Функции управления

Тема 6 Функции управления

 

1. Понятие функции управления.
2. Функция планирование.
3. Функция организация.
4. Функция мотивация.
5. Функция контроль.

 

1. Суть любого управления – это достижение организацией целей при наиболее оптимальном использовании ресурсов.

 Достижение данных целей возможно в результате выполнения определенных действий, т.е. функций.

      Функция в переводе  с латинского языка означает  «совершение», «исполнение»  действий.

       Деятельность  менеджеров можно представить  как непрерывный процесс выполнения управленческих функций. 

       Под функцией управления понимают:

• специализированные виды управленческой деятельности;
• обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управляющее воздействие.

       Функции  управления – это направление или виды управленческой деятельности, основанный на разделении и кооперации в управлении, и характеризующийся обособленным комплексом задач и выполняемый специальными приемами и способами.

        Любая функция  управления включает в себя  сбор информации, ее преобразование, выработку решений, придание формы и доведения до исполнителей.

        По виду  и направлению деятельности функции  различают общие, конкретные и специальные (см. рис.6.1).

        Общие (основные) функции управления:

• осуществляются в каждой организации и на каждом уровне управления;
• присущи управлению любой организации;
• разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ по признаку последовательности их выполнения во времени;
• относительно самостоятельны и в тоже время тесно взаимодействуют.

       К таким функциям, в частности, в менеджменте относят: планирование, организацию, мотивацию  и контроль.

       Конкретные (специфические) функции управления – представляют собой результат разделения управленческого труда. Такие функции включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации. Конкретные функции воздействуют не на всю организацию, а на ее определенные стороны или части.

  

                                Рис. 6.1. Виды функций управления

 

         Каждая конкретная функция управления в организации является комплексной по содержанию и включает в себя общие функции: планирование, организацию, мотивацию и контроль.   Общие и конкретные функции управления тесно связаны и представляют собой разные срезы поля управления (см. рис. 6.2.).

                                                                                    

                                                                                        Общие функции

                                                                                1                2                3              4

1
2
.               .
n

 

                                                     

                                                          Рис. 6.2.     Поле управления

 

        Специальные  функции являются подфункциями конкретной функции (например, специальной функцией управление основным производством является оперативно-календарное планирование основного производства). 

       Функции управления, отражающие управленческую деятельность в хозяйственных организациях в условиях рыночной экономики, называются функциями менеджмента. 

 

2. Функция планирование – это процесс определения действий, необходимых для достижения цели или целей организации. Это действия, с помощью которых руководство придает единое направление усилиям всех членов организации.

               Планирование – это инструмент управления, направленный на оценку имеющихся ресурсов, определение перспективы  развития, а также на выбор путей достижения целей.

               Планирование – вид управленческой деятельности по определению перспектив развития управляемой системы: разработки на этой основе заданий на определенный период времени и организационному их оформлению в качестве показателей деятельности, по которым осуществляется контроль и оценка.

         Планирование  как вид управленческой деятельности  пронизывает всю систему управления  сверху донизу  и осуществляется  на уровне управления национальной  экономики в целом, на уровне отрасли и отдельной хозяйственной организации. Оно отражает не только экономические показатели, но и показатели в сфере социального развития, научно-технического прогресса, организационного процесса, организационного развития и т.д.

        Процесс управления любой системой начинается с постановки целей. Поэтому функция планирования является исходной в управлении и играет ведущую роль. Все остальные функции подчинены задачам развития системы, определенным планом. Функция планирования заключается в научно обоснованном предвидении и проектировании процессов производства; с ее помощью посредством использования различных методов, форм, режимов и условий добиваются равномерности производства, эффективности и ритмичности, координируют внешние и внутренние технические, технологические, организационные и экономические связи.  Планирование осуществляется на основе уже принятого решения или альтернатив решения.

        Целью деятельности по планированию является разработка плана директивного документа, обязательного для исполнения всеми исполнителями.

        Планом называется официальный документ, в котором отражаются: прогнозы развития организации в будущем; промежуточные, конечные цели и задачи, стоящие перед ней и ее подразделениями, механизмы координации текущей деятельности и распределения ресурсов, стратегия на случай возникновения непредвиденных ситуаций.

         Сущность планирования совпадает с определением цели, что вполне естественно, так как достижение цели является определяющим в любой деятельности (см. рис. 6.3).

 

                                                                                                                         

                                                                                                                          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                   

 

 

 

 

 

 

                          Этапы:                                                                                      

1. Уяснение цели и задачи планирования, а также выработки предварительного решения на осуществление планирования.
2. Определение системы задач планирования, подсистем мероприятий и факторов, влияющих на качество планирования.

Разработка плана деятельности по планированию и определение состава организации – группы планирования, организации контроля за ходом и результатами планирования.

3. Уточнение системы задач и подсистем мероприятий, которые необходимо выполнить для достижения цели планируемой

деятельности.

4. Уточнение набора факторов внешней и внутренней среды, влияющих на качество

планируемой деятельности по достижению цели.

                                                                         

                                                                          Прогнозирование характера изменения этих факторов в течение планируемого

                                                                          периода.

5. Разработка детальной модели деятельности по достижению цели.        

 

 Оптимизация этой  модели.         

6. Оформление модели в виде плана той или иной формы.            
7. Утверждение плана.    
8. Подготовка задач для исполнителей.

 

       

                         Рис. 6.3.  Содержание и сущность  планирования 

 

         Сущность планирования заключается в разработке оптимального плана деятельности по достижению цели. 

         Входными данными при планировании являются информация о прошлом (ретроспективная информация) и информация о настоящем, которая по отношению к плановому периоду является также информацией о прошлом. Поэтому ее относят условно к ретроспективной информации (условно-ретроспективная информация).

         Выходными данными планирования является информация о будущем (перспективная информация) – план (результат планирования).

         Важным  понятием содержания планирования  является глубина планирования.

         Глубина планирования (время упреждения) называется промежуток в будущем, на который разрабатывается план. Глубина ретроспекции – промежуток времени в прошлом, который необходимо взять для получения прогноза с достаточной вероятностью или по которому имеется достоверная ретроспективная информация. Сумма глубин ретроспекции и планирования дает величину временного сдвига информации входа и выхода (см. рис. 6.4).

 

 

      Глубина ретроспекции                                                                    Горизонт планирования     

                                                                                                                                                                                                                                     

                                  Глубина                                         Глубина 

                                     ретроспекции                                планирования 

                                         (ГР)                                                 (ГП)

                      Рис.  6.4.  Временной сдвиг информации  входа – выхода

                                                        при планировании 

 

        В хозяйственной  деятельности в зависимости от  времени упреждения (глубины планирования) различают следующие виды планирования:

• оперативное планирование (до 1 месяца);
• текущее (краткосрочное) планирование (до 1 года);
• перспективное, долгосрочное планирование (до 15 лет).

 Оптимальный план  не может быть разработан без  выработки оптимального решения  и разработки оптимального плана деятельности по планированию, без создания организации и определения ее целей, которая смогла бы обеспечить разработку оптимального плана, без контроля или оперативного управления деятельностью по планированию.

   Такова группа  задач, которая должна входить в общую систему задач, определяющих содержание планирования.

   Содержание планирования включает выработку решения и оптимального плана деятельности по планированию, создание целевой группы организации, которая смогла бы обеспечить разработку оптимального плана  и  создания системы оперативного управления (контроля) за деятельностью по планированию (см. рис. 6.3).

       В зависимости  от целей различают стратегическое  и тактическое планирование.

       Стратегическое планирование предполагает определение миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формирование системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на период пять и более лет (более детально стратегическое планирование будет рассмотрено в теме № 8).

       Тактическое планирование представляет собой поиск и согласование наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации. В процессе тактического планирования разрабатываются процедуры – конкретные меры, шаги, действия по реализации стратегии в конкретной ситуации.

       Процесс планирования в широком смысле реализуется  в несколько этапов.

1. Разработка общих целей. Цели организации определяют стратегию, т.е. разработку основных мер и планов достижения намеченных целей. Например, такие цели, как увеличение объема продаж, доли рынка, прибыли, и т.д., могут быть достигнуты различными видами стратегий:
• развития, т.е. устойчивости темпов развития:
• инноваций, т.е. внедрения новых технологий, новых продуктов;
• инвестиций, т.е. увеличение объема выпуска;
• маркетинга, т.е. приспособление организации к условиям рынка.