Целеполагание в процессе менеджмента

Свойства целей:

- соподчиненность, то  есть цели подсистем вышестоящего  уровня, обусловливают цели подсистем  нижестоящего уровня (цели формируются  сверху вниз);

- развертываемость, которая выражается в том, что более общая цель конкретизируется несколькими более локальными, частными целями. Развертываемость может осуществляться по содержанию, по времени, по уровню;

- соотносительная важность.

Основные требования к  целям:

1. Цели должны быть  достижимыми. Нереальная для достижения  цель приводит к демотивации работников и потере ими ориентира, что негативно сказывается на деятельности организации.

2. Цели должны быть  гибкими. Цели следует устанавливать  таким образом, чтобы они оставляли  возможность для их корректировки  в соответствии с теми изменениями,  которые могут произойти в  окружении. 

3. Цели должны быть  измеримыми. Это означает, что цели  должны быть сформулированы таким  образом, чтобы их можно было  количественно измерить, или можно  было каким-то другим объективным  способом оценить, была ли цель  достигнута. Если цели неизмеримы, то они порождают разнотолки, затрудняют процесс оценки результатов деятельности и вызывают конфликты.

4. Цели должны быть  конкретными, обладающими необходимой  специфичностью, помогающей однозначно  определить, в каком направлении  должно осуществляется функционирование  организации. Цель должна четко  фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки её следует достичь и кто должен достигать цели.

5. Цели должны быть  совместными. Совместность предполагает, что долгосрочные цели соответствуют  миссии, а краткосрочные цели - долгосрочным. Так же не должны противоречить  друг другу цели, относящиеся  к прибыльности и к установлению  конкурентной позиции, или цели  усиления позиции на существующем  рынке и цели проникновения  на новые рынки, цели прибыльности  и благотворительности. 

6. Цели должны быть  приемлемыми для основных субъектов  влияния, определяющих деятельность  организации, и в первую очередь  для тех, кому придется их  достигать. Учитывая интересы  собственников, занимающих ведущую  роль среди субъектов влияния  на организацию и заинтересованных  в получении прибыли, менеджер, тем не менее, должен стараться  избегать при выработке целей  ориентации на получение большой  краткосрочной прибыли. Он должен  стремиться к установлению таких  целей, которые бы обеспечивали  большую прибыль, но желательно  в долгосрочной перспективе. Также  при установлении целей необходимо  учитывать интересы общества, такие,  например, как развитие условий  среды проживания в местном  масштабе и т.п.

Организация создается для  выполнения какой-либо функции и  эта функция должна быть переведена на язык конкретных целей. Подобным образом  организация формирует себе цели - задания. Организация с ее структурой создается под эти цели. Они  включают в себя требования рынка, планы, поручения вышестоящих организаций.  

 Общие и индивидуальные  интересы работников, реализуемые  через организацию, образуют цели - ориентиры. Их конкретное содержание - получение того или иного  вознаграждения, место на рынках  сбыта и т.д.

Существуют также цели-системы. К ним относятся: обеспечение  стабильности, равновесия, целостности  организации; сюда же относятся цели, обеспечивающие выживание организации  в меняющихся условиях конкуренции. Иногда цели системы могут противоречить целям-заданиям и целям-ориентирам. 

Существует также два  типа целей по времени их достижения - долгосрочные и краткосрочные. В  основе такого разделения лежит временной  период, связанный с продолжительностью производственного цикла или  миссией организации. Для краткосрочных  целей характерна гораздо конкретизация  и детализация в таких вопросах, как кто, что и когда должен выполнять. Если возникает необходимость, можно устанавливать промежуточные  цели.

Классификация по направленности. Цели подразделяются по характеру тех  действий, которые будут предприниматься  для их достижения.

