Анализ программного средства автоматизации в ООО «Каравелла»

Содержание

 

Введение………….…………………………………………………………..3

Глава 1 Организация программного средства автоматизации……….………………………………………………………6

1.1 Сущность понятия « средство автоматизации».………...…………….6

1.2 Обеспечение функционирования программного средства автоматизации……………………………………………………………….10

1.3 Программное средство автоматизированной деятельности…….....16

Глава 2. Анализ программного средства автоматизации в ООО «Каравелла»……………………………………………………………….23

2.1 Характеристика  предприятия связи            ООО «Каравелла»….….23

2.2 Программное средство автоматизированной деятельности менеджера на предприятие связи ООО «Каравелла»…………………………………..26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Под автоматизированной деятельностью  менеджера понимают, индивидуальный комплекс технических и программных средств, предназначенный для автоматизации профессионального труда специалиста и обеспечивающий подготовку, редактирование, поиск и выдачу (на экран и печать) необходимых ему документов и данных.  Может быть реализовано в виде автономной автоматизированной системы, на ПК или являться терминалом автоматизированной системы; узел локальной или распределенной вычислительной сети (организации, фирмы, корпорации), предназначенный для решения функциональных и пользовательских задач в диалоговом (интерактивном) режиме.

Актуальность исследования настоящей работы обусловлена ролью  информации, которая играет в современном  обществе значительную роль. Ее ставят в один ряд с фундаментальными понятиями мировоззрения: веществом  и энергией. Упорядоченную, доступную  и активно используемую информацию оценивают как ресурс наряду с  финансовыми, интеллектуальными, энергетическими  и материальными ресурсами. Эффективное  управление информационными ресурсами  становятся специфической проблемой  целого ряда наук.

Масштаб работ и затрат, которыми характеризуется информация различных сфер жизни общества, и  значение, которое приобрели информационные ресурсы, острейшим образом поставили  проблему повышения эффективности  информационных систем.

Сегодня специалисты в  области информационных технологий ищут ответы на целый спектр вопросов: как и из чего формируется технологическая среда информационных систем; как сопровождаются процессы развития информационных систем и к чему они могут привести; как эффективно использовать созданные информационные системы в конкретной предметной области; какие фигуры действуют на рынке средств информации, каковы их вес надежности и каковы технические характеристики их продукции; как обеспечить комплексную защищенность информационных ресурсов – наряду с правовой еще технологическую и техническую.

В свою очередь, организация  и автоматизация рабочего места  специалиста с использованием ИТ требует ответа на вопросы: как осуществлять планирование информационных систем; какие особенности имеет область обработки информации и как формируется ее организационная структура; что такое производственный менеджер в сфере обработки информации; как эффективно использовать кадровый потенциал и какие особенности имеет управление персоналом в сфере информатизации; что такое финансовый менеджмент и на что тратятся средства в информационных системах; как и чем обеспечивается защищенность информационных ресурсов.

Еще одним важным аспектом актуализирующим тему исследования настоящей работы является то, что  средства информатизации составляют значительную долю мирового рынка и в существенной мере уже сейчас определяют структуру  инвестиционных потоков мирового хозяйства.

Одним из самых мощных факторов, стимулирующих создание все более мощных и эффективных является конкуренция в основной деятельности компаний, поскольку именно оперативная и полная информация дает им преимущество перед конкурентами, а невнимание к качеству и эффективности информационных систем обязательно ведет к потере позиций фирмой и, в конце концов, к ее поражению.

Вместе с тем в настоящее  время по любому вопросу технологически можно собрать такое количество информации, которое никто не в  состоянии за реально отведенное ситуацией время осмыслить (иногда даже просто просмотреть) и уж тем более эффективно использовать. Отсюда следует необходимость системного подхода к рассмотрению столь масштабных явлений, как информационные процессы, классификация и виды обеспечения программных средств автоматизации.

Цель работы: изучить процесс организации программных средств автоматизации на предприятие связи.

Задачи:

1.Рассмотреть сущность понятия программное средство.

2. Проанализировать значение  программного средства менеджера на предприятии связи.

3. Разобрать на конкретном  примере организации особенности предприятия.

 

Глава 1. Организация  программного средства автоматизации.

1.1 Сущность понятия « средство автоматизации».

 

Под программным средством автоматизации понимают совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно управлять его информационно-вычислительными потребностями. Использование в современном офисе максимально облегчает работу специалиста, высвобождая время и усилия, которые ранее расходовались на выполнение рутинных операций сбора данных и сложных расчетов, для творческой научно-обоснованной деятельности в решении профессиональных задач.

Для характеристики можно выделить основные составные части информационной технологии, его реализующей. К ним относятся:

• технические и аппаратные средства обеспечения (компьютеры, принтеры, сканеры, кассовые аппараты и другое дополнительное оборудование);
• прикладные программные средства и операционные системы (ОС);
• информационное обеспечение (стандарты документов и унифицированных форм, стандарты представления показателей, классификаторы и справочная информация);
• сетевые и коммуникационные устройства (локальные и корпоративные сети, электронная почта).[15, 87]

Характеристики этих составляющих и определяют уровень его назначение и особенности.

 

 

 

Создание на базе персональных компьютеров обеспечивает возможность расширения сферы применения за счет простоты изменения состава прикладных программных средств, удобства и «дружественности» интерфейса по отношению к пользователю, простоты адаптации к конкретным функциям пользователя. Например, 1С-Предприятие представляет собой комплекс для автоматизации рабочих мест менеджера, сотрудников отдела кадров и т.д. Комплекс основывается на совокупности автоматизированной деятельности.

Программное средство руководителя  – должностного лица, определяющего тактику и стратегию функционирования фирмы;

администратора – работника, ведающего организацией документооборота, формированием списка пользователей  и определением их полномочий, ведением классификаторов и т. д.;

пользователя – работника, непосредственно выполняющего процедуры  создания, редактирования и обработки  документов;

делопроизводителя – работника, осуществляющего контроль за выполнением распоряжений и приказов;

архивариуса – работника, ведающего архивными документами;

оператора – работника, выполняющего оформление и корректировку документов.[10, 134]

Предназначены для обеспечения условий комфортной, высокопроизводительной и качественной работы специалиста и должны удовлетворять следующим требованиям:

• пользовательский интерфейс должен быть прост, удобен и доступен даже неподготовленному пользователю. Он должен содержать систему подсказок, желательно в демонстрационной форме (видео, звуковой, анимационной);
• необходимо обеспечивать безопасность специалиста и выполнение всех эргономических требований (комфортность, цветовую и звуковую гамму, соответствующие наилучшему восприятию, удобство расположения информации и доступность всех необходимых для работы средств, единый стиль выполнения операций и т.д.);
• пользователь должен выполнять все действия, не выходя из системы, поэтому требуется оснащенность всеми необходимыми операциями;
• обеспечение бесперебойности работы должно гарантировать пользователю своевременное выполнение задач, в соответствии с графиком работы. Сбои в производстве недопустимы;
• рациональная организация труда специалиста создает комфортные условия для работы и повышает производительность труда специалиста;
• программное обеспечение должно быть совместимо с другими системами и информационными технологиями, поэтому наиболее ценными являются технологии, объединяющие несколько.  [2, 77]

Для характеристики можно выделить основные составные части информационной технологии, его реализующей. К ним относятся:

• технические и аппаратные средства обеспечения (компьютеры, принтеры, сканеры, кассовые аппараты и другое дополнительное оборудование);
• прикладные программные средства и операционные системы (ОС);
• информационное обеспечение (стандарты документов и унифицированных форм, стандарты представления показателей, классификаторы и справочная информация);
• сетевые и коммуникационные устройства (локальные и корпоративные сети, электронная почта).[9, 113]

Характеристики этих составляющих и определяют уровень его назначение и особенности.

Каждое организует свою информационную технологию или их объединение. В зависимости от используемых технических и программных средств можно разделить на локальные и сетевые.

Локальное – дает возможность специалисту производить обработку данных на отдельно взятом рабочем месте. В этом случае классификаторы, нормативно-справочная информация и все базы данных хранятся в памяти компьютера.

Сетевые программные средства– позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей.[4, 102]

Наиболее эффективным  и рациональным режимом работы является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети. При использовании ПЭВМ, подключенного к глобальной сети, установленное на компьютере, использует технологию удаленного доступа к ресурсам центральной ЭВМ или сервера. В более сложных системах может подключаться к информационным службам и системам общего назначения и может служить элементом распределенной системы обработки данных.

В этом случае возникают  дополнительные требования, касающиеся информационного обеспечения работы с базами данных:

• структура баз данных должна легко расчленяться на отдельные базы данных, размещаемые на отдельных компьютерах, при этом должна обеспечиваться простота доступа к информации, защита ее от несанкционированного доступа;
• структура информационной базы должна сохранять тип документации, используемой в области обработки;
• структура информационной базы и схема ее распределения должны обеспечивать возможность единого способа корректировки и актуализации всех локальных баз;
• структура информационной базы должна быть максимально компактной и легко архивируемой.[21, 106]

 

1.2 Обеспечение функционирования программного средства атоматизации.

 

Создание и использование  основывается на ряде общих принципов проектирования систем обработки данных.

Главным считается принцип  максимальной ориентации на конечного  пользователя. Этот принцип реализуется  путем создания специальных средств  адаптации к уровню подготовки пользователя и к возможности его обучения и самообучения, поэтому часто снабжается специальными демонстрационными роликами.

Условия работы пользователя должны, прежде всего, соответствовать привычным, естественным условиям работника, использовать специальную терминологию. Электронные документы должны представлять собой копию бумажной документации. Необходимо, чтобы ввод новых данных и корректировка информации сопровождались автоматизацией операций, встроенным контролем и системой подсказок, что позволяет быстро изучить работу даже неквалифицированному в компьютерной области работнику.[11, 119]

В процессе разработки и использования используется принцип проблемной ориентации. Каждое специализируется на решении определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки данных, единством режимов работы, единством алгоритмов обработки данных. Немаловажное значение имеет принцип соответствия информационных потребностей пользователей используемым техническим средствам. Характеристики используемых технических средств должны соответствовать объему информации и алгоритмам ее обработки. Это значит, что только после тщательного анализа информационных потребностей пользователя можно приступать к определению состава и функций.[21, 173]

В процессе создания программного средства автоматизированной деятельности менеджера должен быть реализован принцип творческого контакта и их потенциальных пользователей. Совместное участие пользователя и разработчика в создании программного средства помогает лучше осознать проблемную ситуацию, стимулирует интеллектуальную деятельность будущего пользователя и в конечном счете, способствует повышению качества программного средства автоматизации.

Непременным условием использования программного средства автоматизации является полная документация, которая должна содержать пояснения к задачам, инструкцию по установке и эксплуатации, инструкцию по заполнению и ведению входных и выходных документов. Обычно фирма-разработчик программного обеспечения сопровождает его эксплуатацию. В соответствии с договором о продаже лицензионной версии программы, фирма проводит обучение сотрудников-пользователей пополняет нормативно-справочную информацию, приводя ее в соответствие с последними постановлениями и новыми методиками, модифицирует старые и добавляет новые формы и режимы работы.[5, 66]