации, а реакция на эти сообщения способствует повышению эффективности ее деятельности, своевременному выявлению слабых и сильных сторон.

Горизонтальные коммуникации - коммуникации между отдельными функциональными областями и производственными подразделениями одного уровня. Это обмен информацией между отделами организации, между цехами, носящий консультативный, координирующий и разрешительный характер.

Горизонтальные коммуникации способствуют:

разрешению проблем внутри отделов;
координации деятельности отделов в направлении достижения целей организации;
консультациям линейных отделов (по технологии, финансам, маркетингу, управлению персоналом).

Помимо этого, коммуникации могут быть в отношениях:

руководитель- подчиненный (она же вертикальная);
руководитель- рабочая группа (отдел), позволяющая принимать эффективные совместные решения и устанавливаемая в форме собраний, совещании.

Все перечисленные виды коммуникаций являются формальными, но наряду с ними в организации существуют неформальные коммуникации, которые не связаны ни с "узаконенными" каналами связи, ни с иерархической структурой управления организациями. Их называют "слухами". Это общение, которое объединяет сотрудников организации. Встречаются два типа не формальных каналов коммуникаций: "управление, основанное на выходах в народ" и "виноградная лоза".

Первый вид неформального общения широко известен из практики, когда руководитель предпочитает получать информацию о деятельности организации от сотрудников и периодически выходит в отделы, производственные подразделения, создавая почву для позитивных отношений, находясь в курсе проблем рядовых сотрудников.

"Виноградной лозой" принято называть неформальную коммуникацию, объединяющую всех сотрудников организации. Она существует всегда и везде, и чем более закрытые на предприятии формальные коммуникации, тем более доминирует неформальный способ общения.

Выделяют следующие современные средства коммуникации, которые могут использовать организации:

электронная почта;
голосовая почта;
факс;
телеконференция;
видеоконференция;
электронный обмен данными.

При обмене информацией могут возникать такие коммуникационные барьеры :

Межличностные:

- барьеры восприятия (процесс получения и обработки информации);

- семантические барьеры (способ использования слов);

- невербальные преграды (жесты, улыбки, выражение глаз);

- барьеры плохой обратной связи (дает возможность установить, истолковано ли сообщение в том смысле, который был изначально);

- неумение слушать.

Организационные:

- искажение сообщений (при движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться);

- информационные перегрузки (руководитель не может реагировать на всю информацию, поэтому он отсеивает менее важную);

- неудовлетворительная структура организации (чем больше в организации уровней управления, тем более вероятны информационные искажения, также мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами).

Неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем . Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения целей организации и выполнения основных функций управления, поэтому необходимо придерживаться следующих правил эффективной коммуникации:

определение наиболее срочной информации;
определение информации, которая должна копироваться или переадресовываться и кому;
кому и какая информация должна поступать;
установление периодичности уничтожения электронных и других документов;
определение сроков ответа на каждый вид коммуникации;
установление лимита максимального объема сообщений;
выработка правил проведения совещания.

Таким образом, рассмотрев сущность коммуникационных процессов в организации, элементы и виды коммуникаций, барьеры, которые препятствуют эффективному развитию коммуникаций, выделив правила эффективной коммуникации, можно сделать вывод о том, что для усовершенствования организационных коммуникаций необходимо:

- регулировать информационные потоки на основе точной оценки информационных потребностей (своих и подчиненных);
- совершенствовать систему обратной связи - в частности для сбора, учета и использования предложений персонала;
- использовать управленческую деятельность для более эффективного обмена информацией;
- использовать дополнительные источники информации (выпуск бюллетеней, видеофильмов, газет) с разъяснениями деятельности организации.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: Основы менеджмента

на тему: Коммуникации в менеджменте

Студентка

ФФБД, 2-й курс, ДФД-1 О.Н. Саскевич

Проверил А.А. Илюкович

МИНСК 2013