Связующие процессы в менеджменте

Министерство Образования  и Науки Республики Казахстан

Западно-Казахстанский аграрно-технический  университет имени Жангир хана

 

 

                                      

 

Реферат

По дисциплине: «Экономика и менеджмент»

 На тему: « Связующие процессы в менеджменте ».

 

 

Выполнила: ст.гр. ВМ-42 ,Шестопалова  Д.

 

                         Проверила : Галлимулина М.Р.

 

 

 

 

 

 

Уральск-2013

Содержание

1	Коммуникации	2
2	Процесс коммуникаций и эффективность  управления	2
3	Природа процесса принятия решений	5
4	Факторы, влияющие на процесс  принятия управленческих решений	8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Коммуникации 
 
        Способность передавать абстрактные идеи является одной из важных отличительных особенностей человечества.  
         Коммуникация — это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Прочность и качество отношений между людьми — будь это друзья, члены семьи или коллеги — в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования. 
 
2 Процесс коммуникаций и эффективность управления 
 
        Под коммуникациями понимают обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это становится понятным, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами. 
        Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер —этот тот, кто из общего потока коммуникации умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления. 
         Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными и руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями пронизан весь процесс производства и управления. 
         Коммуникации делятся на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями. 
         К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собою информационное взаимодействие со внешней средой. Сюда относятся средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т. п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т. д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

В качестве коммуникаций для  организации используются различные  формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и реклама. Соблюдение норм государственного регулирования требует письменного оформления документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т.e. существует множество способов коммуникаций. 
        Ко второй группе относятся коммуникации между уровнями управления и подразделениями. В нее входят межу уровневые коммуникации, между различными подразделениями, коммуникации руководитель - подчиненный, между руководителем и рабочей группой, неформальные коммуникации. 
        В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей. 
        Не менее важным являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не может функционировать без информации о ходе производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлении сырья, выпуске продукции и т. д..  Иногда возникает ситуация, когда решение вопроса на низовом уровне требует вмешательства руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, требует решения руководителя организации.  
         Для координации задач и действий между множеством подразделении организации требуется обмен информацией между ними. Поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределению ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. Руководители различных подразделений ин формируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.  
       Две трети всей деятельности на предприятии - это деятельность основанная на коммуникациях руководитель— подчиненный. Они относятся к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так как оказывают непосредственное влияние на произвоственный процесс. Это обмен информацией о способах деятельности эффективности работы, вознаграждениях способностях работников о проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т. п. 
       Поскольку подчиненные объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю — более активно вовлекать подчиненных в дела организации.

Определенную роль играют также коммуникации с неформальными  группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие  к руководителям по неформальным каналам, дают возможность принимать  более правильные решения или  упреждать конфликтные ситуации. 
         Поскольку информационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельности предприятия, то естественно, что деятельность организации в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно ее воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и восприятия передаваемой информации. 
 
        Выделяются четыре базовых элемента в процессе обмена информацией. 
 
1. Отправитель - это лицо, которое собирается или отбирает ин-. формацию и передает ее.

2. Сообщение - сущность  информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов. 
3. Канал—средство передачи информации. 
4. Получатель—лицо, которому предназначена информация, и которое ее воспринимает.

 

