Информационное обеспечение менеджмента

- знания в виде интеллекта, умений, навыков, компетенций сотрудников;

- знания о профессиональном языке как средстве коммуникации и культуры организации;

- знания о будущем (стратегическое видение)⁹.

Таким образом, можно  сделать вывод, что информация –  это совокупность данных, которые  сопровождаются смысловой нагрузкой, и помещены в определенный контекст. Информация может быть оценена субъектом, которым может являться как человек, так и организация в целом. Благодаря информации уменьшается неопределенность окружающей среды, можно принять наиболее рациональное решение из всех имеющихся вариантов. Перейдем теперь к рассмотрению основных этапов процесса управления информацией.

2. Классификация управленческой информации

 

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции, преобразования. Для упрощения работы с информацией важна ее классификация.

Управленческую информацию различные специалисты классифицируют по различным признакам. Согласно Г. А. Титоренко она различается:

1. по источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

2. по способу фиксации: устная и документированная;

3. по способу выражения:  цифровая и алфавитная;

4. по характеру фиксации  данных: фиксируемая и не фиксируемая;

5. по направлению движения: входящая и исходящая;

6. по стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

7. по функциям управления;

8. по принадлежности  к сферам деятельности и функциям  управления:

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная.

Некоторые авторы придерживаются иной точки зрения. Так, например,

 А. Кузьмин и  О. Мельник, всё-таки не противореча  вышеизложенной классификации, предлагают  несколько иной подход. Они различают информацию:

1. по полноте: полная, частичная, излишняя;
2. по периоду действия: разовая, периодическая, долгосрочная;
3. по содержанию: планово-экономическая, финансовая, отчётная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная и т. д.
4. по уровню достоверности: достоверная и недостоверная.

Кроме того, классифицируя  информацию, необходимо рассмотреть  следующие понятия.

Релевантная информация, согласно М. Х. Мескону, – данные, отбираемые под конкретную задачу, лицо, цель и  период времени. Иными словами –  это информация, необходимая для  решения конкретной задачи. Релевантная информация имеет исключительно важное значение в процессе управления. Именно поэтому значительная часть управленческой деятельности направлена именно на выделение релевантной информации из общего потока данных.

Слухи – информация, передаваемая по неформальным каналам сообщения.

Шум – фактор или совокупность факторов, искажающих информацию.

Подводя небольшой итог, необходимо подчеркнуть то, что важно  различать информацию и данные.

Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую люди могут понимать и использовать.

 

 

3. Информационное обеспечение и требования предъявляемые к нему

 

Информационная система  с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются  различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются  такие, как планирование, организация, мотивация и контроль Специальные  функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС, предназначенный для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки ИО - повышение  качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию и представление  информации, которые отвечали бы любым  требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Назначение информационного обеспечения  обусловливает и требования, предъявляемые к нему.

1.Представлять полную, достоверную  и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

2.Обеспечивать взаимную увязку  задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

3.Предусматривать эффективную  организацию хранения и поиска  данных, позволяющую формировать  данные в рабочие массивы под  регламентированные задачи и функционировать и режиме информационно-справочного обслуживания.

4.В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

Кроме того, информационное обеспечение  решает вопросы подготовки данных о  производстве, сбыте, поставках, финансировании; формирования исходной информации в массивы; ввод массивов в ЭВМ, организацию машинных массивов; обеспечения управленческих задач алгоритмами и машинными программами, а также формирования выходной информации.

В связи с данными функциями  к информационному обеспечению  некоторые авторы предъявляют несколько иные требования:

1.однозначность представления исходных данных;

2.совместимость исходного массива с программами обработки его на ЭВМ;

3.возможность оперирования машинными  носителями информации в пределах  технических ограничений ЭВМ, средств оргтехники и связи;

4.непрерывное соблюдение соответствия  между состоянием объектов управления и его отображением в машинных массивах;

5.идентификация объектов управления  на формализованном обозначении их, установленном едиными системами ведения производственной, технической и служебной документации;

6.разработка на типовых методиках  и формах работы с информацией  на всех участках ее циркуляции;

7.использование типовых методик  и инструкций по разработке  алгоритмов и машинных программ.

