Анализ программного средства автоматизации в ООО «Каравелла»

Современные программные средства легко адаптируются к разным классам профессиональных задач, обладают гибкостью и модифицируются при использовании новых методик обработки информации, настраиваются на конкретное применение в соответствии с требованиями пользователя.

Обоснование конкретных характеристик  всех средств происходит на этапе параметризации. Параметризация заключается в выделении и исследовании параметров технических, программных, информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям на разных этапах структуризации. Для бесперебойной работы используются специальное методическое, информационное, математическое, программное, лингвистическое, технологическое, организационное, эргономическое и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение  включает в себя организацию информационной базы. Разработчики определяют связи  между информационными потоками, формируют пакет входной документации в электронном виде, определяют использование  нормативно-справочной документации и  уровни доступа к информации пользователей  различных кате­горий в зависимости от сущности решаемых ими задач.

Пользователи разделяются  по служебному положению, по специальностям, по уровню подготовленности и частоте  работы с вычислительной техникой, по уровню доступа к данным.

По служебному положению  пользователи разделяются на:

• руководителей высшего звена (директор, главный менеджер);
• руководителей среднего звена (начальники отделов);
• исполнителей работ (менеджеры, бухгалтеры);
• обслуживающий персонал (операторы, техники).[9, 103]

По степени подготовленности к работе выделяются следующие категории  работников:

• системные, программисты, проектировщики;
• программисты, создающие прикладные программы;
• пользователи высокого класса, имеющие подготовку к работе
• операторы – это пользователи, имеющие навыки работы с несколькими операциями: загрузка, ввод и т.д.[12, 141]

Математическое обеспечение  представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение и обработку информации, формирование ее в виде графиков, таблиц и диаграмм, а также обеспечение достоверности  и защиты информации.

Математическое обеспечение  служит основой для разработки комплекса  программных средств и должно согласовываться с потенциальными требованиями пользователя.

Программное обеспечение  определяет интеллектуальные и профессиональные возможности пользователя, широту и  полноту выполняемых функций, возможность  использования дополнительных устройств. Прикладное программное обеспечение  обычно настроено на работу по заданному  алгоритму с информацией из определенной предметной области. Поэтому ввод и  обработка данных сопровождаются строгим  контролем, что снижает значительно  вероятность ошибок и ведет к  повышению эффективности работы пользователя. В организации программное  обеспечение должно использовать удобный  пользовательский интерфейс и включать в себя алгоритмы для решения  задач, необходимых пользователю. Выдача результатов осуществляется в удобном  наглядном виде (таблицы, графики, диаграммы). Программное обеспечение предоставляет  возможность оперативной работы пользователя с БД и возможность совместного использования ресурсов в сетевых технологиях.[18, 126]

Лингвистическое обеспечение  включает в себя языки общения технологии с пользователями (русский, английский), языки-запросы (SQL), информационно-правовые языки и языки-посредники в сетях. Языковые средства необходимы для однозначного смыслового соотношения действий пользователя и ПЭВМ. Чем выше интеллектуальность тем больше возможностей необходимо предусматривать в языковых средствах. Языки должны быть ориентированы на пользователя и профессиональные особенности.

Языковые средства можно  разделить по видам:

• диалог унифицированной ЭВМ;
• диалог по шаблону (выбор из предложенных вариантов ответов);
• диалог с использованием меню (выбор пунктов меню);
• командный диалог (ввод команды в строку);
• объектно-ориентированный (выбор объекта, пиктограммы, окна);
• с использованием клавиатуры (использование специальных клавиш).[20, 137]

Технологическое обеспечение  представляет собой установленную совместимость проектных решений, определяющих последовательность операции, процедур и этапов в реализации задач с помощью. Можно выделить системное и прикладное технологическое обеспечение, которое включает в себя основные операции, реализуемые информационной технологией:

• ввод информации из бумажных документов при помощи клавиатуры;
• контроль вводимой информации с помощью средств контроля и визуально;
• ввод данных с магнитных носителей, набранных на других ПЭВМ и их контроль;
• прием данных в виде сообщений по каталогам связи с использованием электронной почты, локальных или глобальных сетей, контроль принимаемой информации;
• редактирование данных;
• накопление и хранение информации;
• поиск и обработка данных по запросам пользователей;
• вывод на экран или на печать результатов поиска и обработки;
• защита информации от разных категорий угроз;
• формирование и передача данных на другие компьютеры на магнитных носителях и по сети.[8, 102]

Операционное обеспечение  включает в себя комплекс документов, регламентирующих действия специалиста  при использовании. Документация включает в себя:

• должностные инструкции специалистов;
• перечень уровней доступа и паролей к различным категориям данных;
• инструкцию по эксплуатации локальных и сетевых;
• инструкцию по набору и вводу информации;
• перечень задач, решаемых с помощью алгоритмов их решения, функциональных возможностей технологии;
• перечень выходных таблиц, графиков, диаграмм, предоставляемых на выходе сеанса работы .[17, 100]

Эргономическое обеспечение  включает в себя нормативы, учитывающие  комплекс физиологических, психологических, антропометрических параметров человека для безопасной и комфортной организации  труда пользователя. К ним можно  отнести требования к расположению и цветовой гамме используемых экранных форм и расположению технических  средств, к освещенности и размерам помещения, к качеству и удобству интерьера. Все эти и многие другие факторы определяют условия охраны и удобства труда главного участника – человека.

