Підвищення ефективності управління закупівлями на ВАТ «Дніпропетровський тепловозоремонтний завод»

 

 

РОЗДІЛ 1

ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ТА АНАЛІЗ МЕТОДІВ ОПТИМІЗАЦІХ ЗАКУПІВЕЛЬНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ

 

 

1.1. Сутність закупівельної  діяльності підприємства: теоретичний  аспект

 

Особливого значення в сучасних умовах ринкових відносин набуває закупівля товарів, яка є основою ефективної діяльності підприємства на ринку. Закупівлі опосередковують з одного боку, вплив торгівлі на виробництво щодо визначення його обсягів, вдосконалення асортименту і підвищення якості товарів, а з іншого, - вплив виробництва на роздрібну торгівлю щодо формування нею торгового асортименту, розширення реалізації, поліпшення організації торговельного обслуговування, а також на підвищення рівня задоволеності матеріальних і культурних потреб населення.

Для виробників товарів та послуг закупівлі є не тільки гарантією їх збуту, але й забезпечують безперервність виробництва, ефективне функціонування підприємств. Для роздрібної торгівлі вони сприяють своєчасному надходженню товарів для досягнення власної мети, а для решти учасників товаропросування - гарантією виживання в умовах ринкової конкуренції [1].

Незважаючи на велику кількість праць вітчизняних і зарубіжних вчених, присвячених проблемам закупівель, теоретичні погляди щодо їхньої сутності та її адаптації до ринкових умов господарювання є суперечливими. Зокрема, відсутня єдина точка зору щодо дефініції „закупівлі".

Огляд літератури, присвяченої проблемам закупівель (постачання), виявив велику різноманітність думок у трактуванні цього терміна. Необхідно відразу зазначити, що в економічній літературі терміни „закупівля" і „постачання" використовуються як синоніми.

Необхідно зазначити, що вчені, які займались визначенням цього терміну, по-різному підходили до цієї проблеми. Одні визначали закупівлю у досить вузькому розумінні, інші ж підходили до цього поняття дуже широко.

Характерним є розгляд „закупівель" („постачання") як стратегічної функції щодо забезпечення підприємства факторами подальшого існування, як аспекту діяльності підприємства, як комерційного процесу, як процесу ухвалення рішення, як акту здійснення купівлі-продажу. Усі ці суперечності у визначенні сутності закупівель спричинені розбіжностями у виділенні об'єкта закупівель, що дозволяє говорити про розширений та вузький підходи до розуміння закупівель.

Окремі німецькі економісти під закувлею розуміють придбання товарів для продажу, а також купівлю іншого майна. Різні автори, що займаються проблемами постачання, найчастіше вважають єдиною функцією постачальницької діяльності закупівлю матеріалів. Проте це приклад вузького розуміння закупівель. Зокрема, Р. Кох трактує закупівлю як „діяльність компанії, що спрямована на придбання сировини, матеріалів, напівфабрикатів і послуг, та її відділ, що виконує ці функції" [2, С. 56].

У межах цього напрямку й розглядається сутність закупівель у галузі торгівлі. Однак об'єктом закупівель є не всі матеріальні ресурси, а тільки їхня частина - товари. Хоча автори єдині у визначенні об'єкта закупівель, поняття закупівля товарів трактують по-різному.

Часто зустрічаються визначення, у яких закупівля ототожнюється з кількістю, якістю, терміном і ціною закуповуваних товарів. Дж. Келлі вважає, що закупівля - це „покупка товарів належної якості, у необхідній кількості, у потрібний час, за прийнятною ціною, у відповідного постачальника" [2, С. 59].

Однак вирішенню задачі про параметри майбутньої закупівлі передує усвідомлення необхідності закупівлі взагалі. У зв'язку з цим існує інша точка зору, згідно з якою закупівля трактується як „процес ухвалення рішення, за допомогою якого офіційна орієнтація констатує наявність нестатку в закуповуваних товарах і послугах, а також виявляє, оцінює й відбирає конкретні товари і конкретних постачальників з числа наявних на ринку". Слід зазначити, що наведене визначення також не є повним, тому що охоплює лише попередні операції з закупівлі, не відбиваючи сам процес закупівлі товарів, однак тут справедливо зроблений акцент на важливість етапу виявлення потреби в товарах, що закуповуються.

Можна погодитись з думкою М. Л. Ліндерса і Х. Е. Фірона, які вважають, що термін „закупівлі" описує процес покупки: усвідомлення необхідності, пошук і вибір постачальника, переговори щодо ціни, а також інші умови, наприклад, пов'язані з доставкою товару" [3, С. 93].

Необхідно підкреслити, що в жодному з розглянутих трактувань не знайшла відображення цільова спрямованість закупівельної роботи. Особливістю закупівель у торгівлі є те, що товари здобуваються з метою їхнього перепродажу.

Закупівлі товарів - важлива складова частина комерційної роботи підприємства. Правильно організовані закупівлі товарів є важливою умовою для нормального функціонування підприємства та виконання планових завдань.

Таким чином, проведений короткий огляд різних тлумачень поняття „закупівлі" не дає однозначного визначення. Узагальнюючи результати проведених теоретичних досліджень, доцільно дати визначення закупівлі як процесу придбання товарів належної якості, необхідної кількості і в потрібний час з метою їхнього наступного перепродажу. Він здійснюється підприємствами або приватними особами й орієнтований на задоволення споживчого попиту. Цей процес складається з виявлення потреби в товарах, пошук і вибір постачальника, перемовини щодо ціни, а також інших умов, пов'язаних з доставкою товару.

Діяльність з закупівлі передбачає комплекс взаємопов’язаних операцій, виконуваних у певній послідовності:

1. вивчення й прогнозування попиту з метою обґрунтування комерційних рішень щодо оптових закупівель товарів;
2. виявлення й вивчення джерел надходження та постачальників товару;
3. визначення конкретних обсягів закупівлі окремих товарів та необхідних для цього коштів;
4. встановлення й оформлення комерційних зв’язків із постачальниками, узгодження й укладання контрактів купівлі-продажу, договорів поставки;
5. контроль над виконанням укладених угод, організація закупівлі, завезення та приймання товарів.

На підставі Закону України «Про здійснення державних закупівель» [4] (далі – «Закон про держзакупівлі»), закупівлі можуть здійснюватися шляхом проведення таких процедур:

- відкриті торги;

- торги з обмеженою участю;

- двоступінчаті торги;

- запит цінових пропозицій (котирувань);

- закупівля у одного учасника.

Відкриті торги. Основна процедура здійснення закупівель. Під час проведення відкритих торгів тендерні пропозиції мають право подавати все зацікавлені особи. Оголошення про проведення процедури відкритих торгів публікується в інформаційному бюлетені «Вісник державних закупівель».

Торги з обмеженою участю. Процедура торгів з обмеженою участю може застосовуватися у разі, коли товари, роботи або послуги у зв'язку з їх складним або спеціалізованим характером можуть бути запропоновані обмеженою кількістю учасників.

Під час проведення торгів з обмеженою участю тендерні пропозиції мають право подавати лише ті учасники, які запрошені замовником взяти участь в процедурі закупівлі.

Застосування процедури торгів з обмеженою участю для закупівлі товарів, робіт і послуг, очікувана вартість яких рівна або перевищує 500 тис. гривень, вимагає узгодження з уповноваженим органом у встановленому ним порядку, крім випадку, коли процедура торгів з обмеженою участю застосовується після проведення попередньої кваліфікації учасників.

При процедурі торгів з обмеженою участю замовник має право провести попередню кваліфікацію учасників, інформація про проведення якої публікується замовником в інформаційному бюлетені «Вісник державних закупівель».

Двоступінчаті торги. Процедура двоступінчатих торгів застосовується в наступних випадках:

• замовник не може скласти конкретний перелік товарів (робіт) або визначити вид послуг, а також якщо для ухвалення оптимального рішення про закупівлю необхідно провести попередні переговори з учасниками;
• всі тендерні пропозиції, подані учасниками для участі у відкритих торгах, замовник відхилив у зв'язку із змовою учасників щодо ціни відповідного товару, робіт або послуг, а також коли учасники, які подали тендерні пропозиції, не відповідали вимогам, викладеним в тендерній документації;
• для виконання нових будівельних робіт, які є повторенням подібних будівельних робіт, відповідним типовому проекту, щодо якого первинний договір про закупівлю було укладено;
• предметом закупівлі є проведення наукових досліджень, експериментів або розробок, надання консультаційних і інших спеціальних послуг.

Оголошення про проведення процедури двоступінчатих торгів публікується в інформаційному бюлетені «Вісник державних закупівель».

Процедура двоступінчатих торгів проводиться в два етапи:

- на першому етапі всім учасникам пропонується подати попередні тендерні пропозиції без зазначення ціни. Тендерна документація передбачає лише пропозиції щодо технічних, якісних та інших характеристик предмету закупівлі, умови постачання, підтвердження професійної і технічної компетентності учасників і їх відповідності кваліфікаційним вимогам. Замовник проводить переговори з ким-небудь з учасників. Після отримання попередніх пропозицій замовник має право внести зміни в тендерну документацію, що стосуються технічних вимог і вимог до якості предмету закупівлі або запропонувати нові характеристики і критерії оцінки пропозицій відповідно до Закону, про що замовник інформує всіх учасників під час надання ним запрошень до участі в другому етапі торгів;

- на другому етапі замовник пропонує учасникам, попередні тендерні пропозиції яких не були відхилені на першому етапі, подати остаточні тендерні пропозиції із зазначенням ціни. У подальшому процедура двоступінчатих торгів проводиться так само, як і процедура відкритих торгів.

