Документирование хозяйственных операций

 

На третьем, заключительном этапе, проводится:

 

группировка документов - процесс  обработки документов, при котором  документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества  и обязательств организации за отчетный период;

 

арифметическая проверка, состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных  показателей документов;

 

таксировка, заключающаяся  в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно  в первичном документе путем  умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

 

контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

 

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется  помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется  дата записи в учетный регистр, при  обработке документа с применением  вычислительной техники на документе  ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

 

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и  расходным кассовым ордерам, а также  служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному  погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

 

Многие унифицированные  формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность  подписи должностного лица на документе.

ВНЕСЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ  В ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

Во все первичные документы  не допускается внесение неоговоренных  исправлений. Если в документе допущена ошибка, она исправляется корректурным способом. При составлении документа  вручную, неправильная запись перечеркивается  одной чертой так, чтобы можно  было прочесть исправленный текст, сверху делается правильная запись, которая  оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лиц, подписавших  документ, с указанием даты исправления. При составлении документа с  помощью средств вычислительной техники, если ошибка обнаружена на стадии составления документа, документ следует  переделать, если же ошибка обнаружена позже, исправление делается аналогичным  способом.

 

Следует обратить особое внимание на то, что внесение исправлений  в кассовые и банковские первичные  учетные документы не допускается  вообще. Если в документе обнаружена ошибка, следует составить новый  документ. Внесение исправлений в  кассовую книгу допускается, исправления  делаются корректурным способом и должны быть заверены кассиром и главным  бухгалтером организации.

КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ  ДОКУМЕНТОВ

 

Бухгалтерские документы  можно классифицировать следующим  образом:

 

1.   По назначению:

 

-    распорядительные  документы, содержащие приказ  непосредственному исполнителю  на совершение определенной хозяйственной  операции. Распорядительные документы  не удостоверяют факт совершения  операции и не являются основанием  для совершения учетных записей  (приказы, распоряжения, чеки на  получения наличных денежных  средств и тому подобное);

 

- оправдательные документы,  подтверждающие факт совершения  хозяйственной операции, оправдательный  документ служит основанием для  бухгалтерских записей (накладная  на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер и тому подобные);

 

-    документы бухгалтерского  оформления, составляемые на основе  распорядительных и оправдательных  документов с целью их дальнейшего  использования в учетном процессе (ведомость распределения общепроизводственных  и общехозяйственных расходов, ведомость  начисления и распределения амортизационных  отчислений, калькуляция фактической  себестоимости продукции, справки  и расчеты, составленные сотрудниками  бухгалтерии);

 

-    комбинированные  документы, содержащие признаки  распорядительных, оправдательных  документов и документов бухгалтерского  оформления. Комбинированные документы  одновременно содержат распоряжение  о выполнении хозяйственной операции, подтверждают ее выполнение и  содержат указание о порядке  отражения операции на счетах  бухгалтерского учета.

 

2.   По порядку составления:

 

- первичные, составляемые  в момент совершения хозяйственных  операций и являющиеся первым  свидетельством их совершения. Первичные  документы подразделяются на  внутренние и внешние документы.

 

- сводные документы, составляемые  на основе первичных документов  и позволяющие сократить количество  первичных документов.

 

3.   По содержанию  хозяйственных операций:

 

- материальные, отражающие  наличие и движение средств  и предметов труда: основных  средств, нематериальных активов,  производственных запасов и затрат (акты сдачи-приемки приемки основных  средств, акты списания основных  средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, накладные, счета-фактуры и тому подобные);

 

- денежные документы, показывающие  движение денежных средств (чеки, банковские выписки, приходные  и расходные кассовые ордера, квитанции в приеме денег и  тому подобные);

 

- расчетные документы,  представляющие собой оформленные  в письменном виде требования  или поручения организаций на  перечисление денежных средств  в безналичном порядке за отпущенные товарно-материальные ценности, выполненные работы или оказанные услуги ( платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, расчетные чеки, аккредитивы).

 

4.   По способу отражения  операций:

 

- разовые документы, единовременно  фиксирующие одну или несколько  однородных хозяйственных операций  и служащие основанием для  составления бухгалтерских записей  (приходный кассовый ордер, расходный  кассовый ордер, требования на  отпуск материалов и тому подобные);

 

- накопительные, фиксирующие  однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение  определенного периода. В конце  периода в накопительных документах  подсчитываются итоги по соответствующим  показателям (лимитно-заборные карты, авансовые отчеты и другие).

 

5.   По месту составления:

 

- внутренние документы,  составляемые и используемые  внутри предприятия (накладные  на внутреннее перемещение товарно-материальных  ценностей, расчетно-платежные и  платежные ведомости на выплату  заработной платы, товарные отчеты, авансовые отчеты подотчетных  лиц);

 

- внешние документы, поступившие  от других организаций или  направляемые в другие организации  (товарно-транспортные накладные,  счета-фактуры, доверенности, платежные  получения и тому подобные  документы).

 

6.   По порядку заполнения:

 

- заполненные вручную;

 

- составленные с применением  средств компьютерной техники;

 

- смешанная форма заполнения.

ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Форма первичного документа - совокупность и порядок расположения реквизитов в документе. Различают  зональную, анкетную, табельную и  комбинированную форму документов.

 

В документе анкетной формы  названия реквизитов располагаются  в левой стороне документа, а  их значения – в правой стороне.

 

При зональной форме первичный  документ разграфлен на отдельные зоны. Каждый из реквизитов документа размещается  в своей зоне, которая постоянна  для каждого типа документов.

 

В документе табельной  формы реквизиты располагаются  по вертикали и горизонтали с  выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную  таблицу.

 

На основе первичных учетных  документов составляются сводные учетные  документы, которые служат для осуществления  контроля и упорядочения обработки  данных о хозяйственных операциях. Сводными учетными документами являются кассовые книги, товарные отчеты, журналы-ордера, главная книга, другие регистры. В  качестве конечного сводного документа  выступает бухгалтерская отчетность.

 

Первичные и сводные учетные  документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В случае составления документов на машинных носителях организация  должна за свой счет изготовлять копии  таких документов для других участников хозяйственных операций, а также  по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры.

ДВИЖЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

В соответствии с пунктом 5.1 Положения о документах и документообороте №105 документооборот представляет собой процесс создания или получения  от других предприятий, принятия к учету, обработки и передачи в архив  первичных учетных документов.

 

Каждый документ в бухгалтерском  учете проходит свой документооборот, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:

 

- составление первичного  учетного документа в соответствии  с установленными требованиями;

 

- передача документа в  бухгалтерию;

 

- проверка и обработка  принятых документов;

 

- составление по документам  учетных регистров;

 

- сдача документов в  архив.

 

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, ответственным  за составление которого является главный  бухгалтер организации, утверждается график руководителем организации.

 

График должен устанавливать  рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число  подразделений и исполнителей для  прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его  нахождения в каждом из подразделений.

 

График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы способствовать улучшению  учетной работы, усилению контрольных  функций бухгалтерского учета, повышению  уровня механизации и автоматизации  учетных работ.

 

Обычно график документооборота составляется в виде схемы или  перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, всеми  исполнителями, участвующими в создании, проверке и обработке первичных  документов, с указанием сроков выполнения работ.

 

По каждому документу  в график документооборота рекомендуется  включать следующие разделы:

 

- порядок создания первичного  документа с указанием количества  экземпляров, ответственных за  выписку, оформление, исполнение  документа, срока исполнения документа;

 

- порядок проверки документа  с указанием порядка представления  документа, сроков представления,  лиц, ответственных за представление  документа и его проверку;

 

- порядок обработки документа  с указанием исполнителя и  сроков исполнения;

 

- порядок передачи документа  в архив с указанием исполнителя  процедуры и сроков передачи.

 

Примерный графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте №105.

 

Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники  планово-экономического, финансового  отделов, отдела труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные  лица, работники бухгалтерии и  другие работники) создают и представляют документы, относящиеся к сфере  их деятельности в соответствии с  утвержденным графиком документооборота. Для этого каждому исполнителю  вручается выписка из графика  документооборота, в которой перечисляются  документы, относящиеся к сфере  деятельности исполнителя и подразделения, в которые данные документы должны быть представлены с указанием сроков представления.

 

Ответственность за своевременное  и качественное составление первичных  документов, за достоверность содержащихся в них сведений, своевременную  передачу документов для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, а также за соблюдение графика  документооборота несут лица, создавшие  и подписавшие первичные документы.

 

Контроль соблюдения графика  документооборота осуществляет главный  бухгалтер, требования, предъявляемые  им в части порядка оформления операций, представления необходимых  документов и сведений в бухгалтерию  и на вычислительные установки, в  случае, если обработка документов осуществляется с применением средств  вычислительной техники, обязательны  для всех подразделений и служб  организации.