Автоматизация работы пользователя в среде MS Office 2000

  Запрос  на обновление нельзя использовать для  удаления записей целиком (строк) из таблицы, но можно менять имеющиеся  непустые значения на пустые.

  С помощью запросов на обновление можно  изменять все данные в наборе записей.

  Кроме того, нельзя выполнить запрос на обновление для следующих типов полей  в таблице.

  Поля, содержащие результаты вычислений. Значения вычисляемых полей не хранятся в  таблице постоянно. Они существуют только во временной памяти компьютера, после того как будут вычислены. Поскольку для вычисляемых полей  не предусмотрено место постоянного  хранения данных, их невозможно обновить.

  Поля, источником записей для которых  служат итоговые запросы или перекрестные запросы.

  Поля  с типом данных «Счетчик». Значения в полях с типом данных «Счетчик»  изменяются только при добавлении записи в таблицу.

  Поля  в запросах на объединение.

  Поля  в запросах на уникальные значения и запросах на уникальные записи —  запросах, возвращающих неповторяющиеся  значения или записи. Это правило  применимо при использовании  запроса на обновление, а также  при обновлении данных вручную путем  ввода значений в форму или  таблицу.

  Первичные ключи, участвующие в отношениях между таблицами, кроме тех случаев, когда эти отношения были настроены  на автоматическое выполнение каскадного обновления через поля ключа и  любые связанные поля. При каскадном  обновлении автоматически обновляются  любые значения внешнего ключа в  дочерней таблице (таблица на стороне  «многие» отношения «один ко многим») при изменении значения первичного ключа в родительской таблице (таблица  на стороне «один» отношения «один  ко многим» ).

  Примечание. Невозможно выполнять каскадное  обновления для записей, использующих поле счетчика для создания значений первичного ключа.

  Добавление  записей в таблицу  с помощью запроса  на добавление.

  Запрос  на добавление выбирает записи из одного или нескольких источников данных и  копирует их в существующую таблицу.

  Предположим, например, что нужно получить базу данных с таблицей потенциальных  клиентов, а у вас уже есть таблица  с подобными данными. Данные необходимо хранить в одном месте, и вы решаете скопировать их из новой  базы данных в существующую таблицу. Чтобы не вводить данные вручную, для копирования записей можно  использовать запрос на добавление.

  Преимущества  использования запроса на добавление

  Используя запрос для копирования данных, можно  выполнять указанные ниже операции.

  Добавление  нескольких записей одновременно. При  копировании данных вручную обычно приходится несколько раз копировать и вставлять записи. Используя  запрос, можно выбрать все нужные данные сразу, а затем скопировать  их.

  Просмотр  данных перед их копированием. Можно  просмотреть выбранные данные в  режиме таблицы и перед их копированием внести необходимые изменения. Это  особенно легко сделать, если запрос содержит критерии или выражения, а вам необходимо несколько попыток для правильного выбора данных. Запрос на добавление нельзя отменить. Если сделана ошибка, придется либо восстанавливать базу данных с помощью резервной копии, либо исправлять ошибку вручную или с помощью запроса на удаление.

  Уточнение выбора с помощью условий. Например, может потребоваться добавить записи только для покупателей, живущих  в конкретном городе.

  Добавление  записей, когда некоторые поля в  источниках данных отсутствуют в  целевой таблице. Предположим, например, что в существующей таблице покупателей 11 полей, тогда как в новой таблице, откуда требуется скопировать данные, есть только девять из них. Для копирования  данных из девяти совпадающих полей  можно использовать запрос на добавление, а два несовпадающих поля можно  оставить пустыми.

  Основные  этапы создания запроса на добавление

  Создание  запроса на добавление включает основные действия, указанные ниже.

  Создание  запроса на выборку. Сначала нужно  выбрать данные, которые необходимо скопировать. При необходимости  можно скорректировать выбор  столько раз, сколько потребуется.

  Преобразование  запроса на выборку в запрос на добавление. После завершения выбора измените тип запроса на добавление. Выбор целевых полей для каждого  столбца в запросе на добавление. В некоторых случаях Access выбирает целевые поля автоматически. Можно изменить целевые поля или выбрать их, если это не было сделано автоматически.

  Предварительный просмотр и выполнение запроса на добавление записей. Перед добавлением  записей можно переключиться  в режим просмотра таблицы  для предварительного просмотра  добавляемых записей.

  Важно. Запрос на добавление нельзя отменить. Перед его выполнением рассмотрите  целесообразность создания резервной  копии базы данных или целевой  таблицы.

  Использование запросов для удаления данных.

  Запрос  на удаление используется, когда необходимо удалить из базы данных записи целиком, вместе со значением ключа, которое  делает эти записи уникальными. Следует  помнить, что в приложении Access удалять вручную как записи целиком, так и отдельные их части можно несколькими способами.

  Для удаления данных из базы данных Access можно использовать запросы двух типов. Тип используемого запроса зависит от того, что именно требуется удалить.

  Если  нужно удалить отдельные поля в записях одной или нескольких таблиц, следует использовать запрос на обновление, который заменяет существующие значения либо на пустое значение (то есть на отсутствие данных), либо на пустую строку (пару двойных кавычек без  пробела между ними).

  Запрос  на обновление используется для удаления отдельных полей потому, что запрос на удаление по умолчанию удаляет  только строки целиком. Процесс использования запроса на обновление для удаления данных состоит из следующих основных этапов. Создание запроса на выборку и проверка, что он возвращает только те данные, которые нужно удалить; преобразование этого запроса в запрос на обновление с использованием значения NULL или пустых строк в качестве нового значения; выполнение этого запроса для обновления существующих данных.

  Если  требуется удалить записи (строки) целиком, следует использовать запрос на удаление.

