Отчет о прохождении учебной практики на базе Агентства по делам госслужбы

• Отдел административной работы и внешних связей;
• Отдел правового обеспечения;
• Отдел инспекции контроля;
• Отдел прохождения государственной службы

Система Агентства  по делам государственной службы включает в себя Национальный центр управления персоналом государственной службы, территориальные управления - дисциплинарные советы в областях, Академию государственного управления при Президенте РК [5].

Структура и общая штатная численность  утверждаются Президентом Республики Казахстан по представлению Председателя Агентства.  

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. АНАЛИЗ ОТДЕЛА АДМИНИСТРАТИВНОЙ РАБОТЫ И ВНЕШНИХ  СВЯЗЕЙ АГЕНТСТВА РК ПО ДЕЛАМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ

 

1. Роль и функции Отдела административной работы и внешних связей

В первый день пребывания в Агентстве РК по делам государственной службы прошло знакомство с сотрудниками,Положением Агентства, его структурой, основной нормативно- правовой документацией, обеспечивающей функционирование деятельности Агентства РК по делам государственной службы. Руководитель практики, главный специалист Отдела, Айгарина Алия Алматовна, предоставила мне перечень поручений на период прохождения практики.

Отдел административной работы и внешних  связей является структурным подразделением Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы

Отдел в своей деятельности руководствуется  Конституцией Республики Казахстан, законами Республики Казахстан и иными  нормативными правовыми актами, регулирующими  сферу государственной службы, Положением об Агентстве Республики Казахстан  по делам государственной службы, приказами Председателя Агентства, а также Положением об Отделе административной работы и внешних связей [6].

Задача:

Документационное обеспечение и контроль исполнения документации Агентства, совершенствование форм и методов работы по документообороту в Агентстве и его территориальных органах.

Функции:

1. первичная обработка входящей корреспонденции, проверка правильности доставки и целостности вложений;
2. регистрация входящей корреспонденции, предварительное рассмотрение поступивших документов, оценка их содержания, авторства, сложности и новизны поставленных вопросов на основании установленного в Агентстве распределения обязанностей;
3. проверка правильности оформления документов передаваемых Сектору исполнителями для отправки, проверка наличия приложений указанных в основном документе. Возврат неправильно оформленных документов исполнителям.
4. регистрация и отправка адресату подписанных документов, ведение реестра документов отправленных на бумажном носителе, ведение реестра возвратных документов.
5. участие в разработке и реализации стратегического и операционного планов Агентства по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
6. ведение секретного делопроизводства, в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан по защите государственных секретов;
7. постановка документа на контроль, определение сроков исполнения в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля по поручению руководства, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения;
8. своевременное напоминание структурным подразделениям Агентства о сроках исполнения контрольных документов и поручений руководства Агентства;
9. подготовка информации для руководства Агентства о состоянии исполнительской дисциплины;
10. выдача и учет бланков строгой отчетности и учетных форм;
11. ведение архива Агентства, организация составления номенклатуры дел, перечня документов образующихся в деятельности Агентства с указанием сроков хранения;
12. организация взаимодействия с территориальными органами Агентства по вопросам реализации задач, поставленных перед отделом в пределах курируемых вопросов;
13. проведение проверки в структурных и подведомственных подразделениях Агентства по организации и состоянию делопроизводства;
14. получение от всех подразделений центрального аппарата Агентства и его территориальных органов документов, справок, и других материалов, необходимых для выполнения возложенных задач;
15. в пределах своей компетенции давать указания по вопросам исполнения контрольных документов, соответствующего оформления архивных документов обязательные для исполнения работниками структурных подразделений Агентства;
16. пользование в установленном порядке информационными банками данных, имеющимися в распоряжении Агентства;
17. проведение проверки утечки секретных сведений при осуществлении несекретной переписки.
18. обеспечение подготовки и протоколирования заседаний Коллегии Агентства, аппаратных совещаний;
19. обеспечение контроля за своевременным и качественным исполнением поручений Президента, Администрации Президента, Премьер-Министра, Канцелярии Премьер-Министра, Парламента Республики Казахстан, государственных и отраслевых программ, нормативных правовых актов, относящихся к компетенции Агентства, а также обращений физических и юридических лиц, поручений Председателя, заместителей Председателя и Руководителя аппарата.

Задача: обеспечение двустороннего и многостороннего сотрудничества в сфере государственной службы.

Функции:

1. разработка предложений и реализация мер по установлению и расширению международного сотрудничества в сфере государственной службы;
2. разработка и согласование меморандумов о сотрудничестве в сфере государственной службы с уполномоченными органами зарубежных стран и международными организациями;
3. взаимодействие с международными партнерами в рамках реализации проектов и программ по совершенствованию государственной службы;
4. координация вопросов международного сотрудничества в рамках межправительственных комиссий;
5. поддержка рабочих контактов с международными партнерами;
6. организация и проведение встреч и мероприятий по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

Задача: информационное сопровождение

Функции:

1. проведение государственной информационной политики Агентства

Республики Казахстан по делам  государственной службы в части  формирования положительного общественного  мнения о государственной службе в целом;

2. обеспечение взаимодействия Председателя с центральными СМИ, подготовка пресс-конференций, брифингов с участием Председателя Агентства и его заместителей;
3. создание журналистского пула в целях эффективного взаимодействия;
4. разработка предложений и рекомендаций по улучшению и совершенствованию информационной политики Агентства;
5. разработка и реализация медиа-планов, концепций информационной работы в сфере государственной службы;
6. участие в подготовке проектов интервью и статей Председателя, после визирования руководителями структурных подразделений Агентства согласование текстов официальных выступлений;
7. координация работы сайта;
8. аккредитация представителей СМИ для освещения деятельности Агентства, а также во время служебных поездок Председателя по регионам и за рубеж;
9. оказание консультационной, методической и организационной помощи при подготовке материалов для СМИ, координация контактов с прессой, согласование материалов, подготовленных для прессы структурными подразделениями Агентства.

Задача: обеспечение деятельности Председателя Агентства

Функции: организационное обеспечение:

1) формирование графика работы  Председателя;

2) подготовка заседаний и совещаний,  проводимых Председателем (сбор  необходимых материалов, оповещение  участников о времени и месте  проведения, повестке дня, их регистрация);

3) контроль за ведением и оформлением протоколов заседаний и совещаний, проводимых Председателем;

4) ведение протоколов и иных  документов, оформляющих ход и  результаты встреч и переговоров;

5) доведение до исполнителей  поручений Председателя;

6) контроль исполнения отдельных поручений и распоряжений Председателя;

7) организация проведения приема  граждан Председателем (запись  на прием, информирование посетителей  и пр.);

      Информационно-аналитическое обеспечение:

8) удовлетворение информационных  потребностей Председателя;

9) обеспечение информацией о  состоянии выполнения структурными  подразделениями Агентства возложенных  на них функций и задач;

10) анализ и систематизация материалов  и документов, поступающие на  имя Председателя, на предмет  их полноты, актуальности, четкости  изложения, исполнения и учета  ранее данных поручений;

11) определение и отбор источников  информации;

12) подготовка проектов соответствующих  решений;

13) сбор и подготовка аналитических,  информационных, справочных и иных  материалов для Председателя;

14) правильная интерпретация и  систематизация полученных данных;

15) проверка достоверности, полноты  и непротиворечивости данных;

16) исключение дублирования информации;

17) представление данных в едином  и удобном для восприятия формате;

18) постоянное обновление данных.

Материально-техническое обеспечение:

19) заказ транспорта, билетов; 

20) организация встреч, переговоров;

21) сопровождение на встречах, в  поездках др.

В следующие  дни практики началась продуктивная работа: непосредственно составление  проектов договоров, приказов, рассмотрение претензий, работа с блогом Председателя на официальном сайте Агентства.