1. Цели функционирования  направлены на поддержание рабочего  состояния организации и ее подразделений. Целевые программы по обеспечению функционирования содержат задачи по созданию постоянного притока ресурсов, техническому обслуживанию, постоянному контролю за деятельностью членов организации. Такие цели могут вызывать трудности при мотивации поведения членов организации, так как их достижение не связано с разовыми усилиями, а требуют постоянного напряжения сил.

2. Цели усовершенствования. К таким целям можно отнести  повышение производительности труда,  увеличение доли товаров организации  на рынке и др. Такие цели  хорошо понимаются работниками,  однако их реализацию не всегда  удается обеспечить соответствующими  ресурсами. В случае недостижимости  целей усовершенствования возможны  негативные последствия, которые  выражаются, в потере авторитета  руководителей, снижением мотивации  членов организации и т.д.

3. Цели развития относятся  к своеобразным формам роста,  расширения, обучения и прогресса.  Такими целями могут быть увеличение  количества наименований внедряемых  в производство новых товаров,  внедрение новых идей в области  менеджмента, кардинальные изменения  в организационной структуре  и т.д.

Классификация целей по их направленности является основной для  стратегического управления. При  этом цели объединяются в комплексы  на основе принципа достижения системой определенного состояния:

- фактический уровень  - то, что удается получить в  настоящее время при существующих  ресурсах и существующих ограничениях;

- наличный уровень - то, что можно сделать при существующих  ресурсах, существующих ограничениях, но при условии изменения положения  в лучшую сторону;

- потенциальный уровень  - то, что удастся сделать, развивая  ресурсы и снимая ограничения.

Классификация целей по временной  области:

1. Текущие цели обычно  относятся к тем, которые следует  решить в течение одного года. Эти цели хорошо воспринимаются  членами организации в том  случае, если они реально достижимы,  подкреплены соответствующей мотивацией. Обычно текущие цели являются  руководством к действию для  организаций, производящих продукцию.

2. Среднесрочные цели  охватывают период протяженностью  от одного до трех лет. Цели, реализация которых рассчитана  на такие сроки, требуют проведения  тщательного анализа условий  деятельности, существующих ресурсов  организации и возможностей их  привлечения. В организациях, слабо  ориентированных на среднесрочные  цели очень часто допускается  коррекция среднесрочных целей,  что ведет в конечном итоге  к потерям темпов организации,  решению неперспективных сиюминутных  задач, потере мотивации у членов  организации, а в итоге - к  сокращению возможностей выживания  организации во внешнем окружении.

3. Долгосрочные цели обычно  относятся к периоду планирования  деятельности организации свыше  трех лет. Работа на перспективу  актуальна далеко не для всех  организаций. Тем не менее,  многие из них ставят долгосрочные  цели, но, как правило, детально  их не разрабатывают, а рассматривают  лишь как ориентиры, вопрос  далекого будущего. Эти цели могут иметь мотивирующее значение, поскольку их достижение рассматривается как выдающееся достижение организации. 

Наиболее распространенными  направлениями, по которым в деловых  организациях устанавливаются цели, являются следующие:

- Прибыльность - величина  прибыли, рентабельность, доход на  акцию.

- Положение на рынке  - доля рынка, объем продаж, относительная  по отношению к конкурентам  доля рынка, доля отдельных  продуктов или услуг в общем  объеме продаж и т.д.

- Производительность - издержки  на единицу продукции, материалоемкость, отдача с единицы производственных  мощностей и т.д.

- Финансовые ресурсы - структура капитала, движение денег  в организации, величина оборотного  капитала, внешние и внутренние  инвестиции и т.д.

- Мощности организации  - размеры занимаемых площадей, количество  единиц техники и т.д.

- Человеческие ресурсы  - степень заполненности рабочих мест, совмещение должностей, текучесть кадров, повышение квалификации работников

- Оказание помощи обществу - объем благотворительности, сроки  проведения благотворительных акций  и т.д.

