Автоматизация работы пользователя в среде MS Office 2000

 

 1) Автоматизация работы  пользователя в  среде MS Office 2000.

  Среда работы пользователя и ее настройки

  Любое предприятие сталкивается с проблемой  автоматизации работы отдельных  сотрудников и подразделений  в целом. Первая проблема при этом как выбрать подходящие программные  продукты? Желательные свойства информационной системы сильно зависят от размеров предприятия и специфики его  бизнеса, но есть и универсальные  требования.

  Конечно, любое предприятие нуждается  в инструментах для работы с текстами (создание, редактирование, оформление документов), а также для обработки  данных ( электронные таблицы, средства анализа и планирования СУБД). Но этого, как правило недостаточно. Ведь с документами работают разные люди, и документы часто состоят из различных частей, включая тексты, числа, таблицы, графики, диаграммы, рисунки, даже звук или видео.

  Сегодня все это возможно благодаря созданному компанией Microsoft семейству программ для поддержки офисной деятельности Microsoft Office.

  Комплект  программных продуктов Microsoft Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой  различной информации. В состав Microsoft Office входит мощный текстовый процессор

  Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство для подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint а также инструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook. Кроме того, существует профессиональная версия Microsoft Office, в которую помимо перечисленных приложений входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

  Взаимодействие  приложений

  Microsoft Office отличается тесной интеграцией  приложений.

  Это означает, что все программы, входящие в состав Microsoft Office, "умеют" обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто. Например, если необходимо подготовить отчет по результатам финансового периода, содержащий иллюстрации, то данные можно  обработать в Microsoft Excel, построить на их основе графики и диаграммы и затем поместить их в текст документа, который создан в Microsoft Word. Перемещение диаграммы производится с помощью операций копирования в буфер обмена Microsoft Windows и вставки в документ, которые доступны через основное меню приложения, через панели инструментов, через горячие клавиши или через контекстное меню, которое появляется при нажатии на правую кнопку мыши.

  Наконец иллюстрацию, как и любой другой объект можно "связать" с документом, просто "захватив" мышью в одном  приложении и "перетащив" на подходящее место в другом (режим "Drag and Drop").

  Приложения Microsoft Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями. Например, можно использовать диаграммы  из Microsoft Excel для оформления отчетов в Microsoft Word или для иллюстрации презентации в Microsoft Power Point. Можно поместить кусок таблицы из Excel в текст документа Word или в слайд PowerPoint, а можно импортировать в базу данных Microsoft Access. Кроме того, любое приложение Microsoft Office позволяет поместить в документ (будь это текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок в любом формате, а также видеофрагмент или просто звуковой ролик.

  При перенесении отдельных объектов из одного приложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки  возможно использование механизма  связывания оригинального объекта  и его копии. В этом случае при  изменении исходных данных в таблице  Excel меняется построенная на их основе диаграмма, а вместе с ней и та копия диаграммы, которая содержится в документе Microsoft Word. Это дает возможность эффективной работы с составными документами, в которых используются различные источники.

  Например, данные можно взять из базы данных Access. Они будут обновляться автоматически и любой, кто захочет ознакомиться с таким документом, увидит самые последние цифры.

  Семейство Microsoft Office содержит набор инструментов, общих для всех приложений. К ним  относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания красочных  заголовков, редактор организационных  диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, редактор фотоизображений, библиотека картинок, и т. д. Сюда же относятся и панели инструментов, и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения Microsoft Office. Эти инструменты устанавливаются  на диске один раз, а затем используются всеми приложениями Microsoft Office. Эта  особенность позволяет сэкономить место на диске, обеспечивает высокую  скорость работы приложений и единый интерфейс. Можно легко начать работу с любым приложением Microsoft Office, изучив лишь одно из них.

  Начиная с версии 97, в Microsoft Office входит новое  приложение

  Microsoft Outlook. Это приложение представляет собой инструмент для организации и планирования персональной деятельности. Microsoft Outlook включает электронную почту, базу по контактам, календарь и т.д. Но главное, он связывает все приложения, выступая как средство организации работы с ними. С помощью Microsoft Outlook можно назначить встречу, добавив в ее описание сопроводительный документ. Это может быть список вопросов, которые планируется обсудить, в формате Microsoft Word, или отчет о результатах года по продажам в формате Microsoft Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте или в виде факс-сообщения.

  Среда работы пользователя и ее настройка

  Основные  понятия

  Работа  пользователя с программными продуктами должна по возможности быть комфортной и осуществляться в соответствующей  программно-технической среде (тип  процессора, объем оперативной и  внешней памяти, платформа сетевой  и локальной операционной системы  и др.).

  Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного  экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов строится по типу графического, ориентированного на среду Windows (или Macintosh) интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т.п.

  Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). В значительной степени это достигается наличием в составе программного продукта контекстно-зависимой помощи и обучающих систем, демоверсий, раскрывающих функциональные возможности и технологию работы программного продукта, специальных программных решений по обеспечению сохранности программ и данных, антивирусной защиты и др.

  Прикладные  программные продукты автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и  т.д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест - АРМ, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.

  Многие  АРМ, наряду с основными функциями  обработки данных, включают и вспомогательные, так называемый сервис. Сервис обеспечивает функции по обслуживанию базы данных - копирование, восстановление, архивирование, экспорт/импорт данных; выполнение работ, связанных с профессиональной деятельностью, таких, как подготовка корреспонденции  с помощью текстового редактора, организация вычислений средствами электронной таблицы, использование  электронной почты для рассылки корреспонденции и др.

  В состав АРМ входят и средства конфигурирования программно-технического комплекса, которые  перенастраивают АРМ с учетом технических характеристик средств  вычислительной техники, состава основных и вспомогательных функций обработки. Современные программные продукты включают специальный программный  модуль или команды в составе  главного меню для настройки среды  и оптимизации работы программных  продуктов.

  При установке программного продукта - инсталляции - делается глобальное конфигурирование, которое означает:

  задание места для размещения программного продукта на магнитном диске;

  выбор функциональных возможностей (программных  компонентов, модулей) для установки  на компьютере;

  настройку структуры базы данных (состава файлов, структуры записей);

  настройку операционной и технической среды  функционирования программного продукта.

  Такая настройка выполняется, как правило, квалифицированным программистом, и изменение условий установки  потребует реинсталляции программного продукта.

  Для повышения эффективности работы конечного пользователя предусматриваются  средства оперативного конфигурирования, включающие:

  изменение пароля доступа к программному продукту;

  активизацию/деактивизацию функций обработки (изменение функций главного меню);

  -параметрическую  настройку команд меню;

  -настройку  экранных форм;

  -настройку  выходных форм печати;

  -задание  форматов базы данных (длина и  тип полей);

  -определение  места хранения базы данных  на магнитном диске;

  -изменение  параметров печати (тип принтера, параметры печатной страницы) и  др.

  Возможности средств настройки среды определяют гибкость программного продукта. Тенденция  развития прикладных программных продуктов  состоит также в создании инструментальных средств конечного пользователя . Инструментальные средства подобного типа предназначены для совершенствования функций обработки, создания новых приложений силами конечного пользователя.

  Так, для пакетов бухгалтерского учета  предлагается набор инструментальных средств следующего вида:

  -генератор  экранных форм, позволяющий создавать  новые и изменять существующие  экранные формы (расположение  на экране реквизитов, соответствующих  полям базы данных, использование  текста подсказок, запуск процедур  обработки, цветовое оформление  и др.);

  -язык  запросов как средство поиска  и фильтрации записей базы  данных, выборки машинных документов, вычислений над данными базы  данных;

  -макропрограммирование  клавишные и языковые макрокоманды (макросы), предназначенные для автоматизации  рутинных операций обработки;

  -генератор  отчетов, обеспечивающий вывод  запросной информации, формирование  итогов различных уровней и  др.

  Определилась  тенденция массового использования  конечными пользователями интегрированных  пакетов, ориентированных в первую очередь на возможности стандартных  программных средств (текстовый  редактор, электронная таблица, база данных). В составе интегрированных  пакетов имеется мощный арсенал  инструментальных средств (макропрограммирование, языки программирования, программы-дополнения и т.п.), предназначенных для создания как конечными пользователями, так и профессиональными программистами прикладных программных продуктов. Таким образом, среда интегрированного пакета - это в определенном смысле АРМ, обеспечивающий мощными и гибкими средствами работа конечного пользователя.

  ППП Microsoft Office можно с полным основанием считать интегрированным, так как  его характеризуют:

  -стандартизация  выполнения основных операций  обработки (общность пунктов главного  меню, приемов и технологий выполнения  операций создания, сохранения, печати, поиска документов, файлов);

  -единство  принципов конфигурирования и  настройки программ;

  -конвертирование  форматов хранимых данных;

  -замена  главного меню на меню приложения  объектов при их редактировании.

  2) Безопасность и  целостность БД

  Широкое внедрение информационных технологий в жизнь современного общества привело  к появлению ряда общих проблем  информационной безопасности:

  - необходимо гарантировать непрерывность  и корректность функционирования  важнейших информационных систем (ИС), обеспечивающих безопасность  людей и экологической обстановки;

  - необходимо обеспечить защиту  имущественных прав граждан, предприятий  и государства в соответствии  с требованиями гражданского, административного  и хозяйственного права (включая  защиту секретов и интеллектуальной  собственности);