Анализ системы управления

     Основные  законодательные акты, регулирующие трудовые отношения:

1. Гражданский кодекс;
2. Кодекс законов о труде (в редакции от 25 сентября 1992 г.);
3. Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях»;
4. Закон РФ «О занятости населения в РФ»;
5. Закон РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)»;
6. Указ президента РФ «О социальном партнёрстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)» и др.

1.6 Принципы и методы  построения системы  управления предприятием

 

     Принципы  управления - основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей  по осуществлению управленческих функций.

     Можно выделить три фактора, оказывающих  воздействие на построение системы  управления предприятием:

1) иерархическая  структура организации - отношения  власти подчинения, давление на  человека сверху с помощью  принуждения, контроля над распределением  материальных благ;

2) культура, т.е. вырабатываемые обществом,  коллективом совместные ценности, социальные нормы, установки поведения,  которые регламентируют действия  личности, заставляя индивида вести  себя так, а не иначе без  видимого принуждения; 3) рынок, т.е.  сеть равноправных отношений,  основанных на купле - продаже  трудовых ресурсов, отношениях собственности  и прочего. 
 

     В современном менеджменте различают  две группы принципов построения системы управления:

- принципы, характеризующие требования к  формированию системы управления  персоналом;

     - принципы, определяющие направление  развития системы управления.

     Наука и практика управления разработали  инструментарий (методы) изучения состояния  действующей системы управления организации, обоснования и реализация новой системы. Рассмотрим эти методы.

1. Системный анализ служит методическим средством подхода к решению проблем совершенствования порядка управления персоналом. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие такого порядка управления персоналом в целом и составляющих его компонентов: целей, функции, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информацией, методов управления людьми, управленческих решений; на выявление различных типов связей этих компонентов между собой и внешней средой и сведение их в целостную единую картину. Системный подход подчёркивает целостность и интеграцию различных элементов организации, обеспечивает основу для достижения взаимопонимания между руководителями и подчинёнными.Системный анализ позволяет руководителю понять ситуацию и внести соответствующие изменения для достижения наивысшей эффективности. Системный подход даёт лучшую основу для чёткого распределения власти и ответственности при выполнении различных работ.
2. Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на более простые. Чем проще элементы, тем полнее проникновение в глубь явления и определение его сущности. Например, систему управления можно расчленить на подсистемы, подсистемы - на функции, функции - на процедуры, процедуры - на операции и т.д. После расчленения необходимо воссоздать систему управления персоналом как единое целое, т.е. синтезировать. При этом применяется метод деком позиционного моделирования, где модели могут быть логическими, графическими и цифровыми.
3. Метод последовательной подстановки позволяет изучить влияние на формирование системы управления каждого фактора в отдельности, под действием которых сложилось её состояние, исключая действия других факторов. Факторы ранжируются и отбираются наиболее существенные.
4. Метод сравнений позволяет сопоставить существующую систему управления персоналом с подобной же - передовой организации, с нормативным состоянием или с состоянием в прошлом периоде. Следует учитывать, что сравнение даёт положительный результат при условии сопоставимости исследуемых систем, их однородности.
5. Динамический метод предусматривает расположение данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений. Тогда ряд отражает устойчивые тенденции. Этот метод используется при исследовании количественных показателей, характеризующих систему управления персоналом.
6. Метод структуризации предусматривает количественное и качественное обоснование целей организации в целом и системы управления с точки зрения соответствия задачам организации. Анализ целей, развёртывание их в иерархическую систему, установление ответственности подразделений за конечные результаты работы, определение их места в системе производства и управления, устранение дублирования в их работе является важной предпосылкой построения рациональной системы управления персоналом. При структуризации должны быть обеспечены взаимоувязка, полнота, сопоставимость целей разных уровней управления персоналом.
7. Экспертно-аналитический метод совершенствования систему управления основывается на привлечении высококвалифицированных специалистов по управлению персоналом, управленческого персонала предприятия к процессу совершенствования. При использовании этого метода очень важна проработка форм систематизации мнений экспертов. С помощью этого метода выявляются основные направления совершенствования управления персоналом, оценке причин и недостатков.
8. Нормативный метод предусматривает применение системы принципов, которые определяют состав и содержание функций по управлению, численность работников по функциям, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организацией в целом и системы управления персоналом (норма управляемости, степень централизации функций, количество ступеней управления, число звеньев, размеры подразделения, порядок подчинённости и взаимосвязи подразделений), разделение и кооперацию труда управления организации.
9. Параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления персоналом для выявления степени их соответствия.
10. Метод функционально-стоимостного анализа. В последнее время при совершенствовании системы управления персоналом начали применять это метод. Он позволяет выбрать такой вариант построения системы управления или выполнение той или иной функции управления, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов. Такой метод способствует выявлению лишних или дублирующих функций управления, функций, которые по тем или иным причинам не выполняются, определению степени централизации и децентрализации функций управления персоналом.
11. Метод творческих совещаний предполагает коллективное обсуждение направлений развития системы управления персоналом группой специалистов и руководителей. Эффективность метода состоит в том, что идея, высказанная одним человеком, вызывает у других участников совещания новые, а те, в свою очередь, порождают следующие идеи, в результате чего возникает поток замыслов. Цель творческого совещания - выявить возможно больше вариантов путей совершенствования системы управления персоналом.
12. Метод коллективного блокнота («банка» идей) позволяет сочетать независимое выдвижение идей каждым экспертом с последующей их коллективной оценкой на совещании по поиску путей совершенствования системы управления.