 

2.2 Целепостановка при формировании и развитии организации

Создание  и функционирование организаций  является одним из видов целенаправленной системной деятельности, а сами организации  фактически выступают инструментами  достижения поставленных целей. Первоначально  цели создания и функционирования предприятия  формулируются, как правило, на содержательном (качественном) уровне, что позволяет  судить только об общем предполагаемом направлении развитии системы. Важным этапом формирования модели управления является описание целей функционирования в терминах характеристик предприятия как сложной системы.

Процесс установления целей  в различных организациях проходит по разному. В одних организациях установление целей полностью централизовано, в других же организациях может быть полная децентрализация. Есть организации, в которых процесс установления целей носит промежуточный между полной централизацией и полной децентрализацией характер. Каждый из данных подходов имеет свою специфику, свои преимущества и недостатки. Так, в случае полной централизации при установлении целей все цели определяются самым верхним уровнем руководства организации. При таком подходе все цели подчинены единой ориентации. Это является определенным преимуществом. В то же время у этого подхода есть существенные недостатки, суть одного из которых состоит в том, что на нижних уровнях организации может возникать неприятие этих целей и даже сопротивление.

В случае децентрализации  в процессе установления целей участвуют  наряду с верхним уровнем и  более низкие уровни организации. Есть две схемы децентрализованного  установления целей. При одной - процесс  установления целей идет сверху вниз. Декомпозиция целей происходит следующим  образом: каждый из нижестоящих уровней  в организации определяет свои цели, исходя из того, какие цели были установлены  для более высокого уровня. Вторая схема предполагает, что процесс  установления целей идет снизу вверх. В этом случае нижестоящие звенья устанавливают себе цели, которые  служат основой для установления целей последующего, более высокого уровня.

Для разных подходов к установлению целей характерно наличие существенных различий. Однако общим требованием  к установлению целей является то, что решающая роль во всех случаях  должна принадлежать высшему руководству.

С точки зрения логики осуществления  действий, выполняемых при установлении целей, можно считать, что процесс  целеполагания в организации состоит из трех последовательных стадий. На первой стадии происходит осмысление результатов анализа среды, на второй - выработка соответствующей миссии и, наконец, на третьей стадии непосредственно вырабатываются цели организации.

Правильно организованный процесс  выработки целей предполагает прохождение  четырех фаз:

1. выявление и анализ  тех тенденций, которые наблюдаются  в окружении;

2. установление целей  для организации в целом;

3. построение иерархии  целей;

4. установление индивидуальных  целей.

Влияние среды сказывается  не только на установлении миссии организации. Цели также сильно зависят от состояния  среды. Однако из этого никак не следует  делать заключения, что цели должны быть привязаны к состоянию среды  только путем постоянной корректировки  и приспособления к тем изменениям, которые происходят в среде. При  правильном подходе к установлению целей руководство должно стремиться предвидеть то, в каком состоянии  окажется среда, и устанавливать  цели в соответствии с этим предвидением. Для этого очень важно выявлять тенденции, характерные для процессов  развития экономики, социальной и политической сфер, науки и техники. Конечно, предусмотреть  все невозможно. Поэтому менеджеры  должны быть готовы к тому, чтобы  ответить на неожиданный вызов, который  им может бросить среда. Тем не менее, не абсолютизируя ситуации, они  должны формулировать цели, чтобы  ситуационные составляющие нашли в  них свое отражение.

При установлении целей для  организации в целом важно  определить, что из широкого круга  возможных характеристик деятельности организации следует взять за основу. Далее выбирается определенный инструментарий количественного расчета величины целей. Особое значение имеет система критериев, которыми пользуются при определении целей организации. Обычно эти критерии выводятся из миссии организации, а также из результатов анализа макроокружения, отрасли, конкурентов и положения организации в среде. При определении целей организации учитывается то, какие цели она имела на предыдущем этапе и насколько достижение этих целей способствовало выполнению миссии организации. Наконец, решение по целям всегда зависит от тех ресурсов, которыми обладает организация.