Анализ работы и рабочего места

При выборе метода сбора  информации для анализа необходимо учесть цели и задачи анализа, а так  же специфику анализируемой деятельности. Лучшим подходом при проведении анализа  работы является комбинация указанных  методов.

1.3 Составление описания работы и ее спецификации

Описание работы - это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах. Содержание работы - это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему.

К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность и отношения (связи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в ходе анализа работы..

Описание работы включает следующие  типовые разделы:

а) наименование работы (рабочего места);

б) кому подчиняется работник;

в) за кого непосредственно отвечает работник;

г) общая цель работы;

д) основные направления деятельности и задачи (их число ограничено основными  задачами, которые характеризуют  ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью  глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует  определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т.п.);

е) условия работы и рабочая среда - температура, освещенность, вредные  воздействия и т.п.;

ж) рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контакты данной работы (рабочего места) с другими как внутри организации, так и вне ее;

з) показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.).

Описания работы могут и должны использоваться в интересах всей организации и самого работника. Они используются организацией для определения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры организации; определения категории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров; определения непригодности исполнителя и, если необходимо, его увольнения, аргументации в суде в случае трудового конфликта.

Работнику описания дают знание того, чего от него ожидают и по каким  критериям будет оцениваться его деятельность; возможность принимать участие в определении стандартов (критериев) работы и решения проблем, связанных с его трудовой деятельностью.

Параметры работы определяются на основе ее анализа. Масштаб работы непосредственно связан с ее содержательной стороной и представляет собой количество задач или операций, которые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить. Сложность работы носит преимущественно качественный характер. Она отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения трудовым процессом. Под отношениями по работе понимается установление межличностных связей между исполнителями работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в организации. Отношения по работе являются "мостиком" к формированию структуры организации, основным первичным элементом которой является "должность". Основой для составления по каждой должности должностной инструкции является анализ и описание работы по этой должности.

Считается, что ответственность за составление описания работы (рабочего места) должна лежать на исполнителе работы и его непосредственном начальнике. Здесь выделяют два подхода:

лучшим подходом является случай, когда исполнитель готовит сам  проект описания своей работы, обсуждает и согласовывает его со своим непосредственным начальником. Затем с целью обеспечения согласованности с более широкими задачами проект должен быть рассмотрен и утвержден начальником следующего уровня;

когда исполнитель работы не может подготовить проект описания самостоятельно, проект составляется и согласовывается совместно исполнителем и его непосредственным руководителем, затем утверждается у руководителя следующего уровня.

Описание работы - это  письменный документ, в котором содержится информация о том, что реально делает работник, выполняющий данную работу, как он это делает и в каких условиях выполняется данная работа. Эта информация затем используется при составлении спецификации работы, в которой изложены знания, способности и навыки, необходимые для удовлетворительного выполнения данной работы.

Таким образом, могут  быть установлены характеристики человека, необходимые для выполнения работы. Этот метод более правильный, чем  подход с субъективной точки зрения. Законодательство запрещает использование необоснованных критериев при оценке качества выполнения работы.

1.4 Должностные инструкции

Четкое описание трудовых функций позволяет определить, чего хотят руководители от того или иного работника в процессе трудовой деятельности, а работнику - понять свои задачи в конкретном трудовом процессе.

Должностная инструкция является основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Они являются наиболее массовыми документами, т.к должны разрабатываться для каждой должности управленческого персонала.

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются: организационная структура, функциональная структура, классификатор функций управления, классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, нормативы управленческого труда, положения о структурных подразделениях, результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности  управленческого персонала в  соответствии со штатным расписанием  и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем организации.

Основными разделами  должностной инструкции являются:

общая часть;

карта функциональных обязанностей;

права;

ответственность;

поощрение.

Должностные инструкции позволяют:

рационально распределить функциональные обязанности между  работниками;

повысить своевременность  и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей  периодичности, трудоёмкости, продолжительности  и календарных сроков их выполнения;

улучшить социально-психологический  климат в коллективе, устранить конфликты  между руководителями и подчиненными;

четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения  с другими специалистами;

конкретизировать права  работников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

повысить эффективность  морального и материального стимулирования работников за счет использования методики комплексной оценки управленческого труда (КОУТ);

организовать равномерную  загрузку работников по периодам с  минимальными потерями рабочего времени и перезагрузками. 

Глава 2. Определение требований к кандидатам

2.1 Понятие и методы определения требований к кандидатам

 
Чтобы заполнить вакантную должность  в компании, необходимо определить требования к кандидатам на эту должность. Если список требований, предъявляемых  к ним слишком велик, то поиск  подходящего специалиста может  стать сверхсложной, а порой и  невыполнимой задачей. Максимальное смягчение требований, их обобщенность и расплывчатость также затрудняют подбор кадров, вынуждая рекрутера использовать в качестве критериев только психологические характеристики кандидата и делать выводы о его соответствии или несоответствии предлагаемой должности, руководствуясь собственной интуицией.

Требования работодателя к кандидату в большинстве  случаев касаются:

• половозрастных признаков;

• образования;

• специальных навыков (знание определенных компьютерных программ, степень владения иностранным языком и пр);

• опыта (стаж работы в  конкретной должности, определенной сфере бизнеса, фирме-конкуренте или, наоборот, фирме, не являющейся конкурентом);

• медицинских показаний (противопоказания к условиям труда, возможные аллергии, физическая выносливость, отношение к курению);

• психологических данных (темперамент, способности, совместимость с коллегами и пр.);

• социальных характеристик (место проживания, семейное положение, национальная принадлежность и пр.).

В каждом конкретном случае из этого списка выбираются те позиции, которые важнее всего для конкретной должности и организации, и добавляются к ним специфические качества, которыми должен обладать претендент на эту конкретную должность. Отбирая важнейшие качества для определения требований к кандидатам на ту или иную должность, следует отличать качества, которые необходимы при поступлении на работу, и качества, которые можно приобрести достаточно быстро, освоившись с работой после назначения на должность.

Существует три основных метода определения требований к  кандидатам на должность:

Использование результатов анализа и описания работы

Экспертные оценки

На основе статистического  анализа

Анализ и  описание работы - это основа разработки требований к кандидатам. Однако использовать только этот метод нельзя, т.к в его основе лежит субъективное мнение исполнителя. Очевидно, что человек, не имеющий специального образования, будет утверждать, что для выполнения его работы неоценим опыт. И наоборот, молодой специалист будет утверждать, что для успешного выполнения его заданий крайне важны знания. Таким образом, при определении требований к кандидатам обязательно используются анализ и описание работы, однако необходимо применять и другие методы, позволяющие сформулировать требования к знаниям, навыкам, опыту и к характеру кандидатов.

Метод экспертных оценок основан на субъективном мнении эксперта. Суть его заключается в том, что, основываясь на результатах анализа работы, эксперты должны дать ответ на вопрос: "Какие требования предъявляются к образованию, интеллекту, навыкам и т.п., для того, чтобы делать эту работу хорошо?" Совершенно очевидно, что для обеспечения сопоставимости мнений экспертов по поводу конкретной работы структура требований к кандидатам должна быть задана заранее. В качестве примера можно привести следующую структуру требований:

Интеллект

Эрудиция (общая, экономическая и правовая)

Профессиональные знания и навыки

Организаторские способности  и навыки

Коммуникативные способности  и навыки

Личностные способности (психологический портрет)

Здоровье и работоспособность

Внешний вид и манеры

Мотивация (готовность и заинтересованность выполнять предлагаемую работу в данной организации).

Определение требований к кандидатам с использованием статистического анализа - это очень точный, но одновременно и очень дорогостоящий метод. В его основе лежит гипотеза, что поведение в будущем зависит от образа действий и опыта в прошлом. Если удается идентифицировать основные моменты биографии, то можно образовывать большие группы претендентов со сходными предварительными данными, для которых всегда вероятно прогнозировать одинаковые показатели деятельности. Использование данного метода оправдано и окупает себя только тогда, когда количество сотрудников большое и часты новые приемы на работу, а так же в тех случаях, когда критерии успеха определяются относительно просто.

Требования к кандидату  могут эффективно использоваться в  практике управления персоналом только при соблюдении ряда условий:

недопущение неоправданного раздувания требований;

полнота требований;

достаточная определенность требований;

соблюдение законодательства.

Таким образом, все требования работодателя должны быть обоснованы предыдущим анализом работы.

2.2 Требования к кандидатам на должность бухгалтера

В качестве основы разработки требований к кандидатам мы будем использоватьпроведенный анализ и описание работы бухгалтера

 Требования к кандидатам  оформлены в виде таблицы с  выделением разделов и подразделов,  а также традиционным подходом  к описанию работы и определению требований к исполнителю является составление должностной инструкции (Табл.1).

Таблица 1. Требования к претендентам на должность бухгалтера

Требования к претендентам	Градация по важности 1 - очень важно 2 - важно 3 - желательно
1. Профессиональная подготовка
1.1 Высшее экономическое  образование	3
1.2 Опыт работы с  документами	2
1.3 Профессиональное знание ПБУ, российского трудового законодательства	3
1.4 Знание офисных компьютерных  программ	1
1.5 Владение английским  языком	3
2. Опыт профессиональной деятельности в следующих областях:
2.1 Стаж работы  бухгалтером  не менее 1 года	2
3. Личностные  предпосылки:
3.1 Самостоятельность,  навыки планирования	3
3.2 Аккуратность	1
3.3 Внимательность	1
3.4 Исполнительность, организованность	2
3.5 Стрессоустойчивость	1
3.6. Умение доводить  порученное дело до конца	2
3.7. Коммуникабельность, бесконфликтность	1
4. Возможные  другие предпосылки:
4.1 Трудоголик;	2
4.2 Умение выполнять  любые задания с высоким качеством,  без ошибок;	1
4.3 Обладать хорошим здоровьем и работоспособными качествами	3
4.4 Обладать достаточным  жизненным и производственным  опытом, чтобы справляться с порученным  делом	3
4.5 Обладать широким  кругозором, эрудицией, общительностью, склонностью к убеждению, лидерству	3