Основы формирования системы упрaвления персоналом оргaнизaции

Часть информационной системы - делопроизводство - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, процесс обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или передачи. Этот процесс включает своевременную обработку поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников организации; регистрация, учет и хранение документов; контроль за исполнением документов. Делопроизводственные процессы обычно регламентируются, основными стандартами являются ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов». В подсистеме управления персоналом ведутся следующие унифицированные системы документации: плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала); первичной учетной (по учету труда и зарплаты); отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, высвобождению работников); социальной (по пенсиям, пособиям, льготам); организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, анкеты, заявления, правила, постановления, решения, устав). Отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие документы: личные дела работников организации; трудовые книжки, пенсионные дела. В настоящее время в связи с развитием современных технологий информационная подсистема реализуется на основе специализированного программного обеспечения и представляет собой сложную многоуровневую базу данных.

Правовая подсистема управления персоналом предназначена для обеспечения соответствия действий кадровой системы требованиям и условиям действующего законодательства. Основными законодательными актами, регулирующими трудовые отношения, являются: Гражданский кодекс РФ; Трудовой кодекс РФ; Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях»; Закон РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)»; Закон РФ «О пенсиях». Сфера локального регулирования включает: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации. Задача службы управления персоналом состоит в экспертизе нормативных актов, разработанных в организации на соответствие трудовому законодательству; информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде; разъяснение и порядке применения действующем а трудового законодательства. Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом. К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют функции по управления персоналом: положение по формированию кадрового резерва; положение по организации адаптации работников; положение об оплате и стимулированию труда; должностная инструкция.

Деятельность службы по управлению персоналом определяется Положением о подразделении - документ, регламентирующий деятельность и включающий следующие разделы: общие положения (место в структуре предприятия; кому подчиняется; какими документами руководствуется); задачи; функции; права; взаимоотношения с другими подразделениями; ответственность подразделения19.

Финансовая подсистема предназначена для изыскания средств на решение задач кадрового менеджмента, в том числе на найм, отбор и развитие персонала. На предприятии существует два основных типа финансирования на базе себестоимости (заработная плата основных работников; заработная плата управленческого персонала (менеджер по персоналу); отчисления на социальное и медицинское страхование) и на базе прибыли.

Социально-психологическая подсистема предназначена для обеспечения социально-психологической поддержки функций управления (мотивация, адаптация, создание благоприятного психологического климата, формирование рабочих групп).

 

Глава 3. Исследование принципов и методов построения системы управления персоналом на примере государственного унитарного предприятия «Стерлитамакского троллейбусное управление».

3.1 Общая характеристика  и структура управления ГУП «Стерлитамакское троллейбусное управление».

Стерлитамакское троллейбусное управление образовано 25 февраля 1961 года. В настоящее время данное предприятие является коммерческой организацией, а также юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках. Предприятие отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Место нахождения предприятия: Российская Федерация, Республика Башкортостан, г. Стерлитамак ул. Кочетова, д. 26.

Основная цель предприятия - удовлетворение общественных потребностей в результатах его деятельности и получение прибыли.

Для достижения целей предприятием осуществляет следующие виды деятельности:

- перевозка пассажиров и грузов;

- капитально-восстановительный ремонт;

- транспортные услуги;

- техническое обслуживание и  ремонт автотранспортных средств;

-строительство, монтаж, демонтаж, отделка, ремонт зданий и сооружений;

- кровельные работы;

- общественное питание;

- изготовление и размещение  рекламы;

- ремонт и перемотка электрооборудования;

- другие в соответствии с  Уставом предприятия.

В Стерлитамакском троллейбусном управлении в настоящее время действуют 18 троллейбусных маршрутов, 167 троллейбусов.

Современное предприятие представляет собой сложный комплекс, динамизм и слаженность работы которого обеспечивается механизмом управления. Механизм управления предприятием - иерархическая система административных органов и управленческих структур, при помощи которой согласованно решаются основные задачи и достигаются цели, стоящие перед предприятием, устанавливаются внутренние связи, осуществляется контроль исполнения, используются рычаги воздействия, охватывающие деятельность всех звеньев и работников предприятия.

Организационная структура предприятия - линейно-функциональная, т.е. смешанный вид управления.

Согласно Уставу предприятия «Стерлитамакского троллейбусного управления» Руководитель предприятия - начальник управления - является единоличным исполнительным органом.

Данная структура управления является многоуровневой и включает в себя различные функциональные отделы и подразделения, посредством чего реализуется принцип вертикального разделения труда. Как уже отмечалось высший уровень управления представлен начальником управления, а также его заместителями, которые наделены определенными функциональными обязанностями и полномочиями. Руководителя среднего звена управления обеспечивают реализацию политики функционирования предприятия, разработанной высшим руководством и отвечают за выполнение детальных заданий на уровне подразделений и отделов.

Низший уровень управления представлен руководителями, осуществляющими управление работниками, находящимися в их подчинении (начальниками Депо, участков и т.д.).

Деятельность всех служб (отделов, подразделений) предприятия регламентируется Положениями об отделах, должностными инструкциями их сотрудников.

Таким образом, управление любым предприятием осуществляется через человека, через людей вносятся определенные коррективы в техническую, технологическую и организационные стороны процесса производства. Сами работники предприятия также являются объектом управления и составляют персонал предприятия. Непосредственное руководство персоналом предприятия осуществляется службой управления персоналом - отделом кадров.

