Анализ и описание работы

Девятое условие эффективного анализа  работы – вменение анализа и самоанализа  работы в должностные обязанности  линейных руководителей, специалистов и исполнителей. Это довольно редкое явление в настоящее время, хотя анализ работы целесообразно проводить ежегодно.

Работники должны оцениваться на предмет  их участия в анализе работы. Руководители должны возлагать на своих подчиненных  ответственность за их вклад в анализ работы и оценивать этих работников по полноте, точности и ясности представляемых ими данных. Такой подход сам по себе может удвоить качество данных, полученных при анализе работы. 
Очень часто непосредственные руководители устраняются от участия в процессе подготовки данных о работе подчиненных. Аналитик должен работать с работниками, но одновременно контактировать с их руководителем, поскольку тот знает, что должен делать работник.

Никто не может так хорошо помочь и стимулировать подчиненных  давать высококачественные данные, как  непосредственный руководитель, многие слабые места в анализе работы могут быть преодолены при участии  непосредственного руководителя. Руководители не должны пассивно соглашаться с  тем, что представляют подчиненные. Это одна из главных функций руководителя - формировать роли подчиненных и  оценивать правильность данных, представляемых ими.

Почему же руководители допускают, что анализ работы проводится на низком уровне? Почему они отмахиваются от него и помещают этот анализ в ряд  менее важных вопросов? Почему они  недооценивают результаты анализа  работы? Причин несколько.

Во-первых, большинство из них не понимают, что данные анализа работы могут быть использованы практически  в каждой функции управления персоналом: найме и отборе, подготовке и повышении  квалификации, оценке работника, разработке системы оплаты, контроле результатов  работы и т.д.

Во-вторых, причина заключается  в том, что они поручают этот организационный  процесс неподготовленным лицам. Руководители выбрасывают анализ работы из своей  ежедневной программы. Они передают это дело так называемым "специалистам" и теряют связь с процессом. К  сожалению, очень часто руководство  организации передает эту работу новичкам или кому-то с малым опытом, считая, что процедура эта рутинна  и элементарна. В действительности сбор данных для анализа работы требует практики и значительного знания человеческих взаимоотношений.

Одним из основных требований к хорошему аналитику по изучению особенностей работы является знание ключевых характеристик  изучаемой ими работы. Он также  должен обладать умением задавать правильные вопросы и записывать суть ответов, даже если его знания в этой области  ограничены.

Существуют определенные общие  соображения, которые также заслуживают  внимания. Аналитик работы практически  всегда связан с подозрениями. Люди спрашивают: "Зачем он это делает? Какая цель кроется за этими вопросами?". Анализ работы очень часто может  восприниматься как вторжение в  уединение отдельного человека на работе. И если это воспринимается так, то исследование может привести к изменениям и естественные чувства беспокойства и отсутствие защищенности могут  часто вызвать утаивание существенных фактов. Хотя анализ работы используется для набора будущих работников, но даже в этом случае этот кажущийся  безвредным и разумным метод сбора  данных может вызвать тревогу. Люди очень хорошо знают, что анализ работы часто приводит к изменениям - в  критериях приема на работу и отборе, которые могут отразиться на штатном  расписании, практике работы, программах обучения, путях продвижения, уровнях  контроля и на величине заработной платы. Часто считается, что аналитик работы внедряется в рабочие вопросы, которые находятся вне его  компетенции. Поэтому чрезвычайно  важно добиться доверия, спокойствия  и сотрудничества с теми людьми, чья работа подвергается рассмотрению.

 

 

 

 

 

6 Описание работы: его  назначение и примерное содержание

 

Описание работы - это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах.

 

Содержание работы - это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему.

            К параметрам работы относятся: ее масштаб, сложность и отношения (связи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в ходе анализа работы. Описание работы включает следующие типовые разделы:

 

1. наименование работы (рабочего места);

 

2. кому подчиняется работник;

 

3. за кого непосредственно отвечает работник;

 

4. общая цель работы;

 

5. основные направления деятельности и задачи (их число ограничено шестью основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т.п.);

 

6. условия работы и рабочая среда - температура, освещенность, вредные воздействия и прочие;

 

7. рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контакты данной работы (рабочего места) с другими как внутри организации, так и вне ее;

 

8. показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.).

 

Описания работы могут и должны использоваться в  интересах всей организации и  самого работника. Они используются организацией для определения задач  отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры организации; определения категории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения  квалификации кадров; определения непригодности  исполнителя и, если необходимо, его  увольнения, аргументации в суде в  случае трудового конфликта.

 

Работнику описания дают знание того, чего от него ожидают  и по каким критериям будет  оцениваться его деятельность; возможность  принимать участие в определении  стандартов (критериев) работы и решения  проблем, связанных с его трудовой деятельностью.

 

Параметры работы определяются на основе ее анализа. Масштаб работы непосредственно связан с ее содержательной стороной и представляет собой количество задач или операций, которые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить.

 

Сложность работы носит преимущественно качественный характер. Она отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения трудовым процессом. Под отношениями по работепонимается установление межличностных связей между исполнителями работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в организации. Отношения по работе являются «мостиком» к формированию структуры организации, основным первичным элементом которой является «должность». Основой для составления по каждой должности должностной инструкции является анализ и описание работы по этой должности.

 

Считается, что ответственность  за составление описания работы (рабочего места) должна лежать на исполнителе  работы и его непосредственном начальнике. Здесь выделяют два подхода:

 

1. лучшим подходом является случай, когда исполнитель готовит сам проект описания своей работы, обсуждает и согласовывает его со своим непосредственным начальником. Затем с целью обеспечения согласованности с более широкими задачами проект должен быть рассмотрен и утвержден начальником следующего уровня;

 

2. когда исполнитель работы не может подготовить проект описания без помощи, проект составляется и согласовывается совместно исполнителем и его непосредственным руководителем, затем утверждается у руководителя следующего уровня.

 

Оказание помощи в составлении описания и обучение этому должно возлагаться на специалиста-аналитика  данного вида работы или другого  специалиста службы управления персоналом. Описания необходимо разрабатывать для работников всех уровней. Объектом анализа и описания может быть как непосредственно работа, так и рабочее место, на котором выполняется данная работа.

 

Поскольку «трудовые  действия» или «трудовой процесс» это и есть, по сути, «работа», то все, что было рассмотрено выше по поводу анализа и описания работы, относится и к рабочему месту. А так как для категории  служащих рабочее место рассматривается  обязательно в сочетании с  должностью, то анализ и описание должности  также проводится аналогично тому порядку, который был рассмотрен выше.

 

В чем заключается  отличие понятий «должность»  и «рабочее место»? Через понятие  «должность», характерное для категорий  руководителей, специалистов, технических  исполнителей, отражается социально-экономическая  сторона понятия «рабочее место», которую дополняет и структурно-организационный  аспект  (наличие обязанностей, прав, ответственности). Но «должность» является лишь частичной характеристикой «рабочего места».

 

Рабочее место наряду с социально-экономической включает организационно-техническую и пространственную сторону. Задачи (работы), которые должны выполняться на том или ином рабочем  месте, определены в количественном и качественном отношении в описании рабочего места.

 

Описание рабочего места- всесторонняя информация о требованиях, нагрузке и содержании работы на рабочем месте.Оно используется при подборе, отборе и найме персонала, при проведении аттестации рабочих мест и работников. Описание рабочего места включает Типовые разделы: наименование рабочего места; классификационная группа рабочего места; количество работников на рабочем месте; характеристика органов управления им; подчиненность органу управления; схема замещения должностей на рабочем месте; содержание работы на рабочем месте (основные трудовые функции); технические характеристики рабочего места (содержание, средства и организация труда); требования, предъявляемые к квалификации работника (уровень образования, профессиональное обучение, профессиональный опыт); требования физического характера (мышечная нагрузка, осанка, острота зрения, слух, влияние окружающей среды); требования психического характера (монотонность работы, способность к регулированию, готовность к кооперации усилий, наличие коллективистского духа).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Грэхем Х.Т., Беннет Р. Управление человеческими ресурсами: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.− 600 с.
2. Маллинз Л. Менеджмент и организационное поведение: Учеб.-практ. пособие. - Мн.: Новое знание, 2003.−1040 с.
3. Спенсер Лайл М., Спенсер Сайн М. Компетенции на работе. Модели максимальной эффективности работы. – М: HIPPO, 2004.−384 с.
4. Герчикова, И.Н. Управление персоналом / И.Н. Герчикова – М.: ЮНИТИ, 2000. – 501 с.
5. Кричевский Р.Л. Если вы руководитель.- М.:Икар, 1996. – 157с.
6. Самыгин С. И., Столяренко Л. Д. Менеджмент персонала: Учеб. пособие для студентов вузов. – Ростов н/Д: Феникс; М.: Зевс, 2007. – 477 с.
7. Магура М. И. Организация работы по обучению персонала/М. И. Магура, М. Б. Курбатова//Управление персоналом. – 2006.– 192с.

 

 

8. И. Н. Андреева. Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента.-Спб.: БХВ-Петербург,2012−416 с.