Одна часть информационного  обеспечения учитывает особенности  взаимодействия пользователя с ПК при  выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных. Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное ИО - система  специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

 

2. Особенности и тенденции процесса управления информацией

1. Основные этапы процесса управления информацией

 

Информационная система требует развитой системы управления данными знаниями. Посредством процесса управления знаниями обеспечивается стратегическое управление развитием системы знаний.

Выделяют инструменты управления информацией, которые делятся на две категории:

- технологические инструменты;

- организационные инструменты.

Технологические инструменты  позволяют эффективно решать задачи управления знаниями в сфере информационных технологий. Значительное внимание при этом уделяется скорости обмена информацией посредством использования современных информационных технологий.

Организационные инструменты  направлены на решение задач по управлению знаниями в сфере управления человеческими ресурсами. Классический пример – корпоративные интеллектуальные карты, в которых каждый сотрудник записывает собственные функции, анализирует сильные и слабые стороны, потребности и возможности. Затем все карты изучаются и выявляются возможности синергии, сотрудничества, сферы разделения ответственности.

Процесс управления информацией и знаниями включает в себя следующие этапы. Во-первых, осуществляется постановка цели развития информации и знания. Определение предназначения знаний для следующего проекта развития организации, перехода к созданию следующего новшества, для которого потребуются другие знания или знания другого уровня. Происходит идентификация предстоящих видов деятельности.

Во-вторых, анализируется потенциал существующей информационной базы. Проводится систематизация по задачам и исполнителям. Оценивается достаточность потенциала всех видов знаний для предстоящей работы по видам деятельности и функциям. Определяются необходимые дополнительные знания.

В-третьих, происходит аккумуляция  знаний. Собираются ранее созданные  знания в имеющихся источниках в  рамках организации в единую базу знаний. Осуществляется сбор, подготовка, кодирование и накопление знаний в базах знаний.

В-четвертых, происходит развитие знаний. Расширяется имеющаяся база знаний за счет получения и производства новых знаний.

В-пятых, осуществляется защита и хранение знаний. Произведенные  новые знания защищаются патентами, договорами и прочими способами. Организуется хранение знаний.

Для наиболее полного  изучения процесса управления информацией  введем такие понятия как банк данных, база данных и база знаний.

Банк данных – это  комплекс, включающий специальные структуры  организации информации, алгоритмы, специальные языки, программные и технические средства, в совокупности обеспечивающие создание и эксплуатацию системы накопленной информации. База данных – это хранилище специально организованных и логически связанных информационных элементов. База знаний содержит информацию о накопленном практическом опыте специалистов по управлению, используется при подготовке управленческих решений и является необходимым компонентом экспертных систем, обеспечивающих выработку вариантов решений в автоматизированном (или автоматическом) режиме¹⁰.

В-шестых, происходит передача знаний. Организуется трансферт знаний из баз и от источников к новым  исполнителям – владельцам знаний. Идет распространение знаний по исполнителям видов действий в форме реализации программы обучения и предоставление знаний через различные носители информации.

В-седьмых, происходит использование  знаний. Идет увязка знаний, видов деятельности и функций (задач). Рассматривается  их использование как для нового проекта, то есть для новых видов  деятельности, так и использование  в качестве интеллектуального капитала, интеллектуальной собственности и интеллектуальных активов.

В-восьмых, осуществляется оценка накопленных знаний и эффективности  их использования. После использования  знаний следует подвести итог и оценить  их достаточность, доступность, качество формирования и передачи, затраты на приобретение знаний в сопоставлении с результатами (оценить эффективность), объем и уровень использования. Разрабатываются рекомендации по развитию базы знаний, системы знаний и системы управления знаниями.

Отметим, что готовые знания не возникают на пустом месте, они всегда являются результатом осмысленной и целенаправленной умственной деятельности. Очень часто человек владеет множеством данных, которые находятся в беспорядке, не структурированы. Этой информацией почти невозможно воспользоваться, так как ее трудно извлечь из памяти, она беспорядочна и бесполезна. Ту информацию, которая будет впоследствии превращена в знания, необходимо специально структурировать и организовать. При этом объем и качество информации зависит от целей, задач и интересов человека. Для того, чтобы информация была усвоена, необходимо понимать, сохранять и активно использовать ее. Основой знаний всегда будут являться такие процессы как память и мышление.