Особенности управления оптовой торговлей

В настоящее время предприятие  осуществляет продажу строительных и отделочных материалов оптовым и розничным покупателям. ООО «Максима» предлагает достаточно широкий ассортимент строительных и отделочных материалов, преимущественно отечественных производителей. Основными товарными группами, предлагаемые крупными предприятиями являются:

• керамическая плитка;
• керамический гранит;
• сайдинг, соффит;
• кровельные материалы;
• сухие строительные смеси;
• настенные покрытия;
• напольные покрытия;
• изделия из ПВХ;
• лакокрасочная продукция;
• ручной инструмент;
• электроинструмент.

2.2 Анализ структуры и системы управления ООО «Максима»

Немало важную роль в организации  играет тот момент, как связаны  между собой подразделения организации, кто и за что отвечает, кто принимает стратегические решения, у кого какие функции. Структура управления ООО «Максима» [приложение 2]

Структура является линейно-функциональной и представляет собой иерархичность управления, четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов. Она основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления. Такая организационная структура образовалась в результате построения аппарата управления из взаимоподчинённых органов в виде иерархической лестницы, то есть каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых. Элементы структуры являются носителями определенных управленческих полномочий.

Этот тип структуры наиболее приемлем для данной организации, поскольку  она является средней, дистанция  власти при этом минимальна, что  в свою очередь свидетельствует  о чётком взаимодействии между руководителями и подчинёнными. И это является особенность данной организационной структуры. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений. Таким образом, линейно-функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.

Единоличным исполнительным органом ООО «Максима», осуществляющим руководство его текущей деятельностью, является Генеральный директор. Срок полномочий Генерального директора составляет три года и может продлеваться неограниченное число раз.

Генеральный директор организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность перед учредителями (собственниками предприятия) и трудовым коллективом. Генеральный директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

При существующей структуре  управления руководителю предприятия  непосредственно подчиняются:

• главный бухгалтер;
• заместитель по коммерческим вопросам;
• главный инженер;
• начальник отдела кадров;
• инженер по охране труда;
• системный администратор;
• юрисконсульт;
• секретарь-делопроизводитель.

Главный бухгалтер назначается  руководителем и подчиняется  непосредственно ему. Главный бухгалтер обеспечивает контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций, осуществляемых предприятием, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, проведение (совместно с другими службами) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, контролирует соблюдение финансовой дисциплины, обеспечивает строгое соблюдение кассовой дисциплины и надлежащий порядок хранения денег.

Первым заместителем генерального директора является коммерческий директор, на которого возлагаются следующие функции:

• заключение договоров
• контроль за дебиторской задолженностью;
• осуществление контроля за выполнения финансового плана и бюджета, плана реализации продукции.

Коммерческому директору  подчинены:

• начальник отдела закупок - коммерческая работа по оптовым закупкам складывается из следующих этапов:

-изучение и прогнозирование  покупательского спроса;

-выявление и изучение источников  поступления и поставщиков товаров; 

-организацию хозяйственных связей  с поставщиками товаров, включая  разработку договоров поставки;

-организацию учета и контроля  над ходом выполнения договорных  обязательств.

Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих объёмы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок. Правильно организованные оптовые закупки дают возможность сформировать необходимый ассортимент товаров для снабжения населения, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, а так же обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

• начальник отдела продаж - основными функциями его работы можно выделить следующие:

-проведение переговоров с клиентами по реализации продукции компании;

-формирование месячного плана закупок;

-распределение клиентов между менеджерами;

-контроль за состоянием платежей в отделе;

-обеспечение четкого информационного взаимодействия между отделом и другими подразделениями компании;

-разработка договоров сбыта продукции;

-разработка и представление на утверждение планов продаж.

В каждом из отделов есть ведущие специалисты – менеджеры, которые  осуществляют полный контроль движения товара. На менеджеров возлагаются следующие функции:

• определение соответствия качества материальных ресурсов нормативным документам и заключенным договорам;
• осуществление связей с поставщиками и потребителями продукции;
• оперативный учет поступления и реализации товарно-материальных ценностей;
• оформление документации на постановку и реализацию продукции, составление отчетности;
• осуществление контроля за соблюдением правил хранения товарно-материальных ценностей на складах.

Вторым заместителем генерального директора является директор по логистике. В его подчинении находятся следующие отделы:

а) транспортный отдел, в  котором работают водители во главе с механиком.

Основные функции транспортного  отдела:

• выпуск автомобилей в рейс;
• обеспечение автомобильными запчастями;
• техническое состояние автомобилей;

б) отдел логистики, в котором  работают операторы, проводящие следующие виды работ:

• обработка и подготовка данных по поступлению и реализации товаров: для контроля и учета товарных потоков используют самые разнообразные формы документов. Главное назначение этих документов состоит в том, чтобы обеспечить тщательный учет всех товаров, поступающих на склад. После разгрузки оформляются приемо-сдаточные документы: делается приходный ордер, в товарно-транспортных накладных экспедитор расписывается в том, что он сдал, а приемщик - в том, что он принял товар; ставится печать. После этого делаются копии документов, один экземпляр остается на складе, оригинал и второй экземпляр копии отправляется в бухгалтерию, второй оригинал возвращается поставщику. После приемки товара на складе и оформления всех документов делается поступление товара в базу 1С: управлении торговлей. После чего можно приступать к процедуре реализации товара.
• обеспечение рационального использования всех видов транспорта;
• совершенствование погрузочно-разгрузочных работ.

в) склад, где работают кладовщики, обеспечивает хранение, складирование  и отпуск товара, организацию погрузо-разгрузочных работ. Начальник склада или кладовщик обязан присутствовать при разгрузке и провести идентификацию фактически поступившего на склад и указанного в сопроводительных документах товара. Распаковка не производится, но упаковка проверяется на целостность и деформацию. Если имеются повреждения, то составляется акт, согласно которому товар, не соответствующий стандартным требованиям и параметрам, должен быть возвращен поставщику. Реализация товара со склада производится с соблюдением определенных требований. Все сопроводительные документы должны быть соответственно оформлены: товарно-транспортная накладная должна быть подписана главным менеджером того отдела, чей товар отпускается; генеральным директором, разрешающим отпуск, или лицом, его заменяющим: скреплена печатью. Накладная также может иметь пометку о способе оплаты товара: наличный расчет, предоплата ( указывается № счета и дата поступления денег на р/с продавца.) В некоторых случаях, при налаженных связях с товарополучателем, отпуск товара может производиться при предъявлении платежного поручения с исполнением. Если получателем является юридическое лицо, то к накладной прикладывается доверенность на получение товара. После этого лицо, получающее товар, подписывается в том, что он получил товар. Копия накладной остается в отделе, один оригинал отправляется в бухгалтерию (после отражения этой операции в складском учете), второй оригинал остается у получателя товара: копия накладной остается на складе.

Главный инженер руководит  работой технических служб предприятия, несет ответственность работу на строительных объектах, вместе с подчиненными ему отвечает за бесперебойное снабжение электроэнергией, подачу тепла в административные здания, подачу воды и т.п. Проводит планирование и осуществляет ремонт энергетического оборудования, разрабатывает и осуществляет мероприятия по реконструкции, техническому перевооружению и перспективному развитию энергетического хозяйства предприятия, проводит нормирование расходов электроэнергии, теплоты, а также мероприятия по их экономии, использование вторичных энергоресурсов, разрабатывает технические и организационные мероприятия по повышению надежности и увеличения срока службы энергетического оборудования, проводит работы по оптимизации режимов использования энергетического оборудования в энергетических службах. Проводит инструктаж и обучение персонала.

Главному инженеру подчиняются:

• энергетик;
• электромонтер;
• слесарь – сантехник.

Начальник отдела кадров руководит  отделом кадров, обеспечивает подбор, расстановку, изучение и использование  рабочих кадров и специалистов; организует систему учета кадров, анализ текучести  кадров.

Инженер по охране труда  осуществляет контроль за соблюдением в подразделениях предприятия законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда, за предоставлением работникам установленных льгот и компенсаций по условиям труда. Изучает условия труда на рабочих местах, подготавливает и вносит предложения о разработке и внедрении более совершенных конструкций оградительной техники, предохранительных и блокировочных устройств, других средств защиты от воздействия опасных и вредных производственных факторов.

В круг типовых задач системного администратора входит:

• подготовка и сохранение резервных копий данных, их периодическая проверка и уничтожение;
• установка и конфигурирование необходимых обновлений для операционной системы и используемых программ;
• установка и конфигурирование нового аппаратного и программного обеспечения;
• создание и поддержание в актуальном состоянии пользовательских учётных записей;
• ответственность за информационную безопасность в компании;
• устранение неполадок в системе;
• планирование и проведение работ по расширению сетевой структуры предприятия;
• обес<span class="List_0020Paragraph__Char" style=" font-fami