1.3 Программное средство автоматизации менеджера.

Эффективность автоматизации  деятельности предприятия, наравне  с правильным проектированием и  созданием системы, зависит от способа  ее внедрения в организационную  структуру компании. Обусловлено  это психологическими факторами - обычно наблюдается сопротивление сотрудников  созданию и использованию системы. Кроме того, внедрение системы  может длиться от 6 месяцев до 2-3 лет. За такой период могут произойти  изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на работу предприятия. Поэтому ожидания руководства по поводу результатов работы системы  могут не оправдаться (так как  они уже успеют измениться).

Основными целями автоматизации  деятельности предприятия являются:

-     Сбор, обработка,  хранение и представление данных  о деятельности организации и  внешней среде в виде, удобном  для финансового и любого другого  анализа и использования при  принятии управленческих решений.

-  Автоматизация выполнения  бизнес операций (технологических  операций), составляющих целевую  деятельность предприятия.

-     Автоматизация  процессов, обеспечивающих выполнение  основной деятельности.[23, 77]

Предприятие — это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему  сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей  в худшем. Руководителям, а в особенности  руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные  решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных  задач еще более усложняет  процесс управления.

Для упрощения управления, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента  качества, и информационную систему  их поддержки. Что может дать внедрение  информационной системы?

-   снижение общих  затрат предприятия в цепи  поставок 

-   повышение скорости  товарооборота,

-   сокращение излишков  товарных запасов до минимума,

-   увеличение и усложнение  ассортимента продукции,

-   улучшение качества  продукции,

- выполнение заказов в  срок и повышение общего качества  обслуживания заказчиков.[7, 112]

Основными целями автоматизации  деятельности предприятия являются:

-    Сбор, обработка,  хранение и представление данных  о деятельности организации и  внешней среде в виде, удобном  для финансового и любого другого  анализа и использования при  принятии управленческих решений.

-  Автоматизация выполнения  бизнес операций (технологических  операций), составляющих целевую  деятельность предприятия.

-   Автоматизация процессов,  обеспечивающих выполнение основной  деятельности.[25, 170]

Для того, чтобы реально оценить эффективность системы, очень важно понимать какие задачи может решать правильно разработанная информационная система:

- Планирование производственной  деятельности. Составление производственных планов различного уровня, - от стратегических до оперативных, - и проверка возможности их исполнения в соответствии с состоянием производственных мощностей и людских ресурсов. Степень детализации планов различного уровня различна - от набора продукции для решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций для оперативного управления производством;

-    Управление закупками,  запасами, продажами. Это автоматизация  процессов планирования и учета  для задач снабжения (материально-технического  обеспечения) производства, сбыта  готовой продукции и управления  складскими запасами;

- Управление финансами.  Как правило, это ведение бухгалтерии,  расчеты с дебиторами и кредиторами,  учет основных средств, управление  наличными средствами и планирование  финансовой деятельности;

- Управление персоналом. В подсистеме управления персоналом  реализованы все основные потребности  работы с кадрами: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учет рабочего времени. Рассмотрение персонала, как отдельного вида ресурса позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия и производственные планы, что также возможно при использовании информационной системы;

- Управление затратами.  Сюда относится учет всех затрат  предприятия и калькуляция себестоимости  готовой продукции или услуг; 

- Управление проектами/программами.  Современная деятельность предприятия  все больше рассматривается через  призму реализации производственных  проектов или программ, для которых  может осуществляться отдельное  планирование и учет;

- Проектирование продукции  и технологических процессов.  Информация о составе продукции,  технологических маршрутах ее  изготовления, разработка продукции  в соответствии с требованиями  клиентов, а также оценка затрат, которые понесет предприятие  при выпуске такой продукции.[12, 133]

Как можно было заметить, информационные системы способны на многое. Но для получения эффективности  при крупном капиталовложении при приобретении системы, следует правильно выбрать, какая именно система нужна. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

С появлением персональных ЭВМ стало возможным установить их прямо на рабочее место и  оснастить новыми инструментальными  средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста. Под менеджера следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой  самостоятельный программно-технический  комплекс индивидуального или коллективного  пользования, который позволяет  в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и  получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм.