Документирование хозяйственных операций

 

Первичный бухгалтерский  документ - письменное свидетельство  о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений  и детализации.

 

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным  документом, не принимаются к учету  и не подлежат отражению в регистрах  бухгалтерского учета.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ПЕРВИЧНОЙ  УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

Первичные учетные документы  принимаются к учету в том  случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации. В настоящее время действуют  следующие постановления об утверждении  форм первичных документов:

 

1.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 30 октября  1997 года №71а «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты, основных  средств и нематериальных активов,  материалов, малоценных и быстроизнашивающихся  предметов, работ в капитальном  строительстве». Следует обратить  внимание на то, что утвержденные  этим документом унифицированные  формы по учету труда и его  оплаты, основных средств, утратили  силу и в настоящее время  не действуют. 

 

2.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  основных средств».

 

3.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты». 

 

4.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 29 сентября 1997 года №68 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету сельскохозяйственной  продукции и сырья».

 

5.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 18 августа  1998 года №88 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету кассовых операций, по  учету результатов инвентаризации».

 

6.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету работы строительных  машин и механизмов, работ в  автомобильном транспорте».

 

7.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 25 декабря  1998 года №132 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету торговых операций».  Данным постановлением разработаны  унифицированные формы первичной  учетной документации:

 

по учету операций в  общественном питании;

 

по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в  комиссионной торговле;

 

по учету денежных расчетов с населением при осуществлении  торговых операций с применением  контрольно-кассовых машин;

 

по учету торговых операций (общие).

 

8.   Постановление Росстата  от 9 августа 1999 года №66 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  продукции, товарно-материальных  ценностей в местах хранения».

 

9.   Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 11 ноября 1999 года №100 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету работ в капитальном  строительстве и ремонтно-строительных  работ».

 

Разработанные и утвержденные указанными постановлениями унифицированные  формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации  от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных  документах» должны применяться  всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА

 

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении  порядка применения унифицированных  форм первичной учетной документации»  в унифицированные формы первичной  учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация  в случае необходимости может  вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной  учетной документации должны оставаться без изменения, включая код, номер  формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных  форм не допускается.

 

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим  организационно - распорядительным документом организации.

 

Форматы бланков, указанных  в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут  изменяться в части расширения и  сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

 

Если форма документа  для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена  альбомом унифицированных форм, первичный  учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать  требование пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Закона «О бухгалтерском  учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности, первичный учетный  документ будет принят к учету  только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

 

- наименование документа.  В наименовании заключается содержание  хозяйственной операции, подлежащей  отражению в учете и бухгалтер  организации не должен принимать  к учету документы с нечетким  наименованием либо вовсе без  наименования, а также сам составлять  подобные документы. Унифицированные  формы первичных учетных документов  содержат «Код формы», представляющий  собой семизначный номер документа  по Общероссийскому классификатору  управленческой деятельности, который  печатается в правом верхнем  углу документа. В самостоятельно  разработанном документе может  не содержаться реквизита «Код  формы», однако в случае обработки  документа с помощью средств  вычислительной техники наличие  данного реквизита необходимо  и система кодировки разрабатывается  организацией самостоятельно;

 

- дату составления документа.  Дата позволяет определить конкретную  дату совершения хозяйственной  операции, указанной в наименовании  документа или в самом документе.  Дата оформляется арабскими цифрами  следующим образом: вначале указываются  день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 августа 2005 года будет записана следующим образом: 04.08.2005;

 

- наименование организации,  от имени которой составлен  документ, что позволяет определить  принадлежность документа конкретной  организации;

 

- содержание хозяйственной  операции, вытекающее из названия  документа, например, накладная на  внутренне перемещение материалов  предназначена для передачи товарно-материальных  ценностей из одного структурного  подразделения организации в  другое и данным документом  нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию;

 

- измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном  выражении. Вообще в учете применяется  натуральные, трудовые и денежные  измерители. С помощью натуральных  измерителей получают сведения  об объектах учета в натуральных  показателях, таких как меры  длины, веса, площади, объема и  других. С помощью трудовых измерителей, применяемых в сочетании с натуральными, устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг, определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки, с помощью трудовых измерителей начисляется заработная плата. Денежный измеритель является обобщающим и в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации;

 

- наименование должностей  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления. Как правило, конкретный  работник организации совершает  тот или иной вид хозяйственных  операций на основании установленной  должностной инструкции и указание  должности лица, совершившего операцию, служит для контроля за правомерностью совершения операции;

 

- личные подписи указанных  лиц и их расшифровки (включая  случаи создания документов с  применением средств вычислительной  техники). В расшифровке подписи  вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С. Петров. Если отсутствует  лицо, подпись которого должна  стоять в документе, вместо  него документ может подписать  его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

 

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены  дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер  документа, адрес организации, основание  совершения хозяйственной операции, и другие.

 

Самостоятельно созданные  документы должны достоверно описывать  хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и  достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные  документы.

 

Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, при этом, документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то лицами.

 

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных  операций и представлению в бухгалтерию  необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению.

СРОКИ И ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ  ДОКУМЕНТОВ

 

Первичные учетные документы  должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это  не представляется возможным, то непосредственно  после ее окончания.

 

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением  контрольно-кассовой техники допускается  составление первичного учетного документа  по окончании рабочего дня на основании  кассовых чеков.

 

В соответствии с пунктом 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного  Минфином СССР от 29 июля 1983 года №105 (далее  Положение о документах и документообороте №105), записи в первичных учетных  документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых  ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими  средствами, обеспечивающими сохранность  этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

 

Обратите внимание! Запрещается  использовать для записи простой  карандаш.

 

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и  качественное оформление, передачу для  отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие  и подписавшие эти документы.

 

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным, если он составлен по установленной  форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии  организации.

ПРОВЕРКА ДОКУМЕНТА

 

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками  бухгалтерии. Бухгалтерская обработка  документа, поступившего в бухгалтерию  организации до записи данных в учетные  регистры, проводится в три этапа.

 

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая  проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных  операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа. Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

 

На практике между руководителем  организации и главным бухгалтером  организации нередки случаи возникновения  разногласий по поводу осуществления  той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий  первичные учетные документы  по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного  распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность  за последствия осуществления таких  операций и включения данных о  них в бухгалтерский учет и  отчетность.

 

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие  обязательных реквизитов, заключающаяся  в установлении правильности использования  бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.