Понятие маркетинговой философии и системы управления маркетингом

7. Информационное и документационное обеспечение

8. системы управления

9. Главные функции процесса управления, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, – выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость

хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

Процесс управления можно представить в виде множе-ства согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых ре-шений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена. Инфор-мационное обеспечение системы управления представляет собой

оперативную информацию, нормативно-справочную информа-цию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

К качеству информации предъявляются определенные тре-бования:

• комплексность – информация должна комплексно от-ражать все стороны деятельности организации: техническую, технологическую, организационную, экономическую и соци-альную во взаимосвязи с внешними условиями.
• оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения.
• систематичность – требуемая информация должна посту-пать систематически и непрерывно (по возможности).
• достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.
• Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распро-странения информации. При этом информация все чаще прини-мает фиксированный, документальный характер. Для фиксирова-ния и передачи информации во времени и пространстве применя-лись различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и ком-пьютерной техники.
• Запись информации на различных носителях по установлен-ным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.
• Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). Оно может осуществлять-ся как физическими, так и юридическими лицами, которые вы-ступают в качестве авторов. В связи с этим принято различать документы личного и официального происхождения.
• Документационное обеспечение управления выполняет спе-циальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление дела-ми, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секре-тарь руководителя или другое специально назначенное долж-ностное лицо.
• Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.
• Для всех организаций, учреждений, предприятий Россий-ской Федерации независимо от формы собственности или функ-ций установлены единые требования к составлению и оформле-нию документов и работе с ними. Эти требования изложены в ос-
• новных положениях Государственной системы документацион-ного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТ, инструкциях по делопроизводству, номенклатуре дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.
• От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управ-ленческого труда, культура работы аппарата, возможность ис-пользования документной информации в будущем.
• зависимости от функции управления создаются различные виды и разновидности документов.
• Вид документа – это обозначение наименования документа. Например, протокол – вид документа. Разновидность его – про-токол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др.
• Или акт – вид документа, его разновидность – акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.
• Управленческая деятельность фиксируется в основном ор-ганизационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:

• организационные документы; распорядительные документы; справочно-информационные документы.

• настоящее время требования к оформлению документов предприятия регламентируются:

• 1) международными стандартами, устанавливающими тре-бования к оформлению документов, действие которых распро-страняется на Российскую Федерацию, в соответствии с заклю-ченными международными соглашениями в области стандарти-зации;
• 2) государственными стандартами, устанавливающими тре-бования к оформлению документов, и прежде всего введенным в
• действие с 1 июля 2003 года государственным стандартом Рос-сийской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003;
• 3) территориальными и отраслевыми стандартами, устанав-ливающими требования к оформлению документов с учетом спе-цифики организации и содержания деятельности соответствую-щих органов территориального и отраслевого управления;
• 4) внутренними стандартами предприятий (организаций, учреждений), устанавливающими требования к оформлению
• документов с учетом специфики организации и содержания дея-тельности соответствующих предприятий.
• Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
• Первая – это документы по общим (административным) вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти до-кументы составляются работниками всех подразделений пред-приятий.
• Вторая группа – документы по функциям управления. Та-кие документы составляют работники финансовых органов, бух-галтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, отделов кадров и других функциональных служб. Документы классифи-цируются по наименованиям: служебные письма, приказы, про-токолы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они мо-гут быть совершенно разными.
• Обычно используют следующие признаки для классифика-ции документов:
• по месту составления: внутренние (документы, состав-ленные работниками данного предприятия) и внешние (докумен-ты, поступающие из других предприятий, организаций и от част-ных лиц);
• по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)
• сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные запис-ки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть за-полняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий;
• по срокам исполнения: немедленного исполнения, сроч-ные, требующие исполнения в определенный срок, несрочные, для которых срок исполнения не установлен и документы посто-янного действия;
• по происхождению: служебные и личные;
• по содержанию: простые, сводные (собрано в одном не-сколько документов), обобщенные (документ составлен на основе анализа нескольких документов и носит обобщающий характер);
• по виду оформления: черновики, подлинные, копии, ко-пии копий, выписки, дубликаты;
• по носителю информации: бумажный носитель, фото- и кинодокументы, вещественные, электронные и т. д.;
<li class="dash041e_0431_044b_0447_043d_0430_044f_0020_0442_0430_0431_043b_0438_0446_0430" style="