Неформальные коммуникации в организации и управление ими

Аласания В.Ю.,

гр. 2050

 

Неформальные коммуникации в организации и управление ими

Неформальная коммуникация - вид внутриорганизационной коммуникации, при котором информационный обмен совершается между сотрудниками организации вне связи с их производственными обязанностями и местом в организационной иерархии.

Основным методом неформального  общения является передача устных сообщений - информация передается от одного участника информационной цепи к другому. Эта особенность обусловливает две характеристики неформальной коммуникации: относительно высокую скорость распространения информации и относительно высокий риск ее искажения.

        Неформальная структура коллектива возникает и развивается спонтанно. Взаимоотношения на неформальном уровне постепенно начинают восприниматься людьми как значимые и желанные, зачастую даже более значимые, нежели формальные взаимоотношения. Неформальные отношения создаются вне компетентности руководства. Администрация не может запретить создание таких групп.

В коллективах  складываются самые разнообразные структуры. Наиболее часты случаи формирования диад, триад, квартетов. Значительно реже встречаются неформальные структуры более крупных размеров, хотя отмечаются устойчивые группы и в 6-7 человек. Факторами, влияющими на неформальную структуру, является близость и взаимные симпатии индивидов, взаимодействующих в трудовых процессах, сходство систем их ценностей и социальных параметров, таких как социальное происхождение, статус, размер дохода и др.

Неформальная  структура характеризуется наличием в каждой группе своего неформального лидера. Лидерство в малых группах вытекает из психологических тенденций группы формироваться вокруг определенного социально-психологического ядра.

Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Кит Дэвис - известный исследователь, установил, что происхождение этого термина относится к временам Гражданской войны в США. Провода телеграфной связи, протянутые с дерева на дерево, напоминали побеги виноградной лозы и широко использовались армией Севера и Юга. Сообщения, передаваемые по такому телеграфу, часто фальсифицировались и запутывались. В конечном счете стало общепринятым квалифицировать неточные сообщения и сведения как «слухи» (прошедшие по системе тайного сообщения).

Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Он считает, однако, что уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь вдет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Дэвис указывает: «люди склонны считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее погрешности имеют более драматичный характер и потому глубже впечатываются в память, чем каждодневная рутинная точность». Кроме того, независимо от точности, «все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным». [3]

Управление  неформальными коммуникациями

       Эффективность внутриорганизационной коммуникации или то, насколько затрачиваемые на этот процесс организационные ресурсы (финансовые, человеческие, материальные) способствуют реализации организационных целей,

Хорошо отлаженная система  коммуникации в организации позволит облегчить процесс управления персоналом. Поэтому использование как формальных, так и неформальных каналов коммуникации, сделает процесс управления персоналом максимально эффективным. Некоторые руководители используют неформальные коммуникации при принятии управленческих решений и для управления коллективом. Это имеет ряд существенных плюсов, но почему-то не так часто используется в России. Через неформальные каналы информация распространяется быстрее, чем через формальные благодаря большей гибкости формальных. Система так называемого «испорченного телефона», «виноградной лозы», «сарафанного радио» и т. п. способна распространять информацию практически мгновенно. Особенно это стало реально в процессе развития современных компьютерных технологий и возможностей мгновенной передачи информации по каналам Интернета. Тем более что большинство современных рабочих мест оснащено специальными программами для передачи информации. Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Управление персоналом через неформальные каналы коммуникации обеспечит быстрое получение и распространение информации. Неформальные каналы охватывают значительно больший объем аудитории, чем формальные. Неформальные каналы способны передавать и получать информацию, как по горизонтали, так и по вертикали. Менеджер по персоналу или консультант получает сведения, реакцию на предоставленную информацию (обратную связь) практически от всех ступеней в иерархии структуры компании.

Доверие к информации, поступившей по неформальным каналам  больше, чем по формальным. Этот эффект усиливается если изначально информация пошла от «неформального лидера», человека пользующегося доверием многих. Наличие неформальных каналов удовлетворяет потребность работников в социальных контактах. Поэтому они охотнее получают и передают информацию таким образом.

          Способ коммуникации через неформальные контакты или межличностное общение является одним из наиболее древних, существовавших еще в примитивных обществах. Поэтому эффективность использования такого способа передачи и получения информации подтвердилась временем. Анализ слухов и сплетен, полученных по неформальным каналам, поможет пролить свет на проблемы не только в сфере персонала, но и на функционирование всей организации в целом.

Существует несколько  хорошо апробированных стратегий, которые позволяют достаточно успешно преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность коммуникации на уровне сотрудников организации. Управление неформальными коммуникациями возможно с позиции, как неформального лидера, так и администратора. Рассмотрим особенности стратегий лидера. У.Беннис выделяет четыре стратегии поведения лидера:

• Стратегия I: внимание через видение. Лидеры демонстрируют свое видение результата и это притягивает к нему людей. Видение результата возможно при сильной концентрации внимания на цели своей деятельности в том случае, когда человек знает, чего он хочет, и умеет представить этот результат в определенном образе.
• Стратегия II: смысл через коммуникацию. Управление смыслами деятельности возможно благодаря способности передать привлекательный образ будущего - образ, вызывающий у других энтузиазм и желание работать. Деятельность последователей неформального лидера зависит от общего понимания смысла деятельности и единой интерпретации реальности, облегчающие скоординированные действия. Стиль и способы, с помощью которых лидеры формируют и передают смысл, чрезвычайно разнообразны.
• Стратегия III: доверие через определение позиции. Доверием пользуются лидеры, которые предсказуемы, чьи взгляды известны и которые этих взглядов придерживаются. Лидерство требует упорства, постоянства цели и стабильности позиции.
• Стратегия IV: применение своего «Я» через позитивное само-восприятие. Лидерство неразрывно с позитивным самовосприятием. Он состоит из трех главных компонентов: знания своих сильных сторон, способности заботиться и развивать эти сильные стороны и способности поддерживать равновесие между собственными сильными и слабыми сторонами и потребностями организации. Неизменным спутником эффективного лидерства является вера в успех и позитивное отношение к неудачам. [2]

Данные стратегии  не являются в полном смысле технологиями, поскольку неотчуждаемы от личности лидера. Скорее, это - описание наиболее общих закономерностей спонтанного поведения лидеров, некоторого искусства вести за собой людей.

Для управления неформальными коммуникациями разработаны  и некоторые отчуждаемые от личности неформального лидера методы. В числе  таких административных технологий следующие:

1. Внутренний маркетинг организации - это деятельность отдела по связям с общественностью, направленная на усиление мотивации организационного поведения индивидов и групп. Составляющими внутреннего маркетинга являются следующие направления деятельности:

• выявление неформальной коммуникационной сети организации;
• выявление наполняющих информационное поле организации слухов, искаженных управленческих команд и распоряжений, негативных оценок, их систематизация и использование в работе;
• выявление лиц, выполняющих коммуникационные роли в организации «сторожей», «лидеров мнения», «связных», «космополитов» и оказание им поддержки в выполнении коммуникационных функций;
• организация праздничных вечеров, выездов на природу и пр.

2. Использование энергии  самоорганизации для повышения  эффективности деятельности сотрудников. Использование сложившихся неформальных групп для создания временных рабочих групп, команд для решения текущих задач, поддержка инициатив снизу, самоорганизующихся процессов.

3. Использование  неформальной информации -слухов в целях организации. Целесообразно использовать каналы неформальной коммуникации в целях управления, для усиления официальной структуры. Неформальная связь действует более оперативно, и она более доступна и проста для восприятия. Недостатком неформальной информации является ее недостоверность.

4. Учет неформальных  структур и принятие мер, компенсирующих недостатки коллективов. Знание особенностей неформальной структуры, целесообразно учитывать при распределении заданий и организационных изменениях. Так, необходимо учитывать, что:

• в закрытых группах будут плохо внедряться нововведения, но успешно решаться сложные задачи, требующие согласованных усилий;
• доминантным группам следуют поручать задачи, требующие быстрого решения;
• нововведения будут быстрее внедряться в открытых и смешанных группах.

      5.Создание условий для социальной жизни. Руководители должны стремиться удовлетворить социальные потребности своих подчиненных, создать условия для социальной жизни:

• давать сотрудникам такую работу, которая позволяла бы им общаться;
• не разрушать возникшие неформальные группы, если они не наносят организации реального вреда:
• создавать условия для социальной активности членов организации вне ее рамок.

6. Преобразование  продуктивных неформальных связей  в формальные. Неформальные структуры, выявленные в сетевом анализе и способствующие реализации целей организации, закрепляются в регламентах, преобразуются в формальные. Возможно объединение отделов или, наоборот, их разукрупнение.

7. Изменение  связей, препятствующих эффективному управлению. В том случае, если неформальные коммуникации наносят вред организации, возможно принятие ряда административных мер:

• изменение состава группы,
• перемещение неформального лидера в другую группу и пр.

Кроме того, необходимо неформальное взаимодействие с лидером группы, стремление вступить с ним в продуктивный диалог. [1]

Заключение

         Итак, суть коммуникации состоит в обмене информацией. Коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Качество организационной коммуникации оказывает непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников, а также на функционирование других процессов управления персоналом: подбора и приема на работу, развития, оценки, компенсации. Значение коммуникации в управлении возрастает по мере увеличения уровня информатизации современных организаций и ускорения перемен во внешней среде их деятельности. Поэтому нельзя поверхностно относиться к тому, что происходит с общением внутри организации. Именно неформальные коммуникации являются тем элементом, который полностью характеризует сильные и слабые стороны организации. Порой даже настолько подробно, что об этом становиться известно большому кругу общества вне самой организации. В подобных случаях самым худшим является то, что эта информация не всегда позитивная.

Из этого можно сделать  вывод, что профессиональный руководитель должен уделять максимальное внимание неформальным коммуникациям, коммуникационному  процессу в целом, а слухам и сплетням в особенности. Это поможет избежать неприятных последствий и возникающих проблем.

 

Список использованных источников

1. Хойер В. Организация и управление менеджментом. – М.: Прогресс, 2001. – 210 с.

2. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. -М.: ЗАО "Бизнес-школа", 2004. -363 с.

3. Казарян И.Р., Морозов С.П.  Коммуникации как основа эффективного управления персоналом - Учебное пособие : ЧитГУ, 2011. -159с.[электронная книга].