Развитие менеджмента знаний на предприятии

Формирование  организационной культуры, ориентированной на обмен знаниями, — важный фактор конкурентоспособности современной организации. Иногда достаточно обеспечить людей средствами коммуникации, которые делают более эффективной групповую работу и повышают культуру обмена знаниями [3, c. 354]

Одними стимулами задачу обмена знаниями между сотрудниками организации решить нельзя.

Вот почему так важно  от внутренней установки «Знания  есть власть, и делиться ими не следует» перейти к новой, более перспективной установке: «Свободный обмен знаниями есть источник успеха организации и личности».

Переход от одной установки  к другой — сложный процесс, но именно от него зависит эффективность  стратегий управления знаниями. Это  крупномасштабное изменение, которое касается и мотивационных элементов, и обучающих систем, и критериев, и показателей деятельности организации. Оно касается также формирования новых отношений, направленных на эффективное использование персональных знаний и знаний организации в целом. Доверие в современных организациях подчас значительно важнее, чем инвестиции в оборудование [3, с. 356]

3.2 Внедрение системы электронного документооборота в СМЗ на предприятии

Термин «документооборот»  традиционно используется в «бумажном» делопроизводстве и его использование применительно к менеджменту знаний, базирующемуся на информационных технологиях без детализации не совсем корректно. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства - формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнения и формированию соответствующей отчетности. Более адекватен сущности процесса автоматизации в менеджменте знаний термин «системы маршрутизации документов", или генерация «бумажной» отчетности (сводных ведомостей, накладных, реестров и пр.) на основе данных, порождаемых в системе, или хранилища документов (знаний).

Системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для  структуризации и долгосрочного хранения больших массивов, накопленных в организации документов, а также, оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов. При внедрении системы документооборота на ОАО «Гродненский стеклозавод» возникает вопрос организации взаимодействия автоматизированных форм с бумажными. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Но возможно использование цифровой подписи. Целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы - конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

Система электронного документооборота должна помогать в решении следующих задач:

• повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
• создание единого информационного пространства предприятия (координация работ и коллективное взаимодействие);
• электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);
• обеспечение надежности учета и хранения документов;
• организация эффективной защиты информации;
• эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• мгновенный поиск информации (по любому из полей регистрационной карточки, по тексту файла и т. д.);
• контроль выполнение работ, инициируемых документами и заданиями; удобство настройки системы уведомлений и напоминаний, которая поможет руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовывать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации.
• проведение мониторинга состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
• долговременное хранение документов организации;
• разграничение прав доступа сотрудников к информации.
• поддержку работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления, что позволяет организовывать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами.
• конфиденциальность работы с документами всех сотрудников, распределение прав доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации или возможность формирования в системе пользовательских ролей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
• гибкий, доступный предметному специалисту механизм проектирования маршрутов документов, поручений, заданий, т.е. настройки бизнес-процессов.

Внедрение системы электронного документооборота в данную организацию требует решения следующих ключевых проблем:

1) необходима трансформация  существующих документов из бумажной  формы в электронную. В организации,  имеющей бумажный архив документов, практически невозможно найти в сети их электронные копии для создания электронного варианта архива. Более того, электронные копии могли быть модифицированы кем угодно, и проверить это практически невозможно. Поэтому электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования. Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота. Удобно, когда система документооборота позволяет сохранять версионность всей истории рождения документа, возможность ее просмотра и короткую характеристику того, чем одна версия отличается от другой, или какую именно версию было отдано контрагенту на согласование.

2) При внедрении системы  электронного документооборота  существует необходимость сразу  проанализировать возможность и  необходимость ее интеграции  с уже существующей автоматизированной  системой управления. Это связано с тем, что сотрудники ряда профильных организаций по роду деятельности совмещают работу с «обычными» документами (например, заказ-наряд, табель и др.) и с инженерными документами (чертежи и т. д.), и все это - при выполнении функций оперативного управления. Крайне желательно, чтобы системы электронного документооборота содержали специальные средства для осуществления такой интеграции.

3) Бизнес довольно  требователен в отношении понятия  ответственности, как с точки зрения технологии, так и оптимального выполнения бизнес-процессов и сохранности коммерческой тайны, что создает необходимость в документировании выполнения каждого этапа процесса. Система электронного документооборота в таких случаях должна позволять осуществлять поэтапный анализ каждого фрагмента деятельности даже по прошествии нескольких лет; давать «срез» определенного момента времени.

4) При внедрении автоматизированной  системы документооборота препятствием  становится консерватизм сотрудников,  часто слабый кадровый состав. Это обусловливает необходимость корпоративного обучения, преодоления негативного отношения путем объяснения смысла, цели, возможности и преимущества внедрения.

Все описанные проблемы венчает сложность оценки эффективности  внедрения, так как жесткие финансовые расчеты в данном случае не совсем подходят. Однако необходимо находить критерии, возможно, только качественные для оценки эффективности проекта.

3.3 Экономическая и социальная оценка внедрения системы менеджмента знаний

Менеджмент  знаний можно также определить, как искусство создавать стоимость из нематериальных активов организации, как целенаправленный процесс конвертации знаний в стоимость. Менеджмент знаний приводит к изменениям в образе мысли многих менеджеров, к отходу от многих устаревших, ортодоксальных подходов. Главная цель менеджмента знаний — это создание новых и более мощных конкурентных преимуществ.

Эффективно функционирующая система  управления знаниями обеспечит предприятию:

• прирост  и доступность знаний;
• отбор и аккумулирование значимых сведений из внешних по отношению к данной организации источников;
• распространение и обмен знаний, в том числе в рамках организации;
• использование знаний в деловых процессах, в том числе при принятии решений;
• воплощение знаний в продуктах, услугах, документах, базах данных и программном обеспечении;
• использование нематериальных активов организации;
• защиту знаний.

Для успешного  осуществления управления знаниями необходимы:

•    хорошая технологическая инфраструктура, позволяющая с помощью коммуникаций эффективно переносить и распространять знания;

•    высокая организационная культура, способствующая переносу знаний от одного работника и подразделения к другим;

•   непрерывное и квалифицированное обучение персонала. Управление знаниями для каждой организации дает возможность:

•     быстрее отвечать на требования клиентов с помощью более эффективных инновационных решений и препятствовать тому, чтобы клиенты искали эти решения у конкурентов;
•     быстрее воплощать инновации в продукты с тем, чтобы поставить их клиентам;
•      использовать интеллектуальные активы партнеров, осуществляя совместную техническую, функциональную, отраслевую экспертизу;
•     ускорять обучение и передачу навыков для персонала;

•  экономить ресурсы за счет повторного использования однажды найденных решений

Таким образом, менеджмент знаний становится ведущим направлением менеджмента, который обращает внимание на ресурсы, ставшие сегодня главными и в то же время не всегда эффективно используемыми.

Благодаря менеджменту  знаний предприятие развивается по различным направлениям.

1) Одно из  них — деятельность по развитию  индивидуальной компетенции работников путем их обучения и проведения тренингов.

2)Вопросы обучения персонала и формирования прогрессивной организационной культуры, нацеленной на обмен знаниями между сотрудниками.

3)Применение информационных технологий управления. Информационные технологии сокращают время инновационного процесса, они становятся своеобразным соединяющим звеном между источниками и потребителями знаний

4)Формирование прогрессивной организационной структуры, ориентированной на интенсивный обмен знаниями внутри организации.

5) Еще одно направление состоит в развитии внешних связей организации. Данная стратегия опирается на маркетинговые технологии.

6) Менеджмент знаний в ряде случаев нацелен на организацию такого взаимодействия с потребителями, которое повышает индивидуальную компетенцию сотрудников организации. Это может происходить разными путями, прежде всего путем прямого контакта с потребителями. Именно поэтому во многих компаниях встает вопрос об увеличении числа сотрудников, напрямую контактирующих с клиентами. Любые формы обратной связи, полученные с помощью социологических исследований или путем установления непосредственных контактов, можно использовать для повышения квалификации сотрудников и их готовности ответить на новые запросы потребителей.

7) Менеджмент  знаний может быть нацелен  также на то, чтобы перенести индивидуальное знание во внутрикорпоративные системы и закрепить его там с целью широкого использования другими сотрудниками. Таким образом, значительная часть индивидуальных знаний в виде подходов, принципов, последовательности действий, способов структурирования проблем становится доступной всем экспертам компании. Это дает возможность говорить о трансформации индивидуальных знаний в знания коллективные, что позволяет проводить весьма эффективное обучение новых сотрудников непосредственно на рабочих местах, не отрывая их от выполнения основных обязанностей. Это также делает компанию менее зависимой от присутствия в ней тех или иных экспертов, обладающих большим опытом и знаниями.

Это значит, что внедрение целостной, качественной  системы менеджмента знаний, в такой организации как ОАО «Гродненский стеклозавод» окажет высокий положительный социальный и экономический эффект.