3 Природа процесса принятие решений 
 
Принятие решений имеет место в повседневной жизни и даже в самой элементарной производственной системе, состоящей из трех компонентов: человек, орудие, предмет труда. Перед тем, как начать воздействовать при помощи орудия труда на предмет труда, человек мысленно определяет для себя цель и способ действий, т.е. принимает решение; в процессе работы непрерывно следит за соответствием своих действий выбранному способу, результат сравнивает с поставленной целью. При необходимости меняет программу действий (принимает новое решение). Цикл повторяется. Такие процессы самоуправления протекают на рабочих местах. Они состоят из трех фаз: 1) определение цели и программы действия в каждый данный момент управления — процесс принятия решения; 2) целенаправленное, обдуманное воздействие на предмет труда - выполнение принятого решения; 3) постоянное наблюдение за совершаемым процессом — сбор информации для последующего принятия решения. 
           Там, где работает группа людей, наблюдается более сложный трудовой процесс, который состоит из нескольких индивидуальных трудовых процессов. Для того чтобы соединить их в едином трудовом процессе, подчиненном общей цели, требуется общее управляющее воздействие, способное обеспечить взаимодействие и кооперацию между индивидуальными работниками. Здесь необходима более высокая организация производства. Этому уровню организации соответствует производственный участок. Цель, расчет затрат, потребность в средствах производства, организация производственного процесса, определение форм разделения и кооперации труда, маршрутов передвижения предметов труда, т. е. составление программы - это фаза принятия решения. Дальше программу воплощают в жизнь. Для этого подбирают исполнителей, распределяют обязанности, уточняют сроки, осуществляют контроль, собирают информацию о выполнении производственных операций, учитывают материальные и трудовые затраты, устанавливают соответствие всех этих показателей программе. При отклонении от программы принимается новое решение.  
             В более крупных организационных формах производства, таких, как цех, завод, фирма, управление осуществляет группа людей, принимающих множество решений. Но независимо от уровня процесс управления представляет собою цикл последовательно совершающихся фаз: принятие решения (определение цели и программы действий организация исполнения (целенаправленное воздействие на элементы и связи системы); сбор и обработка информации (наблюдение, контроль, учет) для последующего принятия решения.  
          В цикле управления принятие решения является наиболее ответственной фазой. От качества принятого решения зависит успех его исполнения. Принимая решение, менеджер выбирает направление действий не только для себя, но и для организации и других работников. Управляющие крупными организациями часто принимают решения, которые могут оказывать сильное влияние на жизнь многий людей. Менеджеры любого ранга имеют дело с собственностью, принадлежащей другим людям, и через нее влияют на жизнь самих собственников.  
        Принятие решения - это часть ежедневной работы менеджера, которая, как и коммуникации, отражается на всех направлениях управленческой деятельности. Выбрать альтернативу — это по сути дела ответить на ряд вопросов. Все управленческие функции связаны с несколькими решениями, определяющими жизнедеятельность организации.  
         Решения, которые принимает руководитель в рамках выполнения своих должностных обязанностей, называются организационными решениями. Их целью является продвижение на пути к выполнению задач организации. Наиболее ценными организационными решениями являются те, которые позволяют организации в кратчайшее время и с наименьшими затратами приблизиться к поставленной цели. 
 
Организационные решения делятся на запрограммированные и незапрограммированные. 
  Запрограммированные решения являются результатом заранее предусмотренных действий в повторяющихся ситуациях. Незапрограммированные   решения—это решения в новых ситуациях и связанные с неизвестными факторами. Они требуют разработки процедуры принятия решений. Примерами незапрограммированных решений могут быть: как улучшить Качество продукции, как улучшить структуру предприятия. На решение могут повлиять многие факторы, а руководитель сталкивается с множеством вариантов выбора. 
             Запрограммированных решений до такой степени, чтобы исключить инициативу руководителя, очень мало. Динамизм производства и внешней среды приводит к постоянно меняющимся ситуациям. А это требует принятия незапрограммированных организационных решений. 
           В силу того, что организационные решения принимаются относительно системы, они не могут иметь только положительные результаты. Если решение затрагивает все предприятие - для какой-то его части оно будет иметь отрицательные последствия. Поэтому организацию следует всегда рассматривать с позиции системного подхода, а' возможные последствия принимаемого решения — для всех ее частей. решения следует рассматривать как компромиссы. Хороший руководитель - это тот, который принимает решения с наименьшими отрицательными последствиями. 
          Выбранная альтернатива имеет недостатки, но принимается в силу того, что удовлетворяет с точки зрения конечного эффекта. Принимая решение, человек выбирает направление действий. В этом не бывает затруднений. Трудно выбрать хорошее решение. 
      Принятие решения - это психологический процесс. Человеком могут двигать и логика и чувства. Психологическое состояние зависит от социальных установок, накопленного опыта и личностных ценностей. Они определяют и поведение человека в принятии решений. Решения принимаются под воздействием на человека комплекса факторов. Но все же они носят или интуитивный, основанный на суждениях, или рациональный характер. 
      Для интуитивных решений не требуется анализа ситуаций. Руководитель делает выбор с ощущением того, что выбранное им направление действий правильно. Увеличение информации положительно сказывается на правильности  принятия решений руководителями среднего звена. Решения же руководителей высшего эвена управления в значительной мере основаны на интуиции.

          Большинство решений руководителей низового и среднего звена основаны на суждениях,т. е. выбор делается на основании знаний или накопленного опыта. Человек судит о настоящем на основании результатов прошлых сходных ситуаций. Поскольку многие ситуации в организации имеют тенденцию к повторению, то суждения в принятии решений всегда приносят пользу. Суждения - это мыслительная работа. Решения на основе суждения принимаются быстро и не требуют никаких дополнительных затрат. Это — решения здравого смысла. 
   В целом, имея положительное значение, решения, основанные на суждениях, непригодны в нестандартных ситуациях. В этих случаях возникает множество факторов, которые необходимо учесть, принимая решение. И не имея опыта, руководитель не может все факторы охватить и сопоставить. Смещение в сторону опыта может привести к упущению эффективных новых альтернативных решений. Слишком большая приверженность суждениям и опыту мешает вторгаться в новые области производства и знаний.

