Стратегии внедрения информационных технологий в организациях

   Этап 3. разработка ИТ стратегии

   ИТ стратегия компании должна быть нацелена, в первую очередь, на получение конкретных результатов, использования ИТ технологий, во вторую очередь на оптимизацию затрат на ИТ технологий. Ведущий эксперт и эксперты по направления должны обладать достаточным опытом, для того чтобы выявить и рассчитать реальные и возможные эффекты автоматизации бизнес-процессов Заказчика (рис1.2). Во внимание принимаются различные факторы:

• используемые на предприятии в данный момент ИТ системы и решения, их эффективность и затраты на их эксплуатацию и развитие;
• наличие ресурсов на закупку и эксплуатацию более совершенных систем и решений.

Рис.1.2. Бизнес-процесс Заказчика

   Ресурсы которые требуются на развитие информационных технологий определяются не только деньгами. Внедрение системы серьезно затрагивает бизнес-процессы в которых внедряется ИТ решение. Готовность руководства менять эти бизнес-процессы является необходимым ресурсом. Есть и взаимозаменяемые ресурсы, например: ограниченные возможности тестирования системы в условиях близких к реальным заменяются временной остановкой бизнеса в момент внедрения системы и изменении бизнес-процессов. Как следствие важным ресурсом является готовность руководства стимулировать сотрудников предприятия на внедрение ИТ решений, затрагивающих их работу.

   Стратегия развития информационных технологий должна быть тесно связана со стратегией развития предприятия. В условиях ограниченности ресурсов стратегия развития компании определяет, очередность внедрения - какие ИТ системы и решения следует внедрять в первую очередь. В качестве примера рассмотрим ситуацию выбора системы и две стратегии развития предприятия.

   В первом случае предприятие планирует открывать филиалы с целью увеличить объемы продаж. Правильной ИТ стратегией будет первоочередное внедрение системы Адресного хранения товара на главном оптовом складе. Такая система позволит ускорить комплектацию и снизить ее ошибки. Как следствие компания сможет повысить отгрузки при тех же объемах склада.

   Во втором случае компания не имеет возможности интенсивного увеличения продаж и по этому озабочена снижением себестоимости операций. Правильной ИТ стратегией будет первоочередное внедрение системы учета себестоимости товара.

   При выборе ИТ стратегии следует учитывать не только эффект от внедрения ИТ решений но и снижение совокупной стоимости управления ИТ инфраструктурой. Оптимальная ИТ стратегия является определенным компромиссом между качеством ИТ решений и их стоимостью. На данный момент стоимость ИТ решений для крупных компаний позволяет в этом компромиссе иметь уклон в пользу качества, однако и об оптимизации затрат на ИТ забывать не стоит. Для больших предприятий существует множество способов снижать затраты незначительно теряя качество решений, а иногда даже повышая их. Большинство из них требуют реструктуризации подразделений ИТ, например:

• организация централизованных ИТ сервисов;
• централизация закупок оборудования и услуг;
• стандартизация используемых ИТ технологий.

   Документ Стратегия развития информационных технологий на предприятии состоит из разделов:

КОНЦЕПЦИЯ, МЕТОДОЛОГИЯ, ПЛАН РАЗВИТИЯ.

5.Концепция информационных технологий

   В раздел КОНЦЕПЦИЯ описываются общие принципы и критерии успеха организации ИТ сервиса на предприятии. КОНЦЕПЦИЯ не требует немедленного выполнения а определяет вектор развития информационных технологий, а также цели и критерии успеха последовательно проводимых мероприятий. В качестве примеров приведем наиболее общие (не зависящие от отрасти предприятия) цели развития информационных технологий:

• автоматизация основных бизнес-процессов;
• повышение эффективности работы существующей технической инфраструктуры;
• повышение эффективности работы существующей ИТ службы;
• снижение стоимости поддержки технической инфраструктуры и ПО;
• создание простого и удобного бизнесу порядка взаимодействия с ИТ подразделениями;
• стандартизации технических и программных средств.

   ВНИМАНИЕ! Следует осторожно относится к выбору целей. Многие цели могут противоречить друг другу (например, снижение стоимости и повышение эффективности). Указанный здесь список есть список примеров целей. Целей проекта должно быть не более трех, причем у них должны быть разные приоритеты. Первая цель имеет наибольший приоритет и т.д. В дальнейшем по завершении определенного периода работы происходит переопределение ИТ стратегии, в рамках которого можно переопределить и цели (например достигнут большой уровень отдачи ИТ для бизнеса, можно сконцентрировать усилия на снижении затрат).

   Раздел КОНЦЕПЦИЯ описывает принципы (рис.1.3):

• информационной среды,
• построения схемы взаимоотношений между ИТ пользователями ИТ службой,
• кадровой политики ИТ подразделений,
• структуры ИТ подразделений,
• схемы управления ИТ,
• финансирования ИТ,
• создания единой технической инфраструктуры,
• участия менеджеров ИТ в принятии ключевых бизнес - решений,
• политики безопасности данных, включая:
• типы данных,
• единые информационные ресурсы предприятия,
• способы хранения данных,
• принципы дублирования данных и резервного копирования,
• политику разграничения доступа к данным,
• принципы политики безопасности сетевой инфраструктуры, включая:
• структуру сети и серверов,
• рабочие станции подключаемые к сети (бывает, что к сети подключают не все рабочие станции),
• возможность работы в сети специалистов других организаций выполняющих работы на предприятии,
• принципы работы в Интернет.