     Наибольший  эффект и качество системы управления персоналом достигаются в том  случае, когда применяется система  методов в комплексе. Это позволяет  взглянуть на объект совершенствования  со всех сторон, что помогает избежать просчётов.

     После проведения анализа системы управления по различным методам, необходимо определить пути реализации совершенствования  системы управления предприятием в  соответствии с вышеизложенными  принципами.

1.7 Взаимосвязь между  организацией и  внешней средой

 

     Внешняя среда является определяющей, поскольку  она включает потребителей, конкурентов, партнёров, поставщиков, финансовые организации, источники рабочей силы и, конечно, различного рода государственные учреждения. Внешняя среда организации характеризуется  сложностью, подвижностью, неопределённостью.

     Сложность внешней среды - это многочисленность условий и факторов, без которых  организация не может функционировать, и обязана на них реагировать. К числу таких внешних факторов относятся: воздействие государственных  актов, заинтересованные группы влияния, конкуренты и существенные технологические  изменения. Организация, использующая большое количество видов исходных материалов, различных специалистов и контактирующая с многими другими организациями, а также домохозяйствами, действует в более сложной среде, чем организация, у которой эти параметры проще. В более сложных условиях действуют быстро развивающиеся организации, использующие разнообразные технологии.

     Подвижность внешней среды - это скорость, с  которой происходят изменения среды  вокруг организации. Практика показывает, что окружение современных организаций  изменяется с нарастающей скоростью. Кроме того, подвижность внешнего окружения может проявляться  неодинаково: быть выше для одних  подразделений организации и  ниже для других. Подвижность среды  определяет необходимость опираться  на разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения. Подвижность среды также оценивается степенью изменчивости факторов внешней среды.

     Неопределённость  внешней среды является функцией количества информации, которой располагает  управляющая подсистема о конкретном факторе, и функцией достоверности  информации. Если информации мало или  есть сомнения в её точности, среда  становится более неопределённой, чем  в ситуации, когда имеется адекватная, точная и надёжная информация. Чем  неопределённее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные  решения.

     По  степени неопределённости хозяйственные  ситуации, в которых принимают  решения, могут быть трёх видов: определённости, риска и неопределённости.

1.8 Система методов  управления

 

     В системе методов управления выделяют:

     1) Административные методы;

     2) Экономические методы;

     3) Социально-психологические методы.

     Рассмотрим  более подробно каждый метод в  отдельности.

     Административные  методы являются способом осуществления  управленческих воздействий на персонал и базируются на власти, дисциплине и взысканиях.

     Для административных методов характерно их соответствие правовым нормам, действующим  на определённом уровне управления, а  также актам и распоряжениям  вышестоящих органов управления.

     Различают пять основных способов административного  воздействия: организационные воздействия, распорядительные воздействия, материальная ответственность и взыскания, дисциплинарная ответственность и взыскания, административная ответственность.

     Организационные воздействия основаны на подготовке и утверждении внутренних нормативных  документов, регламентирующих деятельность персонала конкретного предприятия. К ним относятся устав предприятия  или организации, коллективный договор  между администрацией и трудовым коллективом, Правила внутреннего  трудового распорядка, организационная  структура управления, штатное расписание предприятия, положения о структурных  подразделениях, должностные инструкции сотрудников и организация рабочих  мест. Эти документы (кроме устава) могут оформляться в виде стандартов предприятия и обязательно вводятся в действие приказом руководителя предприятия. Эти документы обязательны для  всех сотрудников, и их несоблюдение влечёт за собой применение дисциплинарных взысканий. 

     Экономические методы носят косвенный характер управленческого воздействия. Такими методами осуществляют материальное стимулирование коллективов и отдельных работников; они основаны на использовании экономического механизма. Оплата труда является основным мотивом трудовой деятельности и денежным измерителем стоимости рабочей силы. Она обеспечивает связь между результатами труда и его процессом и отражает количество и сложность труда работников различной квалификации. Устанавливая должностные оклады для служащих и тарифные ставки для рабочих, руководство предприятия определяет нормативную стоимость рабочей силы с учётом средних затрат труда при его нормальной продолжительности.