Запит цінових пропозицій (котирувань). Замовник може здійснювати закупівлю шляхом застосування процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) щодо товарів і послуг, для яких існує постійно діючий ринок, за умови, що вартість їх закупівлі не перевищує 200 тис. гривень. 
Під час застосування процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) замовник подає запит щодо цінових пропозицій (котирувань) не менше ніж трьом учасникам. Переможцем вважається учасник, що запропонував найменшу ціну.

Закупівля у одного учасника. Закупівля у одного учасника - це процедура, відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення з ним переговорів.

Процедура закупівлі у одного учасника застосовується замовником після узгодження в установленому порядку з уповноваженим органом у разі:

• закупівлі творів мистецтва або закупівлі, пов'язаної із захистом авторських прав;
• відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на товари, роботи чи послуги, які можуть бути поставлені, виконані чи надані тільки певним учасником, за відсутності при цьому альтернативи;
• потреби у здійсненні додаткових поставок первинним учасником, призначених для часткової заміни або розширення поставок, коли зміна учасника може призвести до закупівлі товарів чи послуг, які не відповідають вимогам взаємозаміни з наявними товарами чи послугами;
• необхідності виконання додаткових будівельних робіт, не включених у початковий проект, але які стали через непередбачувані обставини необхідними для виконання проекту за умови, що договір буде укладено з учасником таких робіт, якщо роботи технічно чи економічно пов'язані з головним договором. При цьому загальна вартість договору на додаткові роботи не повинна перевищувати 50 відсотків вартості головного договору;
• укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного конкурсу;
• нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв'язку з особливими економічними чи соціальними обставинами, яких замовник не міг передбачити, у тому числі закупівлі, пов'язаної з ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій.

Матеріально-технічне забезпечення - ланка у виробничо-комерційній, потоково-процесній діяльності в промисловому виробництві і експлуатації виробничих або невиробничих об'єктів, вміст якої направлений на постачання відповідних об'єктів необхідними засобами (матеріалами, енергією, комплектуючими, запасними частинами і т. п.)[4]. 

Закупівельна логістика є одній з основних логістичних підсистем і вивчає процес руху сировини, матеріалів, комплектуючих і запасних частин з ринку закупівель до складів підприємства. 

Поява терміну "закупівельна логістика" не випадково.  За кордоном сфера діяльності по забезпеченню компанії (фірми-виробника або торгівельної компанії) необхідними видами матеріальних ресурсів і готової продукції традиційно називається purchasing/procurement - закупки/управління закупівлями (постачанням)[5]. Ця ж область виробничої діяльності у вітчизняній практиці до цих пір називається матеріально-технічним постачанням (забезпеченням), на підприємствах оптової торгівлі - товаропостачанням. Проте останніми роками цю область стали визначати як закупівельну логістику. 

Це пов'язано з тим, що в даний час змінився характер матеріально-технічного забезпечення підприємств: від жорстко централізованого постачання, що фондується, до вільної оптової торгівлі ресурсами. Багатьом виробничим підприємствам доводиться працювати на ресурсно-товарних ринках в умовах нестабільного конкурентного середовища, для якої характерні: нерівномірна насиченість ринку товарами унаслідок промислового спаду, перепрофілювання багатьох виробничих підприємств, традиційної для окремих галузей російської економіки високої міри монополізації виробництва; обмеженість інформації про ресурсно-товарний ринок; низька контрактна дисципліна виробників і постачальників товарів виробничого призначення і ін.

У зарубіжній логістичній науці і практиці також немає єдиного підходу до термінології досліджуваної області. Зокрема, Д. Дж. Бауерсокс і Д. Дж. Клосс [9] вказують: постачання включає закупівлі і організацію зовнішніх постачань матеріалів, виробничих компонентів і готових продуктів від постачальника на виробничі або складальні підприємства, склади промислових і торгівельних підприємств або в роздрібні магазини. Процес придбання матеріальних ресурсів (товарів) у виробничій діяльності зазвичай називають закупівлями, в державному секторі - постачанням, в роздрібній і складський господарстві – покупками [10]. Часто цей же процес визначають як "логістика на вході" або "внутрішня логістика".  Стандартне визначення загальних цілей функції закупівель таке, що компанія повинна отримувати необхідне за якістю і кількості сировина в потрібний час, в потрібному місці, від надійного постачальника, що своєчасно відповідає по своїх зобов'язаннях, з хорошим сервісом (як до здійснення продажу, так і після неї) і за вигідною ціною[11].