Рис.1.3. Концепция, которая объясняет все

6. Методология информационных технологий

   В разделе МЕТОДОЛОГИЯ описываются базовые решения и инструкции, а также способы достижения требуемых результатов. Подробно рассматриваются:

• список наиболее критичных проблем бизнеса связанных с ИТ услугами;
• список проблем ИТ;
• список ИТ услуг, которые оказывают (должны оказывать) ИТ подразделения пользователям:
• технические средства,
• информационные системы и ПО,
• рабочие станции,
• телекоммуникации,
• стандартное, общекорпоративное и прикладное ПО,
• поддержка ИТ систем,
• хранение и восстановление данных,
• планирование и внедрение ИТ проектов;
• политика безопасности данных - основывается на положениях концепции (принципы политики безопасности данных) и уточняет:
• технологии дублирования данных и резервного копирования,
• технологии ограничения доступа,
• процедуры получения доступа,
• процедуры восстановления утраченных данных;
• политика безопасности сетевой инфраструктуры – основывается на положениях концепции и уточняет:
• сетевое программное обеспечение,
• процедуры подключения рабочих станций к сети,
• процедуры подключения к сети специалистов других организаций выполняющих работы на предприятии,
• политика доступа пользователей к сети Интернет.

   Политика доступа к Интернет описывает:

• работы, требующие доступа к Интернет;
• технические решения организации доступа к Интернет;
• ограничения доступа к Интернет.

   В разделе МЕТОДОЛОГИЯ определяется разграничение задач для центральной ИТ службы и для местных. Обычно задачами центральной ИТ службы становятся:

• координации работы ИТ служб;
• разработка стандартов технические и программные средства, на новые виды ИТ услуг;
• контроля и сертификации внутренних решений;
• поддержки централизованных ИТ ресурсов и сервисов;
• координация работ по разработке типового ПО;
• разработка краткосрочной и долгосрочной ИТ стратегии.

   В зависимости от принятых решений передаются либо центральной либо местной службе задачи:

• информационно-техническая поддержка своих организаций;
• подбор рядового ИТ персонала;
• анализ потребности местного бизнеса компании в ИТ услугах;
• информационно-техническая поддержка аппарата управления;
• организация, планирования и внедрения ИТ проектов;
• разработка бюджета;
• закупка оборудования;
• обучение ИТ специалистов.

   Особое внимание следует уделить специальным услугам автоматизации для управляющего менеджмента предприятия. Основной такой услугой является консолидированная отчетность о деятельности предприятия, описание которой содержит:

• список документов,
• периодичность,
• точность (минимально необходимая),
• источники данных,
• технологии получения отчетности.

7.План развития информационных технологий

   В разделе ПЛАН РАЗВИТИЯ описывается планы, способы реализации и бюджеты мероприятий предназначенных для решений задач развития информационных технологий поставленных перед предприятием и ИТ службой. Стратегия развития ИТ связана со стратегией развития предприятия. Ряд мероприятий плана развития ИТ будут частями мероприятий по развитию бизнеса. План может быть разбит на несколько мероприятий с точки зрения объектов и субъектов, например планы:

• создания и развития технической инфраструктуры;
• реструктуризации ИТ подразделений;
• стандартизации ПО;
• внедрения ERP системы.

   В плане создания и развития технической инфраструктуры должны быть подробно расписаны мероприятия развития необходимых и полезных бизнесу технологий:

• телефония,
• серверные решения,
• кабельные системы,
• почтовое корпоративное решение,
• системы поддержки централизованных информационных ресурсов.

   План реструктуризации ИТ подразделений содержит последовательность мероприятий по изменению структуры и управления ИТ служб, услуг, кадровой политики и др., например:

• создание центральной ИТ службы;
• создание периодического совета по стратегии ИТ;
• доработка советом по стратегии плана дальнейшей реструктуризации ИТ подразделений;
• ликвидация ряда служб;
• передача задач другим ИТ службам;
• слияние и разделение ряда ИТ служб;
• определения регламента взаимодействия перестроенных служб;
• создание эффективной системы управления ИТ;
• изменение схемы взаимодействия ИТ служб с бизнесом;
• создание новых ИТ услуг;
• передача части ИТ услуг на аусорсинг в другие организации;
• передача части ИТ услуг внутренним ИТ службам из аусорсинга.

   Если у вас возникают сложности с написанием подробного плана ИТ мероприятий, можно начать с мета - плана – т.е. неподробного плана развития, в котором мероприятия объединены общими целями, например:

• устранения наиболее критичных проблем;
• стандартизации ПО;
• внедрения ERP системы.