Функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ функций  менеджмента: планирование, организация,  мотивация, контроль на примере фирмы ООО «Тритон»

2.1 Общие сведения  о фирме

Исследуемым местом прохождения  практики, является фирма ООО «Тритон».

ООО «Тритон» является кредитно брокерским агентством, сотрудничающим с ведущими банками, позволяющим потенциальным заёмщикам - физическим лицам единовременно обращаться через офис обслуживания к кредитным ресурсам десятков банков работающих на рынках потребительского кредитования, авто кредитования, кредитных карт и ипотечного кредитования. Так же это компания представляет свои услуги на рынке финансового консультирования физических лиц. Свою историю компания ведёт с 2005 года и была создана группой частных лиц, имеющих большой опыт в финансовых рекламных сферах. ООО «Тритон» создан, существует и развивается за счёт собственных средств. Одним из основных направлений деятельности ООО «Тритон» является информационно-консультационные услуги на рынке кредитных продуктов. Компания ведёт свою деятельность на рынке банковских услуг и как кредитный брокер, и как субъект оценочной деятельности.

В состав компании входит штат профессиональных кредитных брокеров и квалифицированных оценщиков  с опытом работы на рынке оценки до 15 лет.

Целью деятельности компании является предоставление качественных финансовых услуг на высоком профессиональном уровне.

Компания обеспечена квалифицированными специалистами, которые  профессионально анализируют положительные  и отрицательные стороны кредитных  продуктов, предлагаемых банками, в  результате чего, клиент получает оптимальное  кредитное предложение. В состав штата сотрудников входят: директор, бухгалтер, охрана, 2 кредитных специалиста, уборщица, планово-экономический отдел (2 человека).

Компания основывает свою деятельность на индивидуальном подходе, что подразумевает подготовку анализа кредитных продуктов  для клиента в зависимости от целей получения денежных средств, уровня и источника дохода заёмщика, наличия в его собственности имущества, других факторов.

2.2 Анализ функций  планирования в ООО «Тритон»

Краткая характеристика планово-экономического отдела ООО  «Тритон». Работа в отделе строится на разграничении функций его работников, персональной ответственности каждого работника за надлежащее и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

Основными задачами планово-экономического отдела являются:

1) проведение работ по экономическому планированию ООО «Тритон»;

2) проведение работ  по учету и анализу результатов  производственно-хозяйственной деятельности;

3) подготовка установленной  статистической отчетности;

4) методическое обеспечение  соответствующих вопросов;

5) участие в рассмотрении  разрабатываемых планов, рабочих  программ

В соответствии с поставленными  задачами отдел осуществляет следующие  функции:

1) подготавливает исходные  данные для составления проектов  перспективных, годовых и оперативных  планов;

2) составляет тарификационные  списки, штатные расписания, сметы  доходов и расходов;

3) выполняет расчеты  по материальным, трудовым и финансовым  затратам необходимым для проведения  работ (услуг), исследований и  разработок.

4) разрабатывает мероприятия  по обеспечению режима экономии, выявлению резервов, повышению эффективности работ;

5) определяет экономическую  эффективность проводимых работ,  исследований, разработок;

6) принимает необходимые  меры по использованию современных  технических средств при выполнении расчетов и вычислительных работ;

7) выполняет необходимую  работу, связанную с нерегламентными  расчетами и контролем за их  исполнением;

8) вносит изменения  в справочную и нормативную  информацию;

9) осуществляет сбор, накопление научно-технической информации и других необходимых материалов для плановой работы или выполнения отдельных заданий;

10) изучает специальную  литературу, касающуюся выполняемой  работы;

11) составляет различные  экономические обоснования, справки,  периодическую статистическую отчетность;

12) принимает участие  в рассмотрении разрабатываемых  планов, рабочих программ, вопросов  организации выполнения работ;

13) методическое обеспечение  соответствующих вопросов.

Особенности процесса планирования на предприятии. В условиях относительно стабильной внешней среды в ООО «Тритон» используется стандартная система прогнозов и планов предприятия. Годовой план фирмы составляется в виде комплексной программы производственной, финансовой и хозяйственной деятельности.

Схема процесса годового планирования в фирме "Тритон" может иметь следующий вид:

Сроки	Мероприятия
Март	Разработка стратегии и финансовых планов на основе оценки рыночной ситуации и составления прогноза в отношении  получения заявок на будущий год
Апрель	Представление сотрудничающим банкам, предварительных данных о стратегии и финансовых планах фирмы
Июнь - август	Получение сотрудничающим банкам действительных плановых показателей и начало разработки плановых показателей в деталях  для кредитного продукта. Получение  фирме данных об ожидаемых размерах инфляции, росте оплаты труда, товарных запасах и др. В августе получают окончательные данные по нормо-часам
Сентябрь	Руководство фирмы представляет годовой  план и бюджет
Ноябрь	Высшее руководство фирмы информирует  персонал о том, приняло оно представленные планы или нет
Январь	Отделение банков направляет показатели рассмотренного высшим руководством годового плана в фирму. Они могут отличаться от представленных ранее. После этого  фирма может приступать к расходованию средств в соответствии с планами
Февраль	Годовые планы окончательно утверждаются и, возможно, без изменений. Контроль выполнения плана осуществляется отделением на месячной основе. Отклонения от установленных  показателей должны быть обоснованы

 
         Из таблицы процесса годового планирования в фирме, рассматриваются задачи, которые фирма ставит перед собой и сроки их реализации.

В разработке планов принимает  участие весь руководящий состав ООО «Тритон». Особое внимание обращает на себя тот факт, что в ООО «Тритон» отсутствует долгосрочное планирование, являющееся непременным условием стратегического планирования, необходимого для выживания в условиях рынка.                         Краткосрочные планы составляются период в 1 - 2 года, не более. Это говорит о серьезных просчетах в деятельности руководства.

2.3 Организационная  структура управления ООО «Тритон»

Особенности функции организации. Поскольку функция организации состоит в сведении воедино всех специалистов фирмы, задача заключается в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность каждого из них, процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера кредитной фирмы, его целей, технологии и персонала.

Директор ООО «Тритон» осуществляет оперативное руководство и наделяется в соответствии с законодательством всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. В решениях оперативных вопросов функционирования фирмы директор действует на основе единоначалия.

Бухгалтер ООО «Тритон» обеспечивает обработку документов, рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах. На их основе составляет отчетность. Своевременное получение учетной информации о производственно-хозяйственной деятельности предприятия позволяет оперативно воздействовать на ход производства, применять соответствующие меры для повышения экономических показателей работы фирмы (производительность труда, прибыли).

Анализируя функции  директора, бухгалтера ООО «Тритон», можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует должностным обязанностям указанных исполнителей.

На данном предприятии  реализуются следующие функции  управления персоналом: подбор и расстановка  кадров, составление плана потребности  в персонале, оформление приема, перевода, увольнения работников, осуществление контроля за правильным использованием персонала, ведение учета личных дел, оформление документации для награждения, рассмотрение писем, жалоб, заявлений.

Такие функции, как профессиональное обучении, профессионально-квалификационное продвижение, изучение причин текучести кадров, анализ профессионального, возрастного, образовательного состава персонала и т.д. в фирме тоже присутствуют, что несомненно влияет на экономическую эффективность его работы. У каждого работника работающего в фирме, существуют свои должностные обязанности и функции выполнения работы .

Таким образом, организационная  структура ООО «Тритон» в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления фирмой в плане организации.

На структуру управления ООО «Тритон» влияет значительное количество факторов, к важнейшим из которых относится: масштаб и номенклатура производства, особенности применяемых технологических процессов. Правильно построенная структура управления создает предпосылки высокой оперативности управления согласованной работы всех структурных его подразделений.

Анализируя организационную  структуру производства и управления ООО «Тритон», следует отметить, что она представляет собой традиционно сложившуюся систему, не рациональную и не адаптированную к изменяющимся новым рыночным условиям и объема производства.

2.4 Исследование  особенностей мотивации профессиональной  деятельности персонала ООО «Тритон»

В структуре мотивации  работников ООО «Тритон» преобладают внешние мотивы. Чаще указывались мотивы, связанные с заработной платой и условиями труда. Так же высока доля мотивов потребностного блока: «всё равно работа нужна» (мотив-потребность), «необходимо содержать семью» (мотив-долженствование), «это моя обязанность» (мотивационная установка). При этом мотивы долженствования преобладают. Высокая доля мотивов потребностного блока может свидетельствовать об удовлетворении участниками исследования модели «полноценной жизни» (человек должен и может иметь в жизни определенные вещи, без этого его жизнь не полная, не такая, как у других).

Мотивация деятельности работников ООО «Тритон» имеет различия, проявляющиеся как в уровне мотивации достижения успеха, так и в структуре мотива. При анализе мотивирующих факторов работников было выявлено, что наибольшее значение среди рабочих имеет такой фактор, как потребность в высокой зарплате и материальном вознаграждении; желание иметь работу с хорошим набором льгот и надбавок. Наименее актуальна потребность формировать, и поддерживать долгосрочные, стабильные взаимоотношения, малое число коллег по работе, значительная степень близости взаимоотношений, доверительности и потребность в самосовершенствовании, росте и развитии как личности.

2.5 Проведение  контроля в ООО «Тритон»

Анализ этапов контроля. Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

В ООО «Тритон» используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль реализуется на основании сопоставления  с финансовым планом фирмы достигнутых  результатов, он осуществляется путем  получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в ООО «Тритон».

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных  результатов показателям, запланированным  в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых сделок; анализируются изменения доли фирмы на рынке, как в целом, так и по отдельным кредитным продуктам и сегментам рынка. Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в осуществлении предварительного контроля. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

На данной фирме заключительный контроль выполняет две основные функции: руководство ООО «Тритон» проводит анализ фактически полученных и требовавшихся результатов и оценивает, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем (в чем и заключается функция анализа). Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, так как заработная плата большинства работников непосредственно зависит от результатов деятельности организации.

Основная цель контроля в ООО «Тритон» состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. Процесс контроля проводит руководство фирмы.

Проведение контроля в ООО «Тритон» включает три этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действии. На каждом этапе выполняется комплекс специализированных работ.

Первый этап - определение  параметров контроля: норм, нормативов, стандартов. Он демонстрирует, насколько тесно взаимосвязаны функции контроля и планирования в ООО «Тритон». Цели, которые используются в ООО «Тритон» в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, с помощью которого можно оценить результат выполненной работы. Конкретный критерий и определенный период времени (например, один год) называются показателями результативности. Показатели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Легко устанавливаются показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, т.e., для таких, которые поддаются количественному измерению.