  По  умолчанию запрос на удаление удаляет  все данные каждого поля записи вместе со значением ключа, который делает эту запись уникальной. При выполнении такого запроса всегда удаляется  строка таблицы целиком. Процесс  состоит из следующих основных этапов: создание запроса на выборку и  проверка, что он возвращает только те данные, которые нужно удалить; преобразование этого запроса в  запрос на удаление и выполнение его  для удаления данных.

  Следует помнить: если запись, которую нужно  удалить, является стороной «один» отношения  «один ко-многим», необходимо перед выполнением запроса изменить свойство этого отношения. Далее в этой статье в разделе Подготовка к удалению связанных данных объясняется, как выполнить эту задачу. Дополнительные изменения необходимо внести потому, что по умолчанию Access запрещает удаление данных на стороне «один» в отношении «один ко многим ».

  Кроме того, нужно помнить, что после  удаления или обновления записи или  ее части невозможно отменить эти  изменения, поэтому следует всегда делать резервную копию данных перед  выполнением запроса на удаление.

  Примечание. Обычно запросы на обновление или  удаление используются только когда  необходимо быстро обновить или удалить  большое количество данных. Если нужно  удалить несколько записей, и  это проще сделать вручную, можно  открыть таблицу в режиме таблицы, выбрать поля или строки, которые  требуется удалить, и нажать клавишу DELETE.

  Планирование  удаления

  Процесс использования запроса для удаления записей включает следующие основные этапы.

  Спланируйте удаление. Следует убедиться в  наличии необходимых разрешений на удаление данных и в том, что  другие пользователи закрыли объекты, использующие соответствующие таблицы, а затем создать резервную  копию базы данных.

  Убедитесь, что база данных находится в надежном расположении или подписана цифровой подписью. Если ни одно из этих условий  не выполняется, можно предоставить базе данных состояние доверенной на время сеанса работы с ней. Помните, что по умолчанию приложение Access блокирует все запросы на изменение (на удаление, обновление и создание таблицы), если базе данных не предоставлено состояние доверенной.

  Если  требуется удалить данные из нескольких таблиц, и эти таблицы связаны, включите параметры Целостность  данных и Каскадное удаление связанных записей для каждой из связей. Это позволит запросу удалять данные из таблиц со стороны отношения «один» и «многие».

  Создайте  запрос на выборку и добавьте условия  для получения нужного набора записей.

  Если  нужно удалить отдельные поля из таблицы, преобразуйте запрос на выборку  в запрос на обновление, введите  значение NULL или пустую строку

  ( "" ) в качестве условия обновления  и выполните запрос.

  Если  нужно удалить записи целиком, преобразуйте запрос на выборку в запрос на удаление и выполните его.

  Подготовительные  действия.

  Прежде  чем полностью или частично удалять  записи из базы данных, выполните следующие  действия.

  Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения. Для этого в проводнике Windows щелкните правой кнопкой мыши файл базы данных (с расширением accdb или mdb) и выберите в контекстном меню команду Свойства. В диалоговом окне Свойства должен быть снят флажок только чтение. Проверьте наличие необходимых разрешений на удаление записей из базы данных. Убедитесь, что удаление записей не повлияет на работу других пользователей. Попросите всех пользователей базы данных закрыть все таблицы, формы, запросы и отчеты, в которых используются удаляемые данные. Это позволит избежать конфликтов блокировки.

  Совет. Если базу данных использует большое  количество пользователей, может потребоваться  завершить ее работу и открыть  повторно в режиме монопольного доступа.

  Создание  запроса на создание таблицы.

  Запрос  на создание таблицы используется, если необходимо скопировать данные, содержащиеся в таблице, или создать  архив этих данных.

  Примечание. Запрос на создание таблицы в веб-базе данных невозможно выполнить через веб-браузер. Чтобы это сделать, необходимо открыть веб-базу данных в Access 2010.

  Запрос  на создание таблицы используется, если необходимо скопировать данные, содержащиеся в таблице, или создать  архив этих данных.

  Создание  запроса на создание таблицы.

  Общие сведения

  Запрос  на создание таблицы получает данные из одной или нескольких таблиц, а затем помещает набор результатов  в новую таблицу. Новая таблица  может располагаться в базе данных, открытой в текущий момент, или  создается в другой базе данных.

  Обычно  запрос на создание таблицы используют, когда необходимо скопировать данные или поместить их в архив. Предположим, что существует таблица (или несколько  таблиц) с данными о продажах за прошедшие периоды, и эти данные нужно использовать в отчетах. Измениться данные не могут, поскольку все сделки были совершены не менее одного дня  назад. Многократное выполнение запроса  для извлечения данных требует значительного  времени, особенно если запрос сложный, а у хранилища данных большой объем. Загрузив данные в отдельную таблицу и используя эту таблицу в качестве источника данных, можно снизить нагрузку и получить удобный архив данных. В процессе работы следует помнить, что данные в новой таблице являются копией исходных данных в определенный момент времени; они не связаны с исходной таблицей (или таблицами).

  Процедура создания запроса на создание таблицы  включает указанные ниже основные этапы.

  Включите  базу данных, если она не подписана  или не находится в надежном расположении. В противном случае нельзя будет  запускать запросы на изменение (запросы на добавление, на обновление или на создание таблицы).

  В режиме конструктора запроса создайте запрос на выборку и вносите в  него изменения, пока он не будет возвращать нужные записи. Можно выбрать данные из нескольких таблиц и фактически денормализовать их. Например, можно поместить данные о заказчиках, грузоотправителях и поставщиках в одну таблицу, что обычно не делается в производственной базе данных с правильно нормализованными таблицами. В запросе можно также использовать условия для более точной настройки или сужения набора результатов.