 

4 Факторы, влияющие на процесс принятие управленческих решений 
 
        Поскольку принятие решений зависит как от личности руководителя и его психологических особенностей, так и от объективных условий, в которых он находится, все факторы, влияющие на этот процесс, можно разделить на две большие группы — личностные (субъективные) и ситуационные (объективные). 
         Личностные факторы определяются своеобразием психических процессов, состояний и качеств руководителя, влияющих на процесс принятия решений. Поэтому их можно представить в виде трех уровней, соответствующих       традиционной психической структуре личности. К ним относятся психические процессы, психические состояния и психические свойства. 
           Так же к индивидуальным свойствам относятся предпочтений и уровень притязаний личности. Под системой предпочтений понимают совокупность взглядов, ценностей, убеждений, интересов, с помощью которых человек сравнивает альтернативы и принимает решение. Каждый человек обладает уникальными предпочтениями, которые складываются под влиянием его воспитания, обучения, жизненного опыта, а также индивидуальных психических свойств. Предпочтения незримо присутствуют внутри каждого из нас, они скрыты в глубинах человеческой психики и «срабатывают» только тогда, когда перед человеком встает проблема выбора. Поскольку принятие решений непрерывно сопровождает деятельность людей, то система предпочтений — это активный и постоянно «включенный» механизм, используемый людьми для сравнения и выбора альтернатив. 
          Другой важнейший фактор, влияющий на принятие решений и непосредственно связанный с индивидуальными психическими свойствами, носит название уровень притязаний личности. Это понятие характеризует стремление человека к достижению целей такой степени сложности, на которую он сам считает себя способным. В основе уровня притязаний лежит оценка человеком своих собственных возможностей, причем сохранение этой оценки стало для него потребностью. 
       СИТУАЦИОННЫЕ ФАКТОРЫ. Принятие решений зависит не только от психологических особенностей руководителя, но также от ситуационных факторов, т.е. конкретных обстоятельств, в которых принимается управленческое решение. Эта группа включает в себя факторы внешней и внутренней среды организации, которые влияют на разработку, оценивание, выбор и реализацию альтернатив. Рассмотрим их более подробно.  
       ВНЕШНЯЯ СРЕДА. Можно выделить две составляющие внешней среды, по-разному влияющие на деятельность организации и принятие управленческих решений. Они носят названия макроокружение и непосредственное окружение данной организации. 
         Макроокружение включает факторы, оказывающие опосредованное влияние на организацию. К ним относятся экономические условия, политика, право, социокультурные, технологические, природно-географические факторы. 
      Экономические условия — это общий уровень развития экономики, рыночных отношений и конкуренции. О состоянии экономики обычно судят по значениям макроэкономических показателей, таких как размер валового национального продукта, темпы инфляции, дефицит бюджета, уровень безработицы, нормы налогообложения, производительность труда, величина заработной платы и другим. Изменение экономических условий влияет на уровень жизни населения, платежеспособность потребителей, колебания спроса, уровень цен, инвестиционную политику и, как следствие, на прибыльность и успешность организаций. 
           Социокультурные факторы — это социальные явления и процессы, происходящие в обществе и влияющие на деятельность организаций. К этой группе факторов относятся социальная структура общества, демографические характеристики (например, уровень рождаемости, средняя продолжительность жизни и темпы роста населения, миграция, общий уровень образования и культуры), а также общественные традиции, ценности, моральные нормы, стиль жизни, привычки, отношение к труду, предпочтения и психология потребителей. 
           Природно-географические факторы — это климатические условия, запасы природных ресурсов, экологическая обстановка, катастрофические явления природы. Влияние этих факторов нельзя недооценивать. Они играют значительную роль в процессах принятия решений о размещении предприятий, технологиях производства, качестве продукции, способах доставки товаров. Решение этих и других проблем связано с большими затратами ресурсов и поэтому требует тщательного анализа природных условий, в которых осуществляется деятельность организации.  
             Крупные решения имеют последствия для организации в целом, а не только для сегмента, непосредственно затрагиваемого тем или иным решением. Если производственная фирма решает приобрести новое и более производительное оборудование для завода, она также должна найти способ увеличения сбыта продукции. Таким образом закупка нового оборудования должна отразиться не только на производственном отделе, но также решающим образом на отделах сбыта и маркетинга 
                Способность видеть, как встраиваются и взаимодействуют решения в системе управления, становится все более важной по мере продвижения на высшие этажи власти. Менеджеры, находящиеся на нижних уровнях иерархии,