В период с 12 по 14 июня мною была осуществлена работа по составлению стенограммы выступлений участников VII Астанинского экономического форума и распределению обращений граждан с блога Председателя по отделам Агентства (представлена в Приложении Б). Мне пояснили, что распределение обращений среди структурных подразделений Агентства осуществляется в соответствии с содержанием обращений и возложенным на структурные подразделения задачам и функциям. Ответственность за своевременность рассмотрения обращений и качество, полноту и достоверность предоставляемых ответов несут руководители структурных подразделений, а ответственность за своевременную регистрацию и своевременное размещение ответов на них несет Отдел административной работы и внешних связей

Руководитель практики предоставил мне для ознакомления типовые договоры, ссылаясь на то, что мне следует опираться на полученные образцы при самостоятельном составлении мной в последующем документов. Внимательно изучив предоставленные мне материалы, определила для себя, в чем заключается содержание каждого раздела документа, технические требования к составлению документа, особенности подготовки и оформления письма.

Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии (рекламации), задания, сообщения, напоминания, ответы, просьбы, отзывы, предложения (оферта), замечания, извещения, приглашения, подтверждения  и другие.

Письма организации готовятся  на бланке:

1) как ответы о выполнении  поручений вышестоящих организаций; 

2) как ответы на запросы различных  организаций и частных лиц; 

3) как инициативные письма;

4) как сопроводительные письма  к различным документам.

Помимо реквизитов, входящих в бланк, при написании письма оформляются реквизиты: адресат, заголовок, текст, отметка о наличии приложений (если они есть), подпись, отметка об исполнителе документа.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются  на листе бумаги формата А4. При  этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в  наименование должности в реквизите  «подпись».

Отметки о согласовании письма проставляются на экземплярах, остающихся в организациях. Экземпляры таких писем также должны быть подписаны руководителями Агентства.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются  резолюцией руководителей   на основании  имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а также в соответствии с установленным  регламентом. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями Агентства или  руководителями структурных  подразделений.

В период 17 по 19 июня помимо осуществления описи некоторой документации Отдела, мною были составлены сопроводительные письма в Министерства РК (представлены в Приложении В) по реализации п.34,36 Послания Президента РК[6].

Ознакомившись с Правилами документирования и управления в Агентстве РК по делам государственной службы[8], 20 июня была осуществлена работа по составлению служебной записки по командировкам на 2013г. (представлена в Приложении Г) и письма для рассылки во все отделы Агентства с целью ознакомления со сведениями об Единой почтовой системе государственных органов (представлены в Приложении Д).

В последние дни прохождения  практики я работала непосредственно с официальным сайтом Агентства: размещение деклараций об имуществе всех заведующих отделами, а так же составление отчетности по работе с блогом Председателя (представлена в Приложении Е).

 Руководитель практики пояснила, что отчетная информация содержит следующие сведения:

1. количество поступивших на блог обращений и предоставленных      в срок ответов;
2. количество поступивших на блог обращений, на которые ответы не предоставлены в срок,
3. тематика обращений;    
4. решения и действия, принятые по итогам рассмотрения обращений

В период прохождения практики мною ежедневно осуществлялось визирование  документов. Руководителем практики была разъяснена основная схема визирования в Агентстве (представлена на Рисунке 2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Председатель (подписание документа в электронном виде или на бумажном носителе)

 

 

 

Рисунок 2.Визирование   документов на  электронных и бумажных носителях

В Агентстве РК по делам государственной  службы[8]

 

2. Оценка организации  деятельности отдела административной работы и внешних связей

Оценка эффективности осуществляется по следующим направлениям: 
1) достижение и реализация стратегических целей и задач в курируемом регионе; 
2) исполнение актов и поручений Президента Республики Казахстан, Государственного секретаря Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан; 
3)управление бюджетными средствами; 
4)оказание государственных услуг; 
5)управление персоналом; 
6) применение информационных технологий.

Проанализировав деятельность Отдела административной работы и внешних  связей, можно сделать вывод, что  в целом работа структурного подразделения  Агентства поставлена правильно  и профессионально.

Одной из положительных сторон, которую  можно отметить в организации  деятельности Агентства является применение информационных технологий.