     Дополнительная  заработная плата позволяет учесть сложность и квалификацию труда, совмещение профессий, сверхнормативную работу, социальные гарантии предприятия  в случае беременности или обучения сотрудников и др. Вознаграждение определяет индивидуальный вклад работников в конечные результаты производства в конкретные периоды времени. Премия напрямую связывает результаты труда  каждого подразделения и работника  с главным экономическим критерием  предприятия - прибылью.

     Руководитель  предприятия может с помощью  перечисленных выше пяти компонентов  оплаты труда регулировать материальную заинтересованность работников с экономически возможными расходами на производство по статье «заработная плата», применять  различные системы оплаты труда - сдельную или повременную, формировать  материальные и духовные потребности  работников и обеспечивать рост их жизненного уровня. Если руководитель чрезмерно жаден или расточительно  щедр в оплате труда, то его перспективы  не безоблачны, т. к. в первом случае работники «разбегутся», а во втором доживут до разорения предприятия.

     Рабочая сила является главным элементом  любого трудового процесса, обеспечивающим переработку предметов труда  с помощью средств труда в конечный продукт. Это всегда главная ценность любого предприятия или организации.

     Итак, экономические методы выступают в качестве различных способов воздействия руководителей на персонал для достижения поставленных целей. При позитивном использовании экономических методов конечный результат проявляется в хорошем качестве продукции и высокой прибыли. Наоборот, при неправильном использовании экономических законов, их игнорировании или пренебрежении ими можно ожидать низких или негативных результатов.

     В качестве примера проявления экономических методов управления можно привести следующее:

     1) Субсидирование персонала. Многие  компании имеют субсидированные  столовые и рестораны для своего  персонала. Это может быть невозможно  для малого бизнеса в финансовом  отношении, но можно рассмотреть  возможность установки автоматов  для продажи горячих напитков  и лёгкой закуски и предложить  талоны на завтрак. 

     2) Товары со скидкой. Большинство  бизнесменов позволяют приобретать  своим работником товары и  услуги фирмы со скидкой от 10% и выше. Всегда следует предоставлять  своим работникам большие скидки. Это позволит увеличить лояльность  персонала.

     3) Ссуды. Некоторые работодатели  дают своим работникам беспроцентные  ссуды или ссуды с низким  процентом на различные цели (например, для переезда).

     4) Частное страхование здоровья. Некоторые  фирмы производят частное страхование  здоровья своих работников. Многие  из этих работников будут чувствовать  себя спокойнее и увереннее,  зная, что о них позаботятся,  если они заболеют. Быстрая медицинская  помощь работникам также будет  приносить пользу - работник скорее  возвратится на работу и будет  готов выполнять свои обязанности.

     Также руководители через вознаграждение, премии, надбавки вызывают у персонала  заинтересованность в конечных результатах  своего труда, качестве продукции или  услуг, тем самым, принося доход  себе и компании в целом.

     Социально-психологические  методы - это способы осуществления  управленческих воздействий на персонал, базирующиеся на использовании закономерностей  социологии и психологии. Объектом воздействия этих методов являются группы людей и отдельные личности. По масштабу и способам воздействия  эти методы можно разделить на две основные группы: социологические  методы, которые направлены на группы людей и их взаимодействия в процессе производства (внешний мир человека); психологические методы, которые  направленно воздействуют на личность конкретного человека (внутренний мир  человека).

     Социологические методы играют важную роль в управлении персоналом, они позволяют установить назначение и место сотрудников  в коллективе, выявить лидеров  и обеспечить их поддержку, связать  мотивацию людей с конечными  результатами производства, обеспечить эффективные коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе. Социальное планирование обеспечивает постановку социальных целей и критериев, разработку социальных нормативов (уровень жизни, оплата труда, потребность в жилье, условия труда и др.) и плановых показателей, достижение конечных социальных результатов. Например: увеличение продолжительности  жизни, снижение уровня заболеваемости, рост уровня образования и квалификации работников, сокращение производственного  травматизма, увеличение жилой площади  на 1 работника и др. Знание социологических  методов управления позволяет руководителю коллектива объективно осуществлять социальное планирование, регулировать социально-психологичес-кий климат, обеспечивать эффективные коммуникации и поддерживать на хорошем уровне корпоративную культуру. Для этого целесообразно систематически (не реже одного раза в год) проводить социологические исследования в коллективе; особенно полезно знать мнение членов коллектива о руководителе.