Информация в менеджменте

Департамент науки и образования  Пермского края.

Пермский государственный  торгово-технологический колледж.

 

 

 

 

 

 

Кафедра экономики и  управления

курсовая работа по дисциплине «Менеджмент» на тему:

информация в менеджменте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                               Выполнила:

Студентка гр. 2М11-2П

Е.С. Павловская

                                                                                 Руководитель:

 Т.Г. Данилина

 

                                                    

 

                                           Пермь, 2007 г.

                                              Оглавление

 Ведение________________________________________________3

           Глава 1. Информация в менеджменте

1. Понятие информации________________________________4
2. Виды информации__________________________________6

Глава 2. Документооборот  «METRO Cash & Carry»

2.1.     «METRO Cash & Carry»________________________________14

2.2      Документооборот «METRO Cash & Carry» при поступлении

товаров и учет товаров в местах хранения и отчетности материально ответственных лиц_________________________________________ 16

Заключение_______________________________________________23

Список литературы_________________________________________24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                      Введение

 Данная тема актуальна  т.к. общеизвестно, что значение  информации во всех сферах  человеческой деятельности на  современном этапе постоянно  возрастает, что связано с изменениями  социально-экономического характера, появление новейших достижений в области технологии, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно, при этом он постоянно увеличивается и обогащается. Информация несет в себе новизну и полезность. Информация это основное условие конкурентно способности организации на современном рынке.

Целью данной работы является изучение документооборота на предприятии.

Гипотеза: информация в менеджменте один из важнейших элементов в торговых предприятиях.

Задачи исследования:

1.теоретический анализ понятий: информация и  документооборот

2. исследование документооборота при поступлении товаров и учет товаров в местах хранения и отчетность материально ответственных лиц «METRO Cash & Carry».

Объектом исследования данной работы является «METRO Cash & Carry»

Данная работа включает в себя введение, две главы и заключение. В первой главе раскрывается сущность информации в менеджменте, во второй главе предложен и рассмотрен документооборот «METRO Cash & Carry»

                         

                           Глава 1. Информация в менеджменте.

1.1. Понятие информации.

Управленческая  деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т. е. совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности. Она может приниматься менеджерами к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач (содержанием, повторяемостью и проч.); имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в дополнительной информации). ¹Существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, по данным обследований, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти в 70 процентах случаев, в то время как плохо информированные - только в 41 проценте.

Информация  сегодня превратилась в важнейший  ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации.

Обладание ею дает в руки реальную власть, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать.

                Особенностями информации как ресурса являются:

1. неисчерпаемость;
2. сохраняемость и накапливаемость;
3. возможность параллельного использования;
4. легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.

                К информации предъявляются следующие требования:

• количественная и качественная полнота;
• актуальность;
• достоверность и точность;
• полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решения (информация средней ценности обеспечивает их снижение до 100 процентов, высокой — в 2—10 раз, сверхвысокой — более чем в 10 раз);
• нормальная плотность (насыщенность), т. е. количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений. Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной; если же сообщения вообще не несут информации, они называются «шумом». ²Выделяют три уровня плотности информации: высокий -80-100 процентов полезных сведений; нормальный - 50-80 процентов; низкий - менее 50 процентов. Низкая плотность увеличивает объем перерабатываемых данных, усложняет их хранение и поиск.
• доступность, легкость для восприятия. Легкость восприятия во многом обеспечивается эмоциональностью сообщения, которую ему придает общая информация. Если ее нет (т. е. плотность велика), полезная информация оказывается излишне сухой и может игнорироваться.

Информация один из важнейших  факторов в менеджменте. Управление в полной мере использует полную, объективную своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую и распространяемую с помощью современных научных методов технических средств.

                                       

                                             

 

                                             1.2. Виды информации.

                  Можно дать следующую классификацию  информации:

1. по носителям (электронные, вещественные и т. п.)
2. по направлению движения (входящая, исходящая)
3. по источнику (внешняя, внутренняя)
4. по содержанию (экономическая, правовая, правовая, техническая, научно-техническая, торгово-оперативная, бюджетно-статестическая, нормативная, организационная,социальная и т.д.)
5. по спектру применимости:

• одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы;

• многоцелевая — нескольких различных;

6) по назначению:  

• оперативная информация служит для корректировки деятельности организации;  
• отчетная предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической);

7)  по возможности закрепления и хранения:

• воплощенная в материальных объектах;
• фиксируемая на носителях (хранится бесконечно, не подвергаясь искажению, свидетельством чему являются наскальные надписи и рисунки);
• не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно исчезает);

8. по степени готовности для использования:

• исходная информация, представляющая совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника впервые. ³Если она собирается в соответствии с конкретной потребностью организации (инициативно или по заданию) на основе известной методики, то считается первичной. Такая информация достаточно достоверна и непротиворечива, но ее сбор может потребовать больших затрат времени и средств и не всегда заканчивается успехом. Поэтому исходную информацию стараются получить на стороне в готовом виде, что обходится дешевле. Однако в этом случае она часто бывает устаревшей, может содержать лишние сведения, искажения и неточности и, если неизвестна методика сбора, требует перепроверки.
• промежуточная информация несет в себе сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования;
• конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения;

     ⁴Промежуточная и конечная информация являются производными по отношению к исходной. Они получаются путем ее логической обработки и по-другому называются знаниями.

9. по степени важности:

• основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции);

• вспомогательная облегчает работу с основной;
• желательная (без которой, однако, можно обойтись) несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.;

10) по полноте:

• частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой;
• комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения;

11) по назначению:

• универсальная информация необходима для решения любых проблем;
• функциональная - родственных;
• индивидуализированная - данной конкретной уникальной проблемы;

12. по характеру потребности:

• постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени (например, законодательные акты), фиксируется на стойких носителях и должна быть общедоступной;
• переменная используется в течение короткого срока или один раз;

13) по степени надежности:

• достоверная (уровень достоверности - 80-100 процентов);
• вероятностная (уровень достоверности которой менее 80 процентов), что обусловлено: принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; случайными или целенаправленными искажениями при передаче и приеме информации;
• ложная (заведомо или в силу обстоятельств, например опоздания);

14. по особенностям распространения (устная, письменная, комбинированная);

Пути передачи информации оказывают разное психологическое  воздействие, например, устная, как правило, эффективнее письменной;

15. по степени организованности:

• систематизированная информация (унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления)

• бессистемная;

16. по способам воспроизведения (визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация)

17. по степени открытости, т. е. возможности предоставления ее разным категориям пользователей:

• открытая (предназначается для всех);

• конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности; ее утечка может быть связана со значительными потерями для фирмы);
• секретная (включает особо важные сведения, от которых зависит жизнеспособность организации);