Состав и содержание кадровой документации

 

Все документы, рассмотренные в таблице №2, входят в систему кадровой документации, то есть каждый из вышеупомянутых документов находятся во взаимной зависимости  и образуют единое целое. Так, например, в трудовом договоре определяются обязанности  работника на занимаемой должности  и режим рабочего времени, которые, в свою очередь, конкретизируются в  должностной инструкции и в правилах внутреннего трудового распорядка соответственно.

Еще одним  свойством системы кадровой документации является наличие системно – формирующих  факторов у элементов системы, предполагающих возможность ее создания. Для формирования системы необходимо создать упорядоченные  связи. Такими связями в рассматриваемой  нашей системе являются общий  принцип их создания и направленность на решение конкретной задачи. В  качестве примера можно привести общий принцип создания таких  документов как Положение о премировании и Положение о поощрении, которые решают одну и ту же проблему, но также находятся в тесной взаимосвязи с другими документами системы.

Другой  признак системы кадровой документации заключается в наличии у неё  интегративных качеств, то есть особенностей, присущих системе в целом, но не свойственных ни одному из ее элементов в отдельности. Такой особенностью является обеспечение  стабильной деятельности организации  в целом, но если рассматривать каждый документ в отдельности, то он не выполняет такую функцию, он способствует успешному выполнению системой этой функции.

Таким образом, мы рассмотрели систему кадровой документации, кратко описали назначение и содержание ее основных элементов, выявили основные признаки системы  и убедились в том, что она  занимает одно из значительных мест в  системе управления организацией.

Для эффективной  и результативной деятельности этой системы необходимо современное  техническое обеспечение, которое  мы рассмотрим далее.

1.3 Современное техническое  обеспечение кадровой документации

 

Современный уровень информатизации общества и  автоматизации процессов предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных экономических информационных системах, в том числе в системе кадровой документации.

Документационная  деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы. Документы поступают  из вне или создаются внутри организации, они регистрируются и направляются для рассмотрения и принятия решений, а принятые решения — для исполнения. В тоже время специалисту, занятому в процессе документационного обеспечения персонала, нужно решить рад задач: обеспечить информационно-справочное обслуживание; учет и анализ кадрового обеспечения; учет, анализ и подбор сотрудников организации на имеющиеся вакантные места; подбор резерва на выдвижение; расчет дополнительной потребности организации в специалистах соответствующей квалификации; аттестация кадров; формирование плана централизованного повышения квалификации сотрудников; анализ состава и движения руководящих кадров; прогнозирование и расчет перспективного плана потребности в специалистах соответствующей квалификации; анализ профессиональной структуры кадров; анализ текучести кадров.

Все это  без современного технического обеспечения  превращается для него в рутинную, трудоемкую работу, при которой возникаю различные проблемы:

• невозможно найти нужный документ или даже узнать, был ли он вообще;
• документы движутся крайне медленно, приходится тратить значительные усилия на изготовление копий и контроль прохождения наиболее важных документов;
• документооборот, как правило, включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер;
• отсутствует точная информация о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. [24, с.22]

То есть следствием неэффективной  организации работы с документами  является фактическая неуправляемость  организации, которая выражается в  том, что руководители не в состоянии  ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации:

- какие решения принимались  организацией;

- какие документы и по каким проблемам находятся в работе;

- какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;

- чем  занимались и занимаются конкретные  исполнители и подразделения.

Решению этих проблем и повышению управляемости  предприятия может способствовать организация автоматизированной системы  управления кадрами (АСУ) или автоматизированного  рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления [12, с.64].

АСУ представляет собой форму организации  управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании  выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации  и автоматизации принимаемых  решений.

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающий автоматизацию функций  пользователя, позволяющих оперативно удовлетворить его информационные и вычислительные запросы [6, с.391].

Использование отдельных автономных компьютеров на рабочих местах делопроизводителей или даже компьютерной сети в кадровой службе вышеперечисленных проблем  принципиально не решает, фактически это просто меняет способ ведения  картотеки или журнала.

Если же существует сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих  местах в различных подразделениях организации, то данные о работе с  документами на рабочих местах могут  автоматически собираться и накапливаться  на сервере сети, формируя информационную базу для управления кадровой документацией. Более того, появляется возможность  использовать сеть не только для пересылки  данных о работе с документами, но и самих документов, то есть возможность  перехода на электронный документооборот  в полном смысле слова. Для организации  такого сетевого управления документационной деятельностью необходимо специальное  программное обеспечение — системы  автоматизации делопроизводства и  документооборота (САДД).

Чем большее число рабочих мест сотрудников связанных с обработкой документов, охватывается такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. В идеале система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае — при минимизации дополнительных трудозатрат – обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени [24, с.23].

Важнейшим вопросом при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе  в действие САДД в масштабе организации:

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.
2. Организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
3. Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Для госаппарата это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений. В коммерческих структурах — это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.
4. Минимизируется трудоемкость операций, связанных с обработкой кадровой документации. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования САДД.
5. Качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов [24, с.24].

Подводя итог вышеизложенному материалу, мы можем сказать, что внедрение  и практическое использование АРМ, АСУ и САДД оказывает положительное  воздействие на организацию труда  специалиста по кадрам. Положительный  социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда  и снижении его рутинности.

Таким образом, нами было определено содержание понятия «кадровая документация», сказав, что каждый из авторов в разной степени раскрывают данный термин: некоторые определения являются наиболее полными, другие краткие и лаконичными, но все авторы акцентируют внимание на то, что кадровая документация занимает значительное место в организации деятельности персонала, закреплении их прав и обязанностей, регулировании трудовых отношений между работником и работодателем, а, образуя систему кадровой документации, обеспечивает функционирование всей организации в целом. А для более эффективной работы системы целесообразно использовать современное техническое обеспечение, путем внедрения АРМ, АСУ и САДД.

 

2. Должностная инструкция 

 

Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает  руководитель подразделения для  своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Должностные инструкции разрабатывают  в соответствии с положением о  подразделении. Комплект должностных  инструкций охватывает все функции  подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с  учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное  определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность  за полноту обеспечения организации  должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего  содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом:

1. Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.
2. Должностная инструкция — основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).
3. Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
4. Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

 

 

3. Внутренний трудовой  распорядок 

Совместный труд лиц, работающих по трудовому договору, предполагает создание определенного правового распорядка, в условиях которого должны выполняться трудовые обязанности.

Внутренний трудовой распорядок — это правопорядок в сфере труда, действующий у конкретного работодателя. Основная его задача — урегулировать поведение всех членов коллектива, подчинить их действия единой цели трудового процесса с учётом условий производства и специфики организации труда у конкретного работодателя. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка обеспечивает координацию во взаимоотношениях между работниками и работодателем, а также между самими работниками. Внутренний трудовой распорядок составляет основу дисциплины труда. 
Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. 
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учётом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору. 
Подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка — один из основных признаков трудового договора. В определении понятия трудового договора, содержащегося в статье 56 ТК РФ, подчеркивается, что работник обязуется соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Заключение

 

Проведя исследование и анализ кадровой документации, мы разобрались во всех аспектах этого понятия, определив его сущность, путем рассмотрения определения различных авторов. Каждый из них в разной степени раскрывают данный термин, но его интерпретация примерна одинакова: многие перечисляют именно сами документы и их функции, обращая внимание на то, что они создаются и обрабатываются в кадровой службе (отделе) организации и влияют как на всю деятельность организации, так и на отдельного работника. Выяснили, что совокупность кадровых документов образует целостную систему взаимосвязанных элементов, которая направлена на решение различных задач. Именно эту систему мы проанализировали в следующем пункте нашей курсовой работы. Здесь мы рассмотрели документы, начиная с уровня предприятия и заканчивая, документами, регламентирующие деятельность отдельного работника в нем. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию. То есть под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы же составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа.