Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя

			ПЛАН ЖИЗНИ
			План на несколько  лет вперед
Годовой итог			Годовой план	Подразделяется на
Квартальные итоги			Сравнение «план-факт»: перепроверка результатов (контроль)		Квартальные планы
Месячные итоги					Месячные планы
Итоги недели					Декадные планы
Итоги дня			Дневные планы		Декадные планы

 

 

Рис.3.  Взаимосвязь между отдельными видами планов личной работы.

Следует выделить строго определенные часы и дни недели для выполнения регулярно повторяющихся работ (совещания, разбор почты, прием посетителей). Это даст возможность наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить значительное количество времени.

В зависимости  от характера работ целесообразно планировать их выполнение с учетом известного в психологии периода «нулевой утомляемости», показывающего изменения работоспособности в течение рабочего дня.

В соответствии с этим проблемами, разрешение которых  требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы. Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов (разбор почты, прием посетителей и прочее).

Личный план работы должен быть реальным и не перегруженным. Следует запланировать соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, конференций, обсуждений, собраний, заседаний должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Этому способствует    тщательная подготовка   мероприятия. Необходимо резервировать часть времени для творческой работы и повышения квалификации.

Последним пунктом  в системе индивидуального планирования является контроль за выполнением плана и рациональным использованием рабочего времени. Руководитель должен постоянно контролировать выполнение личного плана, что дает возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени.

В процессе индивидуального  планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.

Немецкий  профессор, руководитель Института  стратегии и эффективного использования времени Лотар Зайверт  предлагает следующие десять «золотых» правил, выполнение которых поможет руководителю добиться экономии времени.⁸

1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.
2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте   не приемные часы.

3. При   проведении   переговоров   устанавливайте   регламент,   а   также определяйте необходимые    затраты времени для выполнения определенных заданий.

4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

5. По  возможности   выполняйте   только   действительно   важные   дела (принцип Парето).

6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.
7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).
8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел.
9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).

10. Сознательно    учитывайте    в    рабочих    планах    колебания    уровня работоспособности.

Нельзя забывать, что исходным условием, объективной  основой и конструктивным инструментом становления профессионального  менеджера является потенциал его самоорганизации. Это совершенно естественно, поскольку, собираясь организовывать других, профессионал, прежде всего, обязан организовываться сам (см. рис. 4).

 

Самодостаточность

Самосовершенствование

Самовыражение

Самореализация

Самоуверенность

Саморегулирование

Самоутверждение

Самостоятельность

Самолюбие

Самоанализ

Самосознание

Самокритика

Самомнение

Самоконтроль

Самоуспокоение

Саморазвитие

Самоограничение

Самообразование

Самовнушение

Самообеспечение

Самопожертвование

 

Рис. 4. Позиционирование самоорганизации менеджера.⁹

Суть самоорганизации  менеджера, характеризующаяся индивидуальным подходом и персональным позиционированием и развитием, необходимо раскрывается и детализируется  ее содержанием. Здесь скрытые и уже потому сложные, индивидуальные процессы предстают широким спектром достаточно понятных и конкретных составляющих. Их планирование, освоение, построение и   использование во многом определяют содержание профессиональной деятельности, непосредственно осуществляемой менеджером.

В конкретном процессе организации  каждая из этих позиций открывает  целое направление, в рамках которого формируются и реализуются составляющие самоорганизации менеджера. Представляя собой  ее непосредственные проявления, такие составляющие наполняют содержание самоорганизации прикладными ресурсами, применяемыми менеджером во взаимодействии в организации.

1.3. Современный тайм – менеджмент

Тайм – менеджмент обычно воспринимается современными  менеджерами как чисто западная технология. Между тем научная  школа организации труда  и  организации личного времени  имеет ряд собственных достижений, полученных независимо от западной науки, причем иногда не имеющих в ней аналогов. Например, А.К. Гастев, директор Центрального института труда (ЦИТ), и П.М. Керженцев, руководитель Лиги «Время» в период НЭПа. Они явились основоположниками научной организации труда (НОТ) в 20-е годы прошлого века.

Нетрудно заметить, что управлять временем человек не может. Поэтому термин «управление временем» (тайм – менеджмент)  или «организация времени»  достаточно условен.  Под управлением временем мы понимаем  исключительно управление собственной деятельностью, организацию выполнения задач и распределения ресурсов. Термин «управление личным временем» оправдан тем, что время является наиболее ценным из всех ресурсов как совершенно невозобновимый и очень ограниченный. Поэтому именно время даст наиболее удобный угол зрения на все процессы управления.

Современный тайм – менеджмент – это не просто набор приемов  из области «как успевать укладываться в сроки»  или «как правильно  проводить совещания». «Это комплексная система  управления собой  и своей деятельностью».¹⁰ Рассмотрим основные элементы этой системы на рис. 5.

Нижняя ступенька лестницы  - эффективность (сюда же можно добавить тему успеха). Это ответить на вопрос: «Как больше сделать в единицу времени?» Это тайм – менеджмент в привычном смысле слова. Именно к нему обращен типичный вопрос на семинарах.