3.2 Методы построения системы управления персоналом

Наука и практика выработали три группы методов управления персоналом: административные, экономические и социально-психологические.

Административные методы базируются на власти, дисциплине и взысканиях и известны в истории как методы кнута. Экономические методы основываются на правильном использовании экономических законов и по способам воздействия известны как методы пряника. Социально-психологические методы основаны на способах мотивации и морального воздействия на людей и известны как методы убеждения.

На основании Положения об отделе кадров можно судить об использовании в основном административных методов. Как указывалось в первом разделе работы, для административных методов характерно прямое централизованное воздействие субъекта управления на объект, посредством организационно-стабилизирующих документов, к которым относятся:

- законы,

- уставы,

- правила,

- инструкции,

- положения;

- распорядительные

- приказы,

- распоряжения.

- дисциплинарные

- установление  и реализация форм ответственности.

На рассматриваемом предприятии одним из основных документов определяющих принципы и методы управления является Устав предприятия, на основе которого было разработано Положение об отделе кадров, Следовательно, методы построения системы управления персоналом также отражаются в разделах данного Положения. В частности, речь идет о 5 разделе - права отдела кадров. Анализируя содержание данного раздела, представляется возможным сделать вывод о том, что в управлении персоналом ГУП СТУ применяются в основном административные методы. За отделом кадров закрепляется право на подготовку и представление на утверждение приказов, имеющих распорядительный и дисциплинарный характер, это подтверждается данными приведенными в таблице 1.

 

Таблица 1. Приказы по управлению персоналом в ГУП СТУ за 2013 год

 

1.	Общее количество (247) приказов по кадрам в МУП СТУ из них	100%
2.	Приказы о движении кадров	16 %
3.	Приказы о нарушениях дисциплины	20%
4.	Приказы о поощрении и премировании	5%
5.	Приказы распорядительного характера	43%
6.	Приказы о перемещениях (продвижение по службе)	10%
7.	Приказы о повышении квалификации и профессиональной переподготовке	6%

 

  

     Анализируя данные приведенные в таблице можно сделать следующий вывод: за 2009 год наибольшее количество приказов основаны на административных методах управления. Общее количество таких приказов составляет 95%, в то время как приказы, основанные на использовании социально-экономических методов воздействия на персонал составляют 5%.

 

      Применение административных методов ориентировано на такие мотивы поведения работников как осознание необходимости дисциплины труда, чувства долга и т.д. Использование этих методов воздействия предполагает их обязательное исполнение. Особенностью применения административных методов является то, что они должны соответствовать правовым нормам, действующим на определенном уровне управления и не противоречить трудовому законодательству Российской Федерации.

На основании выше изложенного, можно сделать следующие выводы:

- на предприятии  не создана современная система  управления персоналом: основным  подразделением по управлению  персоналом является отдел кадров;

- Положением  об отделе кадров не предусмотрен  ряд направлений деятельности  по управлению персоналом, в частности, отдел кадров не решает вопросы, связанные с совершенствованием  научной организации труда, улучшением  условий труда, не исследует социальные процессы и психологический климат в коллективе, не разрабатывает системы мотивации и стимулирования труда работников предприятия.

Соответственно, функции отдела кадров реализуются на основе преимущественно административного воздействия на персонал. Кроме того, отдел труда и заработной платы, который мог бы стать одним из элементов системы управления персоналом, тем не менее является самостоятельным структурным подразделением и именно этот отдел ведает вопросами материального и морального стимулирования.

Таким образом, подтверждается вывод о том, что на предприятии отсутствует комплексный подход к системе построения и функционирования службы управления персоналом. Экономические методы построения системы управления персоналом - это элементы экономического механизма, с помощью которого обеспечивается прогрессивное развитие организации. Важнейшим экономическим методом построения системы управления персоналом является технико-экономическое планирование, которое объединяет и синтезирует в себе все экономические методы управления. С помощью планирования определяется программа деятельности организации. После утверждения планы поступают линейным руководителям для руководства работой по их выполнению. Каждое подразделение получает перспективные и текущие планы по определенному ряду показателей. Важная задача менеджера различного уровня организовать работу коллектива ориентированную на рост прибыли за счет снижении себестоимости выпускаемой продукции. Поэтому необходимо применять четкую систему материального стимулирования за изыскание резервов по снижению себестоимости продукции и реальные результаты в этом направлении. Огромное значение в системе материального стимулирования имеет эффективная организация заработной платы в соответствии с количеством и качеством труда. Разработка методов экономического стимулирования труда персонала ГУП СТУ возложено на отдел труда и заработной платы, который не входит в систему управления персоналом данного предприятия. Исследуя методы управления персоналом в ГУП СТУ было выявлено, что экономические и социально-психологические методы в 2009 году составили малую часть от общего количества приказов по персоналу. Это говорит о том, что в системе управления персоналом недостаточно используются экономические рычаги стимулирования труда работников предприятия. Нельзя рассчитывать на автоматическое действие экономических методов, трудно определить силу их воздействия и конечный эффект, однако в рыночной экономике данные методы являются не менее важными методами управления, чем административные. В Положении об отделе организации и оплаты труда определены задачи: