ИС учета товародвижения ООО “СВ-ФОКС”

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «СВ-ФОКС»	Студент 5 курса факультета АПУ
___________ Лисицын С.А.	_________Лескович В.Г._
"____" __________ 201_ г.	"____" _____ ___ 201_ г.

 

 

 

 

 

ИС Учета товародвижения ооо “СВ-ФОКС”

 

 

 

Технико-экономическое обоснование

На 14 листах

 

Содержание

 

 

Введение

Основанием для проведения работ  по обследованию и составлению данного ТЭО является письменное согласие руководителя  ООО «СВ-ФОКС» Лисицына С.А. от 25 ноября 2010 года.

Организация – заказчик: ООО «СВ-ФОКС».

Исполнитель: студент КГТУ Лескович В.Г.

 

Срок начала работ ТЭО: 26 января 2011 г.

Срок окончания работ: 3 февраля 2011 г.

 

Финансирование работ по предпроектному обследованию и составлению ТЭО  осуществляется за счет собственных  средств исполнителя.

 

Перечень нормативно-технических  документов, методических материалов, использованных  при создании ТЭО:

1. ГОСТ 24.202 – «Система технической документации на АИСУ. Требования к содержанию документа «Технико-экономическое обоснование создания АИСУ»
2. Арунянц Г. Г., Рудинский И. Д. Разработка и внедрение КИС: Метод. указания по выполнению курсового проекта для студентов специальности 080801.65 — Прикладная информатика (в экономике). — Калининград: КГТУ, 2009. — 71с.

 

1. Цели, критерии и ограничения создания АИС

Цели создания АИС:

• снижение временных и финансовых затрат на прием и обработку заявок;
• повышение оперативности предоставления управленческих отчетов о деятельности отдела логистики вышестоящему руководству;

 

Критериями оценки достижения целей  является снижение временных затрат не менее чем на 50%, снижение финансовых затрат не менее чем на 25%.

 

Ограничения создания АИС:

• АИС должна охватывать только деятельность предприятия заказчика в сфере грузоперевозок.

 

2. Характеристика объекта и существующей системы управления
1. Общая характеристика объекта

Объектом автоматизации  является отдел логистики ООО «СВ-ФОКС».

Основной деятельностью предприятия  ООО «СВ-ФОКС» является перевозка товара на линиях Москва - Калининград и Санкт-Петербург - Калининград.

Предприятие осуществляет свою деятельность на основании устава фирмы и должностных  инструкций сотрудников. ООО «СВ-ФОКС» функционирует на основании внутренних документов, определяющих условие труда и не нарушающих регламент Трудового кодекса РФ (ТК РФ) от 31.12.2002 N 197-Ф3.

 

2. Характеристика организационной и функциональной структуры  объекта

Схема организационной структуры объекта представлена в приложении А.

АИС будет охватывать деятельность следующих должностных лиц:

• Сотрудник отдела логистики – выполняет следующие задачи: Разработка оптимальных логистических схем на стадии подготовки проектов с учетом требований заказчиков, сбор и обработка организационной, технической и финансовой информации о деятельности  российских организаций, работающих в сфере интересов предприятия.

 

• Начальник отдела логистики – выполняет следующие задачи: анализ организационной, технической и финансовой информации, собранной сотрудниками отдела логистики и предоставление соответствующих отчетов вышестоящему руководству, заключение договоров, контроль за соблюдением обязательств со стороны поставщиков.

 

 

  

 

2.3 Характеристика информационных процессов, подлежащих автоматизации

Внутренние и внешние связи  ООО «СВ-ФОКС» представлены в приложении Б.

Укрупненные схемы основных технологических процессов представлены в виде IDEF0-диаграмм в приложении В.

 

1. Управление закупками:

1.1 Планирование закупок. Входные данные – результаты анализа текущих заказов. Результат – сформированные планы закупок на следующую неделю. Исполнитель – начальник отдела логистики. Периодичность – еженедельно.

1.2 Формирование заказов поставщикам. Входные данные – сформированный план закупок. Результат – сформированные заказы поставщикам. Исполнитель – сотрудник отдела логистики. Периодичность – еженедельно.

1.3 Прием товара на склад. Входные данные – заказы поставщикам. Результат – прием товара на складе, получение приходных накладных. Исполнитель – кладовщик.  Периодичность – варьируется, в зависимости от договора с поставщиком.

2. Управление продажами:

2.1 Прием заказа от клиента. Входные данные – информация клиента о товаре. Результат – сформированный заказ клиента. Исполнитель – сотрудник отдела логистики. Периодичность – до 30 заказов в день.

2.2 Прием оплаты заказа. Входные данные – зарегистрированный заказ. Результат –  входящее платежное поручение. Исполнитель – сотрудник отдела логистики.  Периодичность – при каждом поступлении оплаты от покупателя (один заказ может оплачиваться несколькими платежами).

2.3 Формирование партий товаров для отправки. Входные данные – зарегистрированный заказ. Результат – сформированная партия. Исполнитель – кладовщик.  Периодичность – еженедельно.

2.4  Отправка товара заказчику.  Входные данные  - сопроводительные  и таможенные документы на  груз, путевой лист. Результат –  факт доставки товара заказчику.  Исполнитель – водитель. Периодичность  – еженедельно.

2.4 Перечень и анализ недостатков в организации обработки данных и управления объектом

Выявлены следующие недостатки:

• Большие временные затраты на прием и обработку данных
• Ввиду отсутствия системы учета за движением товара возникает вероятность потери товара, ошибки при приеме бракованного товара, а так же хищения на складе
• Низкая оперативность отражения в базе данных информации о фактической отгрузке товара конкретным заказчикам.

 

2.5  Оценка производственных потерь, обусловленных выявленными недостатками

• Устаревшие методики приема и обработки заявок снижают эффективность работы сотрудников отдела логистики. Потери до 30% от рабочего времени;
• Низкая оперативность предоставления управленческих отчетов вышестоящему руководству. Фактическое время составления отчетности 1 час, что составляет до 10% потерь от рабочего времени;
• Упущенная прибыль предприятия ввиду невозможности оперативного использования информации о фактических остатках товара на складе достигает 15%.

2.6  Характеристика готовности объекта к созданию АИС

Информационная структура ООО «СВ-ФОКС» представлена 20 рабочими станциями и одним сервером, объединенными в локальную вычислительную сеть.

Техническое обеспечение:

• Конфигурация рабочих станций - Intel Celeron D, 2000Mhz, 512Мб RAM, 80Гб HDD, VGA видеоадаптер, монитор LCD, клавиатура, мышь.

• Конфигурация сервера - Intel Core 2 Duo E7300 2,66 GHz/1066 3Мб. LGA775, 4096 Мб RAM, 250 Гб HDD, VGA видеоадаптер, монитор LCD, клавиатура, мышь.

• Вычислительная сеть: радиальная топология на основе протокола TCP/IP с пропускной способностью 10/100 Мбит/с.

Программное обеспечение:

ОС Microsoft Windows XP Professional, ОС Microsoft Windows 2003, Microsoft SQL Server 2005, Microsoft Office 2003.

3. Функции и задачи создаваемой АИС

3.1 Обоснование выбора  автоматизируемых функций обработки данных

Целью создания AИC является автоматизация деятельности отдела логистики в ООО «СВ-ФОКС». Автоматизации подлежат функции, выполняемые в рамках деятельности в сфере грузоперевозок.

Для достижения поставленных целей (п. 1) необходимо автоматизировать следующие функции (таблица 1).

Таблица 1 - Автоматизируемые функции.

Цель	Автоматизируемые функции
Снижение временных  и финансовых затрат на прием и  обработку заявок	Все функции и информационные процессы, описанные в пункте 2.3.
Снижение временных затрат на прием и обработку заявок	Ввод и редактирование информации об автотранспорте, водителях, организациях-заказчиках. Ввод и редактирование заявок на перевозку грузов. Расчет стоимости предоставляемых  услуг. Резервирование автотранспорта и планирование работы водителей на основании полученных заявок от организаций-заказчиков. Оперативный контроль исполнения и закрытия заявок. Учет расхода горюче-смазочных  материалов (ГСМ). Автоматическое заполнение и печать форм счетов, актов на предоставление услуг, путевых листов. Занесение товаров в  картотеку, прием заявок на товар, формирование отчетов о движении товара и рейтингов  продаж.
Повышение оперативности  предоставления управленческих отчетов  о деятельности отдела логистики  вышестоящему руководству	Формирование сводных отчетов о результатах работы  водителей, работе автотранспорта, заявках организаций-заказчиков по единой установленной форме.

 

3.2  Требования к характеристикам автоматизируемых функций

• Время на прием заявки не должно превышать 5 минут.
• При планировании работы водителей обязательно должна быть выполнена процедура резервирования транспорта.
• Формы счета, акта на предоставленные услуги, путевого листа, а также формы управленческой отчетности утверждаются заказчиком.
• Длительность формирования управленческой отчетности не должна превышать 30 минут.

 

4. Ожидаемые результаты создания АИС

• Повышение производительности отдела логистики на 25%.

• Повышение оперативности предоставления управленческих отчетов вышестоящему руководству на 50%.

 

Выводы и предложения

Ожидаемые результаты создания АИС  соответствуют целям и критериям  ее создания.

Представляется целесообразным создание АИС на основе типового программного решения 1С: Комплексная автоматизация 8.1, в котором уже реализована часть требуемых функций.

   Рекомендуется также обеспечить  сервер устройством бесперебойного  питания

Требуемые дополнительные средства вычислительной техники и программное обеспечение:

• программный продукт 1С: Комплексная автоматизация 8.1;
• лицензия на сервер баз данных 1С: Предприятие 8.1;
• дополнительные лицензии 1С: Предприятие 8.1 на 5 пользователей.

 

Приложение А. Схема организационной структуры объекта.

Приложение  Б. Внутренние и внешние связи ООО «СВ-ФОКС».

Приложение В. Укрупненные схемы основных технологических процессов.