 

Философия (Зачем ехать?)

Стратегии (Куда ехать?)

Технологии (на чем ехать?)

Эффективность (как идти?)

 

Рис. 5. Лестница тайм – менеджмента.

Вторая ступенька  – технологии, позволяющие принимать более сильные решения. В книге Г.А. Архангельского «Организация времени»  подробно описаны две технологии: бизнес – ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) и управленческая борьба. Так же к теме технологий можно отнести полезные способы повышения личной эффективности.

Третья ступенька -  стратегия. Нет никакого смысла двигаться в неправильном направлении и в итоге прийти не туда, куда хотелось. Поэтому в теме организации времени необходимо заниматься вопросами личной стратегии и личного развития.

Четвертая ступенька  – философия. В контексте «тайм – менеджмента» слово «философия» означает очень простую вещь: ответ на вопрос «Зачем?». Зачем ставить именно такие цели, а не другие. Как осознать свои жизненные ценности? Чего ради заниматься тем или другим?

Мировая мудрость гласит: «Неудачник плывет по течению и поддается воле обстоятельств, успешный человек, сознательно творит свою жизнь». Тайм менеджмент в его техническом, стратегическом и философском измерениях  - универсальный инструмент такого творчества.

Тайм-менеджмент включает в себя несколько компонентов, взаимосвязанных и взаимозависимых. Исключение из практики работы одного из них может привести к полному разрушению системы личного тайм-менеджмента.  Первое, что включает в себя тайм-менеджмент – это система персонального учета времени, хронометраж, позволяющий фиксировать расходы времени. Второй компонент тайм-менеджмента – оценка личной эффективности на основе информации, полученной в результате хронометража. В третьей главе работы, когда мы будем исследовать уровень организации труда конкретных руководителей, мы более детально рассмотрим подходы к оценке деятельности. Третий компонент   тайм-менеджмента – планирование времени, позволяющее найти баланс жесткого планирования и спонтанности, обусловленной динамикой и непредсказуемостью повседневной жизни. Четвертый компонент тайм-менеджмента – оперативное управление, реализация разработанного плана.

Как показывает практика, основной причиной, ограничивающей внедрение  технологий тайм-менеджмента в практику работы руководителей, являются их собственные привычки, стереотипы и установки. Часто руководители ссылаются на Салтыкова-Щедрина: «Трудно быть организованным в условиях полной бесхозяйственности». Опыт успешных людей и успешных компаний показывает, те, кто не побоялись пойти дорогой совершенствования управления личным временем, не пожалели об этом.

  Таким образом, рассмотрение актуальных вопросов личной работы руководителя позволяет сделать вывод о том, что существуют разные типы руководителей, каждый из которых имеет свои особенности в концентрации внимания менеджмента. Тем не менее, каждый руководитель, так или иначе, решает вопрос организации труда.

Любой руководитель, ориентированный на эффективность  и результативность деятельности, заинтересован  в создании системы персонального менеджмента или тайм-менеджмента, но для этого необходимы теоретические знания, облегчающие внедрение технологий тайм-менеджмента в практику работы.

Глава 2. Теоретические основы организации труда руководителя

2.1. Профессиональные  знания руководителя

Как бы ни была значима роль личности и реализуемая руководителем модель самоорганизации, успех деятельности руководителя зависит от реальных знаний и возможности их эффективного применения на практике. Накопление, систематизация и освоение этих знаний определяют содержание науки менеджмента и процесс овладения им. Объем знаний определяется привычными категориями и формирует классическое представление дисциплины. Вот почему основным содержанием профессионального потенциала руководителя становятся закономерности как основа построения процесса постановки и достижения целей организации, а также принципы как правила, нормы, которыми руководствуется руководитель в своей практической деятельности. С другой стороны, реальная деятельность руководителя определяется составом и содержанием прикладных знаний и дисциплин, целенаправленное освоение и применение которых определяет, в конечном счете, успех организации.

Тысячелетиями человек  ставил перед собой цели и пытался  их достигать. Со временем эта его деятельность, развитая до уровня искусства, определила понятие «менеджмент», проявления которого исследуют ученые и практики на протяжении многих веков. Вместе с тем данная сфера деятельности, а значит, и область знаний длительное время считались уделом избранных, что, так или иначе, сдерживало их развитие. В результате менеджмент сформировался только в XX в. и заявил о себе как о самостоятельной области научных знаний и универсальном комплексе учебных дисциплин.

Фундаментальные научные исследования Александра Богданова, Анри Файоля, Герберта Саймона, Дугласа МакГрегора, Макса Вебера, Питера Друкера, Платона Керженцева, Томаса Питерса, Фредерика Герцберга, Фредерика Уинслоу Тейлора и других позволили к 1980-м гг. XX века сформировать целостное представление о системе необходимых руководителю знаний. Данное представление объединяло экономические, социальные, организационные теории в единый целенаправленно развивающийся и универсально применяемый комплекс научных знаний и учебных дисциплин, сформированных на основе этих знаний, которые сразу же начали широко и разнообразно преподаваться в ведущих учебных центрах.