Изучение функций управления в менеджменте как важная характеристика процесса управления

4) экономичность, разумность контроля, он должен «оправдывать себя»;

5) открытость контроля (подчиненные должны знать, что, как и когда контролируют, о результатах контроля необходимо уведомлять подчиненного);

6) контроль должен прилагаться  к любому участку работы, а не только к необходимому;

7) контроль не должен рассматриваться как средство личного карательного отношения руководителя;

8) индивидуальный подход к подчиненным при осуществлении контроля.

По содержанию контроль может быть:

1) производственно-технологический контроль, протекания технологического процесса, качества и количества продукции;

2) маркетинговым;

3) контроль, следящий за выполнением годовых (квартальных) планов;

4) контроль прибыльности;

5) стратегический контроль (сопоставление стратегических установок фирмы с имеющимися рыночными возможностями).

Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

Рис. 2. Основные составляющие критерия для решения о контроле.⁸ 

 

Существует три разновидности  контроля: предварительный, текущий и заключительный.

• Предварительный контроль позволяет проверить готовность объекта (фирмы) к старту работы на начальном этапе. Перед ним проверяется состояние материальных и финансовых ресурсов, готовность к работе персонала.
• Текущий контроль является основным видом контроля. Он проводится в процессе функционирования фирмы. При этом контролируются работа подчиненных и выполнение технологии производства. При текущем контроле фактическое ведение дел сравнивается со стандартами и нормативами.

Стандарты (нормативы) – критерии, по которым можно оценивать результаты деятельности. Существует три вида нормативов:

• Натуральные. К ним относятся нормы расхода материалов на единицу продукции.
• Стоимостные. Они включают сметы предстоящих расходов.
• Временные стандарты. Они определяют время, необходимое для осуществления той или иной задачи.

Измерения являются самыми трудными и дорогостоящими элементами контроля. Затраты, связанные с измерениями, зачастую предопределяют, стоит ли вообще заниматься контролем. Ведь основная цель контроля состоит не только в том, чтобы установить, что же происходит на самом деле, а в том, чтобы снизить расходы на производство и увеличить прибыль.

• Заключительный (итоговый) контроль с оценкой выполнения фирмой своих планов требует всестороннего анализа сильных и слабых сторон деятельности организации за истекший период с целью получения необходимой информации для последующих этапов планирования. Заключительный контроль осуществляется, когда работа уже закончена, при этом могут быть два типа контроля: внешний и внутренний (самоконтроль).

Эффективное сочетание различных  видов контроля с учетов параметров внешней и внутренней среды –  залог успешного функционирования организации.⁹

Контроль оказывает сильное  влияние на поведение людей. Неудачно спроектированная система контроля может сделать поведение работников ориентированным на нее, то есть люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей, что может вести к выдаче искаженной информации.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

Координация и регулирование.

Сущность этой функции заключается  в обеспечении согласованности  действий всех звеньев системы управления, сохранении, поддержания и совершенствования установленного режима работы производственного механизма. При помощи этой функции решаются задачи, связанные с разделением труда в аппарате управления и упорядочением  системы производства в случае отклонения от заданных параметров.

Цели координации и регулирования  – установление взаимодействия в  работе производственных подразделений, руководителей и специалистов, устранение помех и отклонений от заданного  режима работы.¹⁰

Регулирование – вид деятельности по поддержанию режимов функционирования организации в сфере действия объективных закономерностей, тенденций и принципов. ¹¹Она определяется задачей сохранять состояние упорядоченности, как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления. Эта как раз та функция, которая связывает систему управления с внешней средой.

Координация является элементом функции регулирования, обеспечивающим достижение согласованности в работе всех звеньев системы путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.

Любой вид совместной деятельности людей подразумевает отношение между ними, то есть обмен той или иной информацией.

Коммуникация - это процесс передачи той или иной информации между двумя и более людьми.

Этот процесс следует назвать  связующим. Именно он позволяет людям координировать свои усилия, действовать согласованно, достигая целей организации. Чем лучше организован процесс коммуникации, тем организация более устойчива, производительна и конкурентоспособна. Недооценка важности этого процесса некоторыми менеджерами обычно ведет не только к убыткам фирм и компаний, но и порой к полному прекращению их деятельности на рынке.

В соответствии с выработанными  целями коммуникации можно подразделить на несколько видов:

-формальные, способствующие достижению  целей организации и выполнению  официальных распоряжений руководителей;

-неформальные, способствующие удовлетворению потребности людей в общении.

По направлению передачи информации коммуникации бывают:

-вертикальные - между людьми, стоящими на различных уровнях управления;

-горизонтальные - между людьми, находящимися на одном уровне управления.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, можно разделить на:

-нисходящие, когда информация передается от руководителя к подчиненному;

-восходящие, когда информация передается от подчиненного к руководителю.

Также коммуникации следует подразделять на:

-внутренние - организационные и межличностные - когда обмен информацией происходит внутри отдельно взятой организации, не выходя за ее пределы;

-внешние, когда информация осознанно направляется за пределы организации (реклама и т.д.).

Для осуществления эффективной  коммуникации необходимо наличие следующих  элементов и процессов:

-отправитель - сторона, посылающая обращение или информацию другой стороне;

-кодирование - процесс предоставления информации в символической форме;

-обращение - набор символов, передаваемых отправителем;

-средства распространения информации - каналы коммуникации, по которым обращение передается от отправителя к получателю (телевидение, радио, электронные коммуникации и т.д.);

-расшифровка - процесс, в ходе которого получатель придает значение символам, переданным отправителем;

-получатель, получающий обращение,  переданное другой стороной;

-ответная реакция- набор откликов получателя, возникших в результате контакта с обращением;

-обратная связь - часть ответной реакции, которую получатель доводит до сведения отправителя;

-помехи - появление в процессе коммуникации незапланированных вмешательств внутренней или внешней среды или искажений. В результате, к получателю поступает обращение, отличное оттого,  что посылал отправитель.

Необходимая информация или сообщение  передается по каналу передачи информации в устной, письменной или наглядной  форме. Выбор формы зависит как от самой информации, так и от ее предназначения. Канал передачи информации может быть:

-односторонним, когда информация передается только в одном направлении;

-двусторонним, когда информация передается в обоих направлениях.

В случаях, когда канал связывает более двух людей или организационных единиц, следует говорить о наличии коммуникационной сети.

Основные принципы коммуникации:

-важно не то, что говорит отправитель информации, а то, что понимает ее получатель;

-ответственность за качество передаваемой информации всегда лежит на отправителе.

В любой фирме должны быть обеспечены условия для эффективной коммуникации.

 

3. Структуризация функций управления. Их взаимосвязь с управленческой структурой.

 

Организация - пространственно-временная  структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

Организация обладает следующими общими признаками:

• определение ее характера кадрами и менеджером;
• объединение процессов, которые без этого взаимодействуют нецеленаправленно или неэффективно;
• сохранение как предварительно запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего от ситуации реагирования работника и менеджера. Незапланированные действия предполагают установление ответственности в менеджменте;
• определенная, зависящая от процесса гибкость, что обеспечивает функционирование системы в изменяющихся условиях;
• единство рабочих процессов и процессов управления, как результата разумного разделения труда.¹²

Важнейшая проблема организации —  это выбор оптимальной организационной структуры (системы) управления. Успешное функционирование и развитие этой системы управления в существенной мере зависит от научной аргументированности ее организационной структуры. Структура управления — это состав подразделений аппарата управления, формы их специализации и взаимосвязи, определяющие отношения их соподчиненности как по вертикали, так и по горизонтали. Основными элементами организационной структуры являются подразделения (звенья) управления, ступень управления и, наконец, связь между органами и работниками управления, наделенными определенными функциями. Связь обеспечивает взаимодействие элементов организационной структуры, ориентированное на достижение заданных целей.

Таким образом, организационная структура  отражает упорядоченную совокупность прочно связанных между собой  элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Иначе говоря, организационную структуру управления можно определить как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой управление осуществляется путем выполнения соответствующих функций, ориентированных на достижение намеченных целей.

При разработке структуры управления необходимо:

• определить задачи организации (в соответствии с миссией и целями);
• увязать эти задачи с системой функций, полномочий и ответственности по вертикали системе управления;
• организационно оформить связи по горизонтали управления, что обеспечит координацию деятельности подразделений, решающих общие задачи по обеспечению оптимального соотношения централизации и децентрализации;
• адаптировать содержание информации и каналов к моделям информационного обеспечения соответствующих подразделений организации;
• приспособить содержание потоков информации и каналов их движения к потребностям, связанным с принятием решений.

В особом внимании нуждается решение  проблемы рационального соотношения централизации и децентрализации в иерархии управления. Суть решения в следующем:

• централизация должна осуществляться в вопросах общей политики при децентрализации в решении оперативных вопросов. На высшем уровне принимаются решения стратегического порядка, а полномочия по принятию всех остальных решений, равно как и ответственность за их качество, делегируются на низшие ступени управленческой иерархии;
• решения, определяющие планомерное развитие подсистемы, принимаются тем органом, который несет ответственность за ее эффективное функционирование;
• содержание и каналы информации должны соответствовать не традиционным взаимосвязям, а потребностям принятия эффективных решений.