Коммуникационные сети и стили в организации

Рис.6. Образцы коммуникационных сетей в группах

 

Аналогичная картина наблюдается  в сетях типа "Y". Такие сети называются централизованными и  могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Другой тип властной иерархии представляют сети типа "цепочка", в которых появляются горизонтальные связи - элемент децентрализации. "Всеканальные" сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания  отношений власти и контроля в  организации. Известно, что сокрытие или централизация информации поддерживают властные отношения.

Характер взаимозависимости  работ и людей в группе или  организации будет определять тип  более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость  допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость  требует "командного" подхода  к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу. [3]

 

При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных  типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного  процесса.

 

3.3 Коммуникационные  помехи

 

Весьма важной характеристикой  любой формы коммуникации является ее подверженность всевозможным помехам. Под помехами понимаются препятствия, барьеры, возникающие при формировании, передаче и приеме информации и нарушающие коммуникацию.

Основными коммуникационными  барьерами являются помехи, связанные  с содержанием сообщения, формой сообщения, средствами сообщения, организацией сообщения.

Помехи, связанные с содержанием  сообщения:

 

1. Языковые вербальные (связанные с речью, словами). Это прежде всего семантические помехи, вызванные неправильным пониманием смысла слов (например, из-за плохого перевода), недостаточной профессиональной подготовкой (непониманием специальных терминов), плохим произношением и т.п.

2. Языковые невербальные (связанные с языком жестов, телодвижениями, выражением лица). Это помехи, возникающие  при ведении переговоров, когда разные стороны придают одним и тем же жестам различный смысл (например, кивок головы у болгар означает не согласие, как у нас, а отрицание).

3. Логические помехи. Здесь  барьером становится различная  система доказательств, принимаемая  сторонами, различное видение  одних и тех же обстоятельств,  разные принципы и установки.  Так, логика богатого отличается  от логики бедного, логика смелого  - от логики осторожного, логика  покупателя - от логики продавца и т.д.

4. Помехи восприятия. Барьером  может стать обстановка, в которой  воспринимается информация (например, недружелюбная атмосфера), предвзятое  отношение к получаемой информации, отсутствие доверия, противоречия  с предшествующими сообщениями,  неготовность к восприятию (например, из-за пренебрежения необходимой подготовительной работой).

Помехи, связанные с содержанием  сообщения, могут быть в значительной степени нейтрализованы путем:

 

• тщательной подготовки к формированию, передаче и приему информации;

 

• привлечения к созданию сообщения и к его приему специалистов;

 

• обучения персонала организации коммуникационным процессам;

 

• создания обстановки, благоприятствующей коммуникационной деятельности.

 

Помехи, связанные с формой сообщения:

 

1. Сложность формы. Здесь  помехи возникают из-за трудности  понимания сообщения (например, при  злоупотреблении специальными терминами,  обилии цифровых данных и т.п.).

2. Непривычность формы.  Помехи появляются, например, тогда,  когда распоряжение отдается  нетрадиционным способом (например, в необычной формулировке).

3. Несоответствие формы  содержанию информации. Например, сигнал  бедствия должен передаваться  коротким сообщением, а финансовая  информация должна носить исчерпывающий характер.

4. Неоправданное посредничество  в передаче и интерпретации  информации. Помехи возникают из-за  неизбежных искажений на каждом  этапе приемо-передачи сообщения (эффект "испорченного телефона").

 

Помехи, связанные с формой сообщения, могут быть преодолены путем:

 

• придания сообщения понятного вида и доступной формы;

 

• соблюдения установленных и согласованных правил представления информации;

 

• обеспечения соответствия формы сообщения его содержанию;

 

• исключения неоправданных промежуточных инстанций при передаче и приеме информации.

 

Помехи, связанные со средствами сообщения:

 

1. Низкая оперативность  передачи информации. Например, требуемое  данным средством кодирование  информации, вызывающее запаздывание ее передачи.

2. Малая пропускная способность  средства. Это вызывает информационные  перегрузки, например при недостатке у организации необходимой для оформления и передачи сообщения оргтехники.

3. Несоответствие средства  характеру передаваемой информации. Например, отсутствие видеоаппаратуры  вынуждает ограничиваться лишь  аудиотехникой, возможности которой существенно ниже.

4. Слабая помехозащищенность  и низкое качество коммуникационных  средств. Это приводит к нарушению  коммуникационного процесса и  резко снижает его качество.

Помехи, связанные со средствами сообщения, могут быть существенно  снижены путем выделения дополнительных средств на оснащение коммуникаций современной техникой.

 

Помехи, связанные с организацией сообщения:

 

1. Плохая обратная связь  или ее отсутствие. Это увеличивает  шансы на искажение информации, лишает организацию возможности  контролировать процесс управления.

2. Запаздывание информации. Это резко снижает ценность  информации и эффективность ее использования.

3. Неудачный подбор партнеров  в коммуникационном процессе. Это  увеличивает возможность искажения  сообщений, а в ряде случаев  может привести к срыву коммуникации.

4. Неудачный выбор времени  и обстановки коммуникации. Это  снижает ценность сообщения и  эффективность его реализации.

 

Помехи, связанные с организацией сообщения, могут быть существенно  уменьшены путем:

 

• обязательного налаживания постоянной и устойчивой обратной связи;

 

• обеспечения своевременности передачи информации;

 

• тщательного подбора участников коммуникационного процесса;

 

• продуманного выбора времени и обстановки коммуникации. [1]

 

3.4 Эффективность  коммуникационных процессов

 

Эффективность коммуникационных процессов зависит от многих факторов.

1. Необходимо определить  потребность в информации. При  этом следует обеспечить понимание  работниками, как будет использоваться  информация, и правильное направление  информационных запросов. Существует  два основных подхода к поиску  информации:

 

• активный, когда определенный набор данных ищется либо непосредственно, либо опосредованно, например с помощью сотрудника библиотеки. Этот подход на языке носителей информационных технологий называется "pull" - "вытягивание";

 

• пассивный, когда сотрудник оповещает свое подразделение или организацию в целом, какая ему требуется информация ("push" - "выталкивание").

 

2. Персонал должен быть  осведомлен о наличии информации, т.е. должны быть указатели,  каталоги, телефонные справочники,  навигаторы и т.д., а также возможность  обращения к профессионалам для  получения сведений о накопленных в организации знаниях.

3. Обеспечение доступа  к информации. Для получения информации  методами "pull" и "push" необходимо обеспечить пользователю наиболее удобные средства и поддерживать баланс между этими методами.

 

4. Система коммуникаций  в организации должна характеризоваться  завершенностью и полнотой, что  означает, что обеспечен доступ  как к централизованно управляемой,  так и индивидуально создаваемой информации.

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

 

• обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;

 

• использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);

 

• проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);

 

• организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);

 

• практиковать выпуск информационных бюллетеней;

 

• обеспечить повышение квалификации работников управления;

 

• использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).

Для успешного осуществления  коммуникации менеджеры должны руководствоваться  следующими правилами:

 

1. Перед коммуникацией  четко определить идеи, вкладываемые  в послания. Необходимо учитывать  цели и установки тех, кому  направлено послание, и тех, кого оно касается.

2. Проанализировать истинную  цель каждой коммуникации. Следует  определить самую важную цель, а затем адаптировать язык, интонацию  и подход в целом с тем,  чтобы все они способствовали  достижению поставленной цели. Не  следует добиваться слишком многого одной коммуникацией.

3. Проанализировать все  физическое и человеческое окружение  при любой коммуникации. Большое  значение имеют: выбор времени  коммуникации, личная или иная  форма коммуникации, социальный  климат в организации, в подразделении  и т.д. Коммуникация должна  постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды.

4. При планировании коммуникации  необходимо консультироваться с  другими сотрудниками; часто важно  добиваться участия других сотрудников. Это может придать дополнительную убедительность и объективность сообщению. Часто те, кто оказал помощь в планировании коммуникации, окажут ей активную поддержку.

5. Следует обратить самое  пристальное внимание на интонацию  и основное содержание сообщения.  Это сказывается на позиции  людей, которым направлено сообщение.

6. Следует воспользоваться  возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто  полезное и ценное для его  получателя. Подчиненные с большей  готовностью откликаются на такие сообщения.

7. Необходимо устанавливать  коммуникацию не только на  сегодняшний день, но и на будущее.  Хотя коммуникация направлена  на решение в первую очередь  непосредственных задач, она должна  быть организована с учетом  прошлого опыта и соответствовать  долговременным интересам и целям  организации. [13]

 

 

Практическая  часть

 

Анализ  на примере  ООО «Атомэнергомонтаж»

Общество с ограниченной ответственностью «Атомэнергомонтаж» (далее – ООО «Атомэнергомонтаж») зарегистрировано постановлением Главы администрации Ленинского района г.Москва № 148 от 06.02.2000 г.

Предприятие специализируется на выпуске оборудования для предприятий  машиностроительного и литейного  профиля.

 

Основными видами деятельности  ООО «Атомэнергомонтаж» являются:

 

1)  производство и реализация  продукции производственно-технического  назначения, потребительских товаров;

2)  разработка и внедрение  новых прогрессивных видов техники и технологий;

3)  осуществление в  качестве заказчика или иным  способом работ по реконструкции,  техническому перевооружению и  строительству производственных  и непроизводственных объектов для ООО «Атомэнергомонтаж»;

4)  подготовка и освоение  новых видов продукции, работ,  услуг и технологий их выполнения;

5)  ведение внешнеэкономической  деятельности в порядке;

 

Рынок сбыта предприятия  – регионы Центрального федерального округа.

В настоящее время предприятие  ООО «Атомэнергомонтаж»  располагает высококвалифицированным инженерным и рабочим персоналом, оснащено современной техникой и технологией, позволяющими обеспечить выпуск продукции высокого качества. Ежегодно увеличивается выпуск товаров народного потребления. Главная цель предприятия формулируется следующим образом: адаптация предприятия к условиям рынка и последующее его развитие при стремлении к минимизации затрат.