Формирования и управления запасами на предприятии

3. Информационно-правовая база МПЗ

Информационной базой для проверки материально-производственных запасов  являются:

• нормативные документы, касающиеся приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей;
• приказ об учетной политике;
• первичные документы по оформлению операций с МПЗ;
• организационно-правовые документы и материалы;
• бухгалтерская отчетность предприятия и бухгалтерские регистры по учету МПЗ.

Перечень нормативных документов, используемых при проверке МПЗ, включает как документы общего регулирования  бухгалтерского учета (законы, постановления  Правительства, приказы Минфина  РФ), так и документы учитывающие специальные и отраслевые особенности (приказы министерств и ведомств, различные положения, инструкции, рекомендации).

Приступая к проверке, аудитору необходимо получить информацию о выбранных  способах и методах учета по данному  участку проверки. В соответствии с требованиями ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» в приказе об учетной  политике должна содержаться информация о методологических аспектах учета  МПЗ:

• порядок учета приобретения (заготовления) МПЗ;
• методы оценки МПЗ по их видам при списании;
• порядок определения учетных цен.

Руководство организации-клиента  зачастую недооценивает важность сведений, заложенных в учетной политике, хотя выбор того или иного учетного принципа предопределяет финансовый результат. Отсюда возможны различного рода манипуляции  и нарушения. Наиболее распространенными  из них являются несоблюдение или  непоследовательность применения выбранных  способов учета.

В качестве приложений к учетной  политике предприятия в составе  информации организационно-технического направления должны содержаться:

• документооборот по материально-производственным запасам;
• рабочий план счетов (применяемые  счета для учета материальных ценностей);
• количество и сроки планируемых инвентаризаций МПЗ.

Первичные документы, которыми оформляют операции с МПЗ, зависят от видов и групп  материальных ценностей, которыми владеет  организация. Формы применяемых  первичных документов должны содержать  все необходимые реквизиты. К  таким документам относятся: доверенности на получение материальных ценностей, приходные ордера, акты о приемке и списании материалов, лимитно-заборные карты, требования-накладные, товарно-транспортные накладные, товарные и материальные отчеты, карточки складского учета.

К организационно-правовым документам и другим материалам относятся:

• протоколы заседаний совета директоров, решения учредителей и других комиссий. Изучение этих документов для аудитора особенно важно, если при формировании или изменении величины уставного капитала организации в качестве вкладов были внесены сырье, материалы, товары, а также, если дивиденды или доходы выплачивались материальными ценностями;
• отчеты аудиторов за прошлые годы;
• договоры на поставку сырья, материалов, товаров и т.д.;
• договоры о материальной ответственности.

Достаточно  информативными могут оказаться  беседы аудитора с персоналом организации  обо всех изменениях в структуре  руководства и в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, содержание и результаты которых фиксируются в рабочих документах.

Информация  для проверки операций с МПЗ содержится  в бухгалтерской отчетности предприятия  и бухгалтерских регистрах, в  частности, в форме №1 «Бухгалтерский баланс» - показатели о МПЗ сгруппированы  во втором разделе актива баланса  с детализацией по видам (сырье, материалы  и другие аналогичные ценности, товары отгруженные, затраты в незавершенном  производстве); в  приложении к балансу, пояснительной записке – раскрывается информация о способах оценки МПЗ, последствиях изменений способов оценки, стоимости  МПЗ, переданных в залог, величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей.

Бухгалтерские регистры по учету МПЗ могут быть различными. Это зависит от  применяемых  формы и способа ведения бухгалтерского учета на предприятии, а также  от видов и групп  имеющихся  МПЗ. Но в любом случае аудитор  должен проанализировать регистры синтетического и аналитического учета по счетам 10 «Материалы», 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», сальдовые ведомости, книги, карточки складского учета, материалы инвентаризаций.

Аудиторскую проверку операций с МПЗ целесообразно  проводить в такой последовательности:

• изучить положения учетной политики по направлениям данного участка проверки;
• оценить степень надежности системы внутреннего контроля в отношении МПЗ, для этого: провести обследование складского хозяйства и состояния складских помещений; изучить организацию материальной ответственности и отчетности материально-ответственных лиц;
• проанализировать состав МПЗ на отчетную дату;
• определить объем выборки и позиции для проведения выборочной инвентаризации;
• проанализировать движения МПЗ;
• проверить правильность оценки МПЗ;
• выявить состояние и организацию синтетического и аналитического учета МПЗ.

Приступая к проверке МПЗ, аудитору нужно выявить наиболее часто  встречающиеся нарушения и с  учетом этого выбрать необходимые  процедуры проверки.

На формирование мнения аудитора в  отношении достоверности информации о МПЗ оказывают влияние следующие  факторы:

• полнота отражения сведений о наличии у организации МПЗ в бухгалтерских записях и отчетности. Ошибки в полноте отражения операций с МПЗ приводят к занижению отчетных данных. Например, не отражены в учете товары, поступившие от поставщика, приобретенные по договору поставки или купли-продажи, так как по условиям договора они должны оплачиваться после их реализации, однако право собственности на них возникло  в момент их приемки. Или, например, когда материальные ценности отправлены и получены в декабре проверяемого года, а отражены в учете в январе-феврале следующего года. На практике бывают случаи, когда такие документы могут не найти отражения в учете. Подобная ситуация может возникнуть тогда, когда материальные ценности получает одно предприятие, а оплачивает их -  другое. Обнаружить такие ошибки достаточно сложно, поскольку проверка учетных регистров не содержит информации о незафиксированных фактах. Для этого аудитору потребуется сделать выборку из первичных документов или информации неучетного характера;
• наличие в учете операций с МПЗ без достаточных на то оснований. Например, организация включает в свой баланс имущество, на которое не имеет права собственности, - материальные ценности, полученные по договорам комиссии. Такие ошибки приводят к завышению показателей отчетности;
• соблюдение принципа временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Эти ошибки связаны с неправильным распределением операций по учетным периодам, т.е. отражение их в отчетности другого периода. Нередко на практике полученные материальные ценности отражают в учете до момента перехода права собственности на них, и, наоборот, материалы в пути, право собственности на которые уже перешло к покупателю, в учете не отражают или не приходуют материальные ценности по неотфактурованным поставкам. Для выявления ошибок в периодизации аудитору следует изучить учетные записи и сопоставить их с первичными документами;
• правильность оценки МПЗ.  Например, в фактическую стоимость приобретения импортного сырья не были включены уплаченные таможенные пошлины. Такие ошибки чаще всего носят системный характер, так как являются следствием нарушения методологии учета;
• правильность отражения МПЗ на соответствующих счетах учета.

Такие ошибки могут быть обнаружены при инвентаризации. К операциям, влияющим на правильность отражения остатков МПЗ и подсчета себестоимости реализованной продукции  в результате искажения бухгалтерской  отчетности относятся:

• случаи включения в данные инвентаризации излишних и частично или полностью потерявших свойства ценностей, которые были списаны в предшествующие периоды;
• двойной учет товаров в пути или уже реализованных товаров;
• случаи завышения данных об остатках производственных запасов, находящихся на складах третьих лиц;
• случаи включения в данные инвентаризации сведений о ТМЦ, полученных на условиях комиссии.

Операциями, связанным со злоупотреблениями, являются:

• хищение це