Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

    Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

    Состав  и последовательность операций по выбору технических средств для их использования  в службе управления персоналом включает:

• определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
• определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;
• формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;
• определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
• выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
• проведение сравнительного анализа технических средств;
• обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
• принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

    В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

    Средства  сбора и регистрации  информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств – преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

    Средства  передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

    Средства  хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

    Средства  обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

    Средства  выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

    Однако  следует отметить, что приведенная  выше классификация технических  средств службы управления персоналом организации условна, так как  многие типы технических средств  выполняют комплекс функций, относящихся  к разным классификационным группам.

    Техническое обеспечение системы управления персоналом организации базу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (либо) автономных технических средств сбора, регистрации, скопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

    КТС обязан обеспечивать решение задач  управления с минимальными трудовыми  и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС обязана обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что существенно важнее, за счет способности использования экономико-математических способов решения задач управления на базе более полной и чёткой информации.

    В связи с этим эффект внедрения  КТС в службе управления персоналом обязан определяться не понижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических характеристик работы службы в целом и отдельных её подразделений за счет более оптимального управления.

    КТС обязан обладать информационной, программной  и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новейших устройств.

    Исходными данными для выбора технических  средств являются: 
- свойства задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации; 
- свойства технологического процесса обработки информации; 
- технические свойства оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

    Основными чертами задач, которые обязаны учитываться при выборе оборудования, являются

    - носители входной и выходной  информации (документы, типизированные  бланки, машинные носители информации и т. Д.);

    - размер входной и выходной  информации по указанным носителям;

    - объемы вычислительных работ;

    - сроки выполнения работ по  решению задач управления персоналом;

    - формы и методы представления  результатов решения задач юзерам.

    При выборе оборудования следует учесть назначение и состав комплектов оборудования и его главные свойства:

    - производительность при выполнении технологических операций;

    - надежность работы;

    - сопоставимость работы оборудования  разных типов, в том числе персональных компьютеров;

    - цена оборудования;

    - состав и количество обслуживающего персонала;

    - площадь, требуемая для размещения оборудования.

    Материалы анализа технического обеспечения  службы управления персоналом, а также  данные об использовании технических  средств, являются исходной базой составления  задания на проектирование технического оснащения службы.

    Проектные решения обязаны обеспечивать:

    - рациональную структуру, состав, нужное количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;

    - улучшение общего технического  оснащения по отдельным видам и фронтам работ службы;

    - соответствие производительности  и надежности технологически  связанных средств на уровне  службы управления персоналом  и в рамках системы управления организации в целом;

    - комплексное внедрение технических  средств при реализации подразделениями  службы собственных функций и отдельных работ;

    - экономичность эксплуатации средств  технического оснащения.

    Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он описывает издержки на их приобретение и эффективность грядущего функционирования службы управления персоналом.

    Состав  и последовательность операций по выбору технических средств для их использования  в службе управления персоналом включает: 
- определение видов работ, которые нужно делать с внедрением технических средств либо автоматизировать;

    - определение требований, предъявляемых  к техническим средствам.

    Обоснование состава характеристик, характеризующих  предъявляемые требования к техническим средствам;

    - формирование списка технических средств, выпускаемых русскими и забугорными фирмами, внедрение которых дозволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачки;

    - определение характеристик свойства  и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного списка;

    - выбор способа сравнения технических  средств для определения более эффективного;

    - проведение сравнительного анализа технических средств;

    - обоснование рекомендаций по  выбору более эффективных технических средств, в большей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

    - принятие решения о приобретении  выбранных технических средств.

    В согласовании с последовательностью  стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно поделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Сегодня, в условиях конкуренции за квалифицированные  кадры рождаются все более сложные мотивационные схемы, схемы планирования потребностей в кадрах, схемы по подготовке и обучению персонала и т.п. Очевидно, что задача эффективного управления кадрами в крупных компаниях не может быть решена без качественной информационной и технической поддержки. Наиболее эффективным инструментом повышения отдачи от работы служб управления персоналом является использование комплекса технических средств и специализированных программных продуктов. Однако при формировании автоматизированного комплекса задач по управлению кадрами необходимо руководствоваться принципом разумной достаточности и помнить, что корпоративная система управления (КСУ) - это система не автоматическая, а такая, в которой прерогатива принятия решений остается за человеком.      

      Люди организуют свою деятельность  в  силу  разных  причин  -   чтобы закончить работу или задание,  чтобы  сократить  или   удалить  дублирование действий,  чтобы   создать   центры   ответственности,    чтобы   обеспечить стабильность.  Информационные   системы   должны   поддерживать  эти   цели.

    Информационные  системы   обеспечивают   определенные   преимущества   перед конкурентами  автоматизируя  операции  внутри  системы  и  улучшая  качество или поставку конечного  продукта   организации.  Преимущества  внутри  самой фирмы  проявляются  в    поддержке   операционного   контроля,   организации управленческого   контроля   и    в   стратегическом   планировании.   Также информационные   системы   улучшают   качество   продукта,   расширяя   его документальную базу  и   сервис.   Используя  глобальную  компьютерную  сеть Интернет,  руководители  способны  получать   и   обмениваться   оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

    Таким  образом,  использование технологий, которые входят в  понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

    Использование  информационной  технологии   относится   к   наиболее противоречивым  внутрифирменным  проблемам.  Руководство  предприятий  часто отказывается их решать, так как не чувствует себя  достаточно  компетентным.

    Решения  обычно  возлагаются  на  руководителей  информационных  служб   или специализированные внешние организации.

    Полный  переход к электронной форме  информации пока еще невозможен по ряду  объективных  причин,  обусловленных   не   ограничениями   современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и  имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а  внешними  по  отношению  к ним факторами (законодательство,  инерция мышления,  недостаточный уровень компьютеризации в среднем по  стране).  Поэтому,   говоря   о   концепции построения комплексных информационных  систем,  нельзя  не  упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

    

1. Бирюк А. Как  мотивировать персонал к результативной постоянной работе.- "Бизнес Без Проблем-Персонал" №5, 2002.
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 2005.
3. Воробьев В.Г. Человеческие ресурсы и современная служба персонала. 2006.
4. Ламанов А. Мотивация персонала в инновационном бизнесе.- "Человек и труд" №2/2003.
5. Мобильность кадров.- ''Управление персоналом'' №6, 2000.
6. Резник С.Д. Как повысить свою работоспособность и творческую отдачу. - Пенза, 2000.
7. Резник С.Д. Как повысить свою работоспособность. - Пенза: Олимп, 2005. - 72 с.
8. Резник С.Д., Бондаренко В.В. Рационализация труда управленческих кадров 2007.