Факторы внешнего окружения организации и их анализ

     Специалисты в области менеджмента дают рекомендации по повышению эффективности контроля:

• установить осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;
• обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;
• устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;
• избегать чрезмерного контроля;
• вознаграждать за достижение стандарта.

     3.6. Основные причины,  которые мешают  менеджеру работать 

     с полной отдачей 

     Пытаясь эффективно организовать свой рабочий  день, руководитель сталкивается с  определенными проблемами. В течение  рабочего дня руководителю необходимо выполнить огромное количество разнообразных  работ в очень напряженном  темпе.

     Причина № 1: управленческий цикл не имеет завершения. Работа руководителя (менеджера) отличается от обязанностей, например, рабочего на производстве, который должен просто выполнить дневную норму выработки, после чего спокойно может идти домой. Работа руководителя, особенно высшего звена, не имеет четкого завершения, ему приходится отслеживать ситуацию и принимать решения практически постоянно, в связи с этим он всегда чувствует, что должен сделать что-то еще. При переработке информации менеджер вынужден отсеивать менее важную, с его точки зрения, информацию, что иногда приводит к потере и нужных сведений.

     Причина № 2: информационные перегрузки. Весьма актуальной для менеджеров является и проблема информационных перегрузок. Элвин Тоффлер в книге «Шок будущего» пишет: «Вполне может случиться так, что волны информации, захлестывающие восприятие, могут заметно подавить способность думать и действовать у руководителей, терзаемых необходимостью принимать неотложные, непрерывные, срочные решения».

     Причина № 3: переработка информации. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, просто не в состоянии эффективно реагировать на все сообщения.

     Чтобы преодолеть все эти трудности  и проблемы, чтобы у руководителей  к концу рабочего дня не оставалось ощущения, что, проделав огромную работу, он так и не сделал главных, наиболее срочных дел, всем руководящим работникам необходимо проводить анализ использования  своего рабочего времени.

     Существует  несколько признаков, которые указывают  на то, что руководитель испытывает трудности с использованием и  распределением своего времени.

     1. Не имеется детального расписания  работ на предстоящий день  – когда руководитель неясно  представляет себе, что именно  необходимо сделать сегодня, какие  дела являются важными и неотложными,  а какие могут подождать, какова  очередность предстоящих дел.

     2. Руководитель постоянно запаздывает  с ответами на деловые письма  – когда менеджер никак не  может сосредоточиться на просмотре  корреспонденции и, едва взявшись  за очередное письмо, тут же  отвлекается на какое-то другое  занятие.

     3. Менеджер часто сталкивается  с мелкими помехами в работе  – когда его то и дело  тревожат то телефонные звонки, то неожиданные посетители, и  он стремится сам решать все  сиюминутные проблемы, даже если  они не обладают большой значимостью  и их решение можно перепоручить  кому-то другому.

     4. Руководителю часто приходится  решать задачи за своих подчиненных  и выполнять их работу –  когда менеджер не желает передавать  свои полномочия другим сотрудникам,  считая, что лучше и надежнее  будет, если он сделает эту  работу сам и, не замечая,  что потери во времени обходятся  ему гораздо дороже, чем предполагаемые  потери в качестве, которые зачастую  существуют только в его воображении.

     5. При выполнении поручений высшего  руководства часто возникают  проблемы со временем – когда  менеджеры среднего звена, не  умея рационально организовывать  свое время, слишком поздно  приступают к выполнению поручений  высшего руководства, в результате  чего возникает боязнь не успеть  к сроку и приходится торопиться  и работать в авральном режиме.

     СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. − М.2009. – 150 с.
2. Джексон Грейсон (мл), Карла О Дейл. Американский менеджмент на пороге 21 века. 2009. – 346 с.
3. Дизель П., Раньян У. Поведение человека в организации. − М., 2003. – 206 с.
4. Менеджмент: Учеб. пос. для вузов/Под ред. проф. Ю.А. Цыпкина. -М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. − 439с.
5. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. − М. 2008. – 516 с.
6. Попов С. Г. Основы менеджмента: Учеб. пособ. − М.: Ось-89, 2003. − 256 с.
7. Психология менеджмента: Учебник для вузов / Под ред. Г. С. Никифорова. –

2-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2004. – 639с. 

8. Казначевская Г.Б. Менеджмент в экзаменационных вопросах и ответах. Ростов н/Д: Феникс, 2002. − 320 с.
9. Коренченко Р.А. Теория организации: Учебное пособие. ПГУ, П. 2008. – 123 c.
10. Кузнецов Ю.В., Подлесных В.Н. Основы менеджмента: Учебное пособие. СПб. 2008. – 412 с.
11. Томпсон А.А., Стрикленд А. Дж. Стратегический менеджмент. − М. 2008. − 315 с.
12. Почебут Л.Г., Чикер В.А. Организационная социальная психология. – СПб.: Речь, 2000. – 298с.
13. www.rzn62.narod.ru
14. www. allbest.ru

      ПРИЛОЖЕНИЕ 

     Вариант формы ежедневного рабочего плана

     (руководителя) менеджера 

День  недели

Пн.

Вт.

Ср.

Чт.

Пт.

Сб.

Вс.

Служебные дела

Где необходимо быть

Где быть

Время

Вопрос

Кого

Пригласить  для беседы

Время

Вопрос

Кого

Принять

Время

Вопрос

Домашние  дела

Здоровье, досуг

Позвонить

Кому

Телефон

Время

Вопрос