Отчёт по практике в КГБОУ СПО КнАЛПТ

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ	3
1 Краткая характеристика  КГБОУ СПО КнАЛПТ	4
2 Проведение ЭЦД при  передаче документов в архив  организации	7
3 Организация и процесс  комплектования архива организации	9
3.1 Основные источники  комплектования архива организации	10
3.2 Основные документы, составляемые при комплектовании архива       организации	10
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	11
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ	14
ПРИЛОЖЕНИЕ А КГБОУ СПО КнАЛПТ	15
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Положение о ПДЭК	16
ПРИЛОЖЕНИЕ В Положение об архиве	21

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Я проходила производственную (преддипломную) практику в архиве Краевого государственного бюджетного образовательного учреждения среднего профессионального образования «Комсомольский-на-Амуре лесопромышленный техникум» (сокращенное название КГБОУ СПО КнАЛПТ) (см. ПРИЛОЖЕНИЕ А).

КГБОУ СПО КнАЛПТ – единственное государственное образовательное учреждение профессионального образования города Комсомольска-на-Амуре в области подготовки кадров для предприятий лесопромышленной отрасли. Техникум организован в 2012 году на базе Профессионального училища № 14, основанного в феврале 1946 года.

Архив техникума создан в целях своевременного приема законченных делопроизводством документов практического назначения постоянного и длительного срока хранения, в том числе по личному составу, от структурных подразделений техникума, а также от организаций-предшественников и организаций, присоединившихся к данному учреждению, обеспечения их учета, сохранности и использования.

Целью практики является освоение общих и профессиональных компетенций по ПМ 01 «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации», ПМ 02 «Организация архивной и справочно-информационной работы», ПМ 03 «Делопроизводитель».

Задачами практики являются:

1. Дать краткую характеристика КГБОУ СПО КнАЛПТ.

2. Познакомиться с порядком проведения ЭЦД при передаче документов в архив организации.

3. Ознакомиться с организацией и процессом комплектования архива организации. 
1 Краткая характеристика КГБОУ СПО КнАЛПТ

 

Техникум осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» № 273-ФЗ от 29.12.2012 г., Типовым положением об учреждении среднего профессионального образования, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 18.07.2008 г. № 543, Уставом краевого государственного бюджетного образовательного учреждения среднего профессионального образования «Комсомольский-на-Амуре лесопромышленный техникум» утвержденным Распоряжением министерства образования и науки Хабаровского края от 07.02.2012 г. № 347.

Целью деятельности техникума является подготовка рабочих квалифицированного труда и специалистов со средним профессиональным образованием в соответствии с требованиями федеральных государственных образовательных стандартов для отраслей экономики Хабаровского края, переподготовка и повышение квалификации кадров.

Задачи техникума:

- создание необходимых  условий для удовлетворения потребности  личности в получении начального  и среднего профессионального  образования, конкретной профессии, специальности соответствующего  уровня квалификации, с возможностью  повышения общеобразовательного  уровня обучающихся, не имеющих  среднего (полного) общего образования, а также ускоренного приобретения  трудовых навыков для выполнения  определенной работы или группы  работ, а также в интеллектуальном, культурном, физическом и нравственном  развитии;

- предоставление возможности  непрерывного образования на  основании интегрированных учебных  планов и программ профессиональной  подготовки начального и среднего  профессионального образования; 

- организация и проведение  методических, творческих и исследовательских  работ, оказание дополнительных  образовательных услуг путем переподготовки и повышения квалификации рабочих кадров, специалистов и незанятого населения;

- удовлетворение потребностей  общества в специалистах со  средним профессиональным образованием, в работниках квалифицированного  труда с начальным профессиональным  образованием;

- формирование у обучающихся  гражданской позиции и трудолюбия, развитие ответственности, самостоятельности  и творческой активности;

- сохранение и приумножение  нравственных и культурных ценностей  общества.

Непосредственное управление КГБОУ СПО КнАЛПТ осуществляет директор, прошедший соответствующую аттестацию. Директор техникума назначается министерством образования и науки Хабаровского края. Заключение, изменение и расторжение трудового договора с директором техникума осуществляется министерством образования и науки Хабаровского края.

У директора техникума имеются заместители: заместитель директора по учебной работе, заместитель директора по учебно-производственной работе, заместитель директора по учебно-воспитательной работе, заместитель по безопасности, заместитель по научно-методической работе, заместитель по административно-хозяйственной части.

В структуре техникума функционируют учебно-производственный блок, учебный блок, учебная часть, бухгалтерия, архив, библиотека, столовая, спортивный зал.

Работа структурных подразделений техникума регламентируется соответствующими локальными актами (положениями), которые утверждаются директором техникума.

Архив – новое структурное подразделение в КГБОУ СПО КнАЛПТ. Он осуществляет свою деятельность с 24.11.2014. До этого момента хранение документов техникума не осуществлялось. На данный момент ответственным за архивную деятельность в техникуме согласно должностной инструкции является документовед, т.к. должность «архивист» не предусмотрена штатным расписанием.

Работа документоведа, как ответственного за архив, заключается в:

- организации приема дел, состав которых предусмотрен  положением об архиве, на хранение;

- ведении учета документальных  материалов;

- использовании хранящихся  в архиве документов при необходимости  ответов на запросы нынешних  и бывших сотрудников техникума;

- обеспечении сохранности  документов;

- разработке научно-справочного  аппарата к хранящимся в архиве  документам;

- составлении сводной  номенклатуры дел техникума;

- осуществлении контроля  за формированием и оформлением  дел в делопроизводстве.

 

 

2 Проведение ЭЦД  при передаче документов в архив

 организации

 

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Критерии ЭЦД:

1. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

2. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

3. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов техникума и отбору их на хранение и к уничтожению создана постоянно действующая экспертная комиссия (ПДЭК).

ПДЭК проводит экспертизу ценности документов путем полистного просмотра дел.

В своей работе ПДЭК руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в РФ», соответствующими нормативами документационного обеспечения управления, приказами и указаниями, действующими в отрасли, правилами, инструкциями и указаниями Федерального архивного агентства России, архивного дела администрации Хабаровского края, типовыми и ведомственными перечнями документов, нормативно-методическими документами государственного архива Хабаровского края, положением о постоянно действующей ЭК техникума (см. ПРИЛОЖЕНИЕ Б).

ПДЭК работает по плану, утвержденному директором техникума и отчитывается перед ним о своей работе.

Заседания постоянно действующей экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

Решения ПДЭК принимаются большинством голосов. Заседания ПДЭК протоколируются.

 

 

3 Организация  и процесс комплектования архива 

   организации

 

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

В соответствии с Уставом КГБОУ СПО КнАЛПТ и Положением об архиве (см. ПРИЛОЖЕНИЕ В) в архив техникума поступают:

Законченные делопроизводством:

- документы постоянного  хранения, образовавшиеся в деятельности  структурных подразделений, специалистов  техникума;

- документы временного  срока хранения, необходимые в  практической деятельности;

- документы длительного  срока хранения;

- документы постоянного  срока хранения;

- документы по личному  составу сотрудников;

- документы по личному составу обучающихся.

Документы постоянного срока хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

Документы постоянного хранения и по личному составу организаций, присоединившихся к техникуму.

Личные фонды, фотодокументы, воспоминания старейших, заслуженных работников учреждения;

Научно-справочный аппарат к документам архива: исторические справки учреждений, описи дел, предисловия и титульные листы к описям и т.п.

 

 

 

 

3.1 Основные источники  комплектования архива организации

 

Источниками комплектования архива техникума являются его структурные подразделения:

- отдел кадров;

- методическая служба;

- учебно-производственный  блок;

- учебная часть;

- бухгалтерия;

- библиотека.

 

3.2 Основные документы, составляемые при комплектовании

архива организации

 

По результатам проведения ЭЦД на дела, передаваемые в архив, составляются описи дел.

Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Также при передаче документов из структурных подразделений в архив техникума составляются акты приема-передачи дел, утверждаемые директором КГБОУ СПО КнАЛПТ.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе прохождения практики мною были освоены следующие общие и профессиональные компетенции:

ОК 1. Я поняла сущность и социальную значимость своей будущей профессии, теперь я проявляю к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Я научилась организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Я принимала решения в стандартных и нестандартных ситуациях и несла за них ответственность.

ОК 4. Я научилась осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Я использовала информационно-коммуникационные технологии совершенствования профессиональной деятельности.

ОК 6. Я усовершенствовала навыки работы в коллективе и в команде, обеспечении ее сплочения, эффективного общения с коллегами, руководством, потребителями.

ОК 7. Я брала на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных) и за результат выполнения заданий.

ОК 8. Я научилась самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 9. Я научилась ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности.

ПК 1.1. Я научилась координировать работу организации (приемной руководителя), вести прием посетителей.

ПК 1.2. Я познакомилась с работой по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций.

ПК 1.3. Я научилась осуществлять подготовку деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.

ПК 1.4. Я организовала рабочее место секретаря и руководителя.

ПК 1.5. Я научилась оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки исполнения.

ПК 1.6. Я ознакомилась с работой по обработке входящих и исходящих документов, их систематизации, составлению номенклатуры дел.

ПК 1.7. Я работала с документами конфиденциального характера, в том числе с документами по личному составу.

ПК 1.8. Я вела телефонное обслуживание, принимала и передавала факсы.

ПК 1.9. Я занималась подготовкой дел к передаче на архивное хранение

ПК 1.10. Я составляла описи дел для передачи в архивные организации, государственные, муниципальные архивы.

ПК 2.1. Я осуществляла